Ressourcenmanagement mit Microsoft Project

Teil 3: Kapazitätsauslastung und automatischer Ressourcenabgleich.
Im ersten Beitrag zum Thema Ressourcenmanagement wurden die Grundlagen der Definition und Planung von Ressourcen in Microsoft Project erläutert. Der zweite Teil behandelte deren gemeinsame Nutzung in mehreren Projekten. In diesem Beitrag widmen sich Johann Strasser und Stavros Georgantzis der Kapazitätsauslastung und dem automatischen Ressourcenabgleich.
Im ersten Beitrag zum Thema Ressourcenmanagement wurden die Grundlagen der Definition und Planung von Ressourcen in Microsoft Project erläutert. Der zweite Teil behandelte deren gemeinsame Nutzung in mehreren Projekten. In diesem Beitrag widmen wir uns der Kapazitätsauslastung und dem automatischen Ressourcenabgleich.

Ressourcenauslastung

Nachdem wir die mühevolle Arbeit des Zuordnens der Ressourcen erledigt haben, gilt es nun herauszufinden, wem man zuviel zugemutet hat und wer noch Freiräume hat, in die man Überlastungen der Kollegen übertragen kann. Dazu werden die vorhandenen Ansichten und Daten untersucht.

Verfügbare Ansichten

Sie können die Ressourcenauslastung anhand einer Zeitachse in den Ansichten Ressource:Einsatz und Ressource:Grafik ablesen. Eine Liste der gesamten Arbeitszeit von Ressourcen erhalten Sie auch in der Ansicht Ressource:Tabelle, jedoch ohne Zeitachse, deshalb werden wir diese Ansicht in diesem Artikel nicht weiter behandeln.

Die Ansichten Ressource:Grafik und Ressource:Einsatz sind sich im Inhalt sehr ähnlich, und in der Darstellungsform auf Grafiken bzw. Zahlen ausgerichtet. Die Einsatzansicht bietet auf der Kostenseite mehr Daten als die Grafik, deshalb werden wir uns ihr in diesem Artikel stärker widmen. In der Einsatzansicht können Sie viele Felder editieren, während die Grafik generell nicht editierbar ist.

Die Grafik bietet andererseits den Vorteil, die aktuelle Situation der Ressourcendaten z.B. in Form eines Säulendiagramms ohne viele Zahlen eindrucksvoll anzuzeigen. Bei der Betrachtung der Einsatzansicht sind sehr viele Zahlen zu sehen, die allerdings im Gegensatz zur Grafik auch anzeigen, von welchen Vorgängen sie kommen.

Verfügbare Daten

Die beiden Ansichten haben folgende Auslastungsdaten:

  • Höchstwerte: Spitzenwerte der zugeteilten Einheiten in einer Zeiteinheit. Der angezeigte Wert muss nicht für die gesamte angezeigte Zeiteinheit gelten, sondern kann auch nur einmalig auftreten.
  • Prozentuale Zuteilung: Verhältnis der zugeteilten Arbeit zu der in der Zeitskala dargestellten Zeiteinheit verfügbaren Arbeit in Prozent. Diese Zuteilung entspricht also der durchschnittlichen Auslastung der Periode.
  • Überlastung: Stunden, die über den verfügbaren Stunden liegen - je nach maximalen Einheiten und Kalender.
  • Verbleibende Verfügbarkeit: Summe noch vorhandener Stunden, nach Abzug der zugeteilten Arbeit von der Verfügbarkeit. Diese ist durch die maximalen Einheiten und den Ressourcenkalender vorgegeben.
  • Verfügbare Arbeitszeit: Verfügbare Stunden, die durch die maximalen Einheiten und den Ressourcenkalender vorgegeben sind, unabhängig von den zugeteilten Stunden.
  • Verfügbare Einheiten: Vorhandene Einheiten, die durch die maximalen Einheiten und den Ressourcenkalender vorgegeben sind, unabhängig von den zugeteilten Stunden.
  • Arbeit: Zugeteilte Arbeit.
  • Kumulierte Arbeit: Zugeteilte Arbeit, kumuliert seit Projektbeginn.

Zusätzliche Daten in der Ansicht Ressource:Einsatz:

  • Überstundenarbeit: Die manuell eingegebenen Überstunden. Achtung: Nicht der über der maximalen Verfügbarkeit liegende Anteil der Zuteilungen! Diese Werte können in der Zeitskala nicht editiert werden.
  • Aktuelle Arbeit: Die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden.
  • Aktuelle Überstundenarbeit: Die tatsächlich erbrachten Überstunden.
  • Reguläre Arbeit: Der Anteil der Arbeit, der innerhalb der verfügbaren Arbeitszeit geleistet wird.
  • Geplante Arbeit: Die in der Planbasis gespeicherte Arbeit.

Ressourcengrafik

Die Grafik benutzen Sie, um z.B. eine prozentuale Auslastung einer Ressource zu sehen. Die Einstellung auf Höchstwerte ist in der Ansicht Ressource:Grafik als Standard vorgegeben. Ob eine Ressource überlastet ist, lässt sich an der roten Farbe der Säulen ablesen und wie viele Benötigte Ressourceneinheiten genau vorliegen, kann unter den Säulen in prozentualer Angabe abgelesen werden. Der rote Anteil der Säulen beginnt für jede Ressource genau oberhalb ihrer maximalen Verfügbarkeit, die in der Ressourcentabelle oder im Dialog Informationen zur Ressource eingestellt werden kann.

Wird in

Anzeige
Der vollständige Artikel ist für Abonnenten frei zugänglich.
Artikel kaufen (2,50 €)
  • 5 Seiten Praxiswissen
  • PDF-Download
Kostenlos weiterlesen!
  • Diesen Beitrag kostenlos lesen
  • 4 Wochen Online-Zugriff auf alle Artikel, Methoden und das Glossar
Tech Link