Ressourcenmanagement im Mittelstand - Tipps und Tricks für noch mehr Teamgeist

Braucht jedes kleinere und mittlere Unternehmen ein professionelles Projektmanagement? Sind fehlende Projektmanagement-Strukturen immer ein Nachteil? Größere Projektpartner oder Auftraggeber antworten darauf gerne mit "Ja". Dabei lassen sie jedoch etwas außer Acht, was bei mittleren Unternehmen bemerkenswert stark ausgeprägt ist: ein großer Teamgeist aufgrund einer sehr flachen Unternehmenshierarchie sowie eine starke Identifikation jedes Teammitglieds mit den Projekten. Ein Ressourcenmanagement, das solche Strukturen unterstützt, steigert die Zufriedenheit im Team und macht die Projekte erfolgreicher. Gerhard Großberger gibt in seinem Beitrag praktische Hinweise und wertvolle Anregungen, wie solche Teambindungen in der Projektarbeit stärker gefördert und weiter verbessert werden können.

Ressourcenmanagement im Mittelstand - Tipps und Tricks für noch mehr Teamgeist

Braucht jedes kleinere und mittlere Unternehmen ein professionelles Projektmanagement? Sind fehlende Projektmanagement-Strukturen immer ein Nachteil? Größere Projektpartner oder Auftraggeber antworten darauf gerne mit "Ja". Dabei lassen sie jedoch etwas außer Acht, was bei mittleren Unternehmen bemerkenswert stark ausgeprägt ist: ein großer Teamgeist aufgrund einer sehr flachen Unternehmenshierarchie sowie eine starke Identifikation jedes Teammitglieds mit den Projekten. Ein Ressourcenmanagement, das solche Strukturen unterstützt, steigert die Zufriedenheit im Team und macht die Projekte erfolgreicher. Gerhard Großberger gibt in seinem Beitrag praktische Hinweise und wertvolle Anregungen, wie solche Teambindungen in der Projektarbeit stärker gefördert und weiter verbessert werden können.

Braucht jedes kleinere und mittlere Unternehmen ein professionelles Projektmanagement? Sind fehlende Projektmanagement-Strukturen immer ein Nachteil? Größere Projektpartner oder Auftraggeber antworten darauf gerne mit "Ja". Dabei lassen sie jedoch etwas außer Acht, was bei mittleren Unternehmen bemerkenswert stark ausgeprägt ist: ein großer Teamgeist aufgrund einer sehr flachen Unternehmenshierarchie sowie eine starke Identifikation jedes Teammitglieds mit den Projekten. Häufig funktionieren solche Teambindungen besser als formale Prozessdefinitionen. Ein Ressourcenmanagement, das solche Strukturen unterstützt, steigert die Zufriedenheit im Team und macht die Projekte erfolgreicher.

Erkenntnisse gewinnen

Meine Thesen und Behauptungen in diesem Artikel mögen manchmal provokant formuliert sein. Manches wurde auch schon in anderen Artikeln im Projekt Magazin und in anderer Form dargelegt. Es liegt mir fern, bestehende Anschauungen grundsätzlich in Frage zu stellen. Vielmehr möchte ich Sie zum Nachdenken anregen. Nicht alles, was in Studien zu lesen ist und in Workshops gelehrt wird, ist für Ihre konkrete Situation zutreffend. Beobachten Sie deshalb vorrangig Ihr individuelles betriebliches Umfeld, und scheuen Sie sich nicht, diese Betrachtungen kritisch und aus Sicht Ihrer Kunden durchzuführen.

Jedes Ressourcenmanagement ist nur so gut wie sein Ressourcenmanager. Sein Ziel sollte eine Verbesserung des Gesamtergebnisses sein, also eine effizientere Verwaltung der verfügbaren Ressourcen.

Review zu Beginn

Holen Sie sich die Mitglieder eines eben erst abgeschlossenen Projekts an einen Tisch. Bitten Sie die Kolleginnen und Kollegen, zu erzählen, was ihrer Meinung nach die Gründe für Terminverzögerungen und Schwierigkeiten waren. Wahrscheinlich wird jeder erklären, dass eine andere Stelle etwas nicht oder nicht rechtzeitig gemacht hat. Das sollten Sie erst einmal so hinnehmen, wie es gesagt wird. Lassen Sie an dieser Stelle keinerlei Wertung zu.

Nach dieser Bestandsaufnahme liegen Ihnen eine Anzahl von Schwachstellen und Fehlern vor, die passiert sind. Versuchen Sie, diese Liste auf maximal 10 Einträge zu beschränken. Der nächste Schritt ist die Bewertung. Jedes Teammitglied wird aufgefordert, genau 10 Punkte zu vergeben. Jedem steht es frei, die Punkte nach Wichtigkeit auf die einzelnen Einträge zu verteilen. Einzige Regel: Es müssen genau 10 Punkte sein, Dezimalstellen sind nicht erlaubt. Als Ergebnis erhalten Sie einen recht guten Überblick über die wichtigsten Schwachstellen Ihres Ressourcenmanagements. Und noch etwas Wichtiges haben Sie erreicht: Alle Teammitglieder waren bei der Entscheidungsfindung mit dabei. Sie werden das Ergebnis akzeptieren und die nötigen Änderungen leichter mittragen.

Als Projektmanager müssen Sie dieses Review moderieren, wenn Sie ein zufrieden stellendes Ergebnis bekommen wollen. Vor allem unsere männlichen Mitmenschen neigen dazu, schon während der Problemfindung sofort nach Lösungen zu suchen. Stellen Sie deshalb schon am Anfang klar, dass es nicht um Lösungen geht und jeder Kommentar zu vorgebrachten Problembereichen ein Regelverstoß ist.

Erwartungen der Teammitglieder

In kleineren Organisationen sind die Schwachstellen, die vom Projektteam als solche gesehen werden, immer wieder die gleichen. Sie zu beheben, liegt nicht nur in der Erwartung des Projektmitarbeiter, sondern auch im Interesse des Projekterfolgs. Einige Beispiele:

  • Prioritäten werden zu kurzfristig und zu häufig geändert. Wenn Ihre Leute sehr häufig das aktuelle Arbeitspaket stoppen und ein ganz anderes beginnen müssen, entstehen Verluste. Diese Verluste spiegeln sich im Unmut des Einzelnen und in Mehrkosten.
  • Teammitglieder werden zu 100% ihrer Zeit verplant. Eigentlich müsste eine solche Planung in jedem guten PM-Tool verboten sein. Denn was bedeutet das? Dass diese Mitarbeiter für gar nichts anderes mehr Zeit haben. Jeder (sehr wichtige!) Kaffeetratsch und jede Stunde zum Lesen einer Fachzeitschrift muss eingearbeitet werden, die Zeiten für Meetings fehlen, und so weiter.
  • Es gibt Sonderbehandlungen im Projektteam. Auch das geschieht leider immer wieder, sei es durch persönliche Freundschaften, Vorlieben für extravagante Arbeitszeiten oder Vorteile durch das Spezialwissen eines Einzelnen. Sonderkonditionen sind aber Gift für jede Teamkultur.
  • Die Schnittstellen zwischen den Teams zum Austausch wichtiger Projektinformationen funktionieren nur schleppend. Oder die Informationen werden unterschiedlich interpretiert, was mindestens ebenso schlecht ist. So werden viele Stunden dafür vergeudet, dass die fehlenden Informationen beigebracht werden. Natürlich taucht dieser Mehraufwand in keiner Planung auf.
  • Ressourcenmanagement wird nur einmal am Projektbeginn durchgeführt. Hier gilt der gleiche Grundsatz wie beim Qualitätsmanagement: Wenn die einmal getroffenen Vorgaben nie angepasst werden, dann werden sie in Wirklichkeit nicht "gelebt".
  • Einmischung des Managements. Sie haben eine perfekte Planung und das gesamte Team steht dahinter. Dann entscheidet der Geschäftsführer, dass ein Teammitglied kurzfristig für eine Messepräsentation einen Prototyp entwickeln muss und deshalb für ein paar Tage ausfällt. Ihre Planung ist damit von einer Sekunde auf die andere hinfällig. Das ganze Team leidet unter solchen Entscheidungen.

Innovation ist Mut zur Veränderung

Dieser Leitsatz beinhaltet zwei sehr wichtige Faktoren für einen Verbesserungsprozess. Die meisten Menschen lieben Veränderungen wenig bis gar nicht. Deshalb braucht es eine Portion Mut, um offen die vorhandenen Probleme anzusprechen. Der Veränderungsprozess, den Sie anstoßen, kann durchaus mit unbequemen Implikationen verbunden sein. Vielleicht haben Sie beim Review…

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 2
Alle anzeigen