Ressourcenmanagement mit Microsoft Project

Teil 2: So setzen Sie den Ressourcenpool effizient ein
Im ersten Beitrag zum Thema Ressourcenmanagement wurden die Grundlagen der Definition und Planung von Ressourcen in Microsoft Project erläutert. Im zweiten Teil behandeln Johann Strasser und Stavros Georgantzis von The Project Group die gemeinsame Nutzung von Ressourcen in mehreren Projekten.

Im ersten Beitrag zum Thema Ressourcenmanagement wurden die Grundlagen der Definition und Planung von Ressourcen in Microsoft Project erläutert. Dieser Teil behandelt nun die gemeinsame Nutzung von Ressourcen in mehreren Projekten. In Teil 3 werden wir die Kapazitätsauslastung und den automatischen Ressourcenabgleich eingehender besprechen.

Der Ressourcenpool von Microsoft Project

Einen Ressourcenpool anlegen

Microsoft Project ermöglicht die Definition eines zentralen Ressourcenpools, auf den mehrere Projekte zugreifen können. Den angeschlossenen Projekten stehen alle Ressourcen des Pools für die Vorgangszuordnungen zur Verfügung. Außerdem sind Zuordnungs- und Verfügbarkeitsinformationen sämtlicher mit dem Pool verbundenen Projekte sichtbar.

Ein Ressourcenpool ist eine normale Projektdatei, die alle Ressourcen beinhaltet. Er enthält für gewöhnlich keine projektbezogenen Vorgänge, sondern z.B. Urlaubs- und sonstige Abwesenheitsbalken. Der Pool kann sowohl in einer Datenbank oder auch als mpp-Datei gespeichert werden. Er muss jedoch zentral zugänglich sein.

Projekte mit einem Ressourcenpool verbinden

Sie können ein Projekt immer nur mit einem Ressourcenpool verbinden. Die Verbindung zwischen Pool und Projekt wird sowohl im Pool als auch in der Projektdatei mit Pfad- und Dateinamen gespeichert. Wenn die angeschlossenen Projekte später auch vom Pool aus geöffnet werden sollen, ist es erforderlich, auch die Projekte zentral zu speichern, da deren Pfade von dem jeweiligen Arbeitsplatz aus erreichbar sein müssen.

Bild 1: Projekte mit einem Pool verbinden

Die Verbindung eines Projekts mit dem Pool findet über Extras/Ressourcen/Gemeinsame Ressourcennutzung statt. Der Pool muss dabei geöffnet sein, da er sonst nicht in der Projektliste erscheint. Um die Arbeit anderer Projektleiter nicht zu beinträchtigen, ist es ausreichend, den Pool schreibgeschützt zu öffnen.

Bild 2: Projektverbindungen im Pool

Das Loslösen eines Projekts vom Pool findet an derselben Stelle durch Umschalten auf Benutze eigene Ressourcen statt, wobei hier der Pool mit Schreibberechtigung geöffnet sein muss. Ist der Pool beim Abkoppeln nur schreibgeschützt geöffnet, bleibt die Verbindungsinformation zu diesem Projekt im Pool erst einmal erhalten. Dieser Eintrag kann

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