Ressourcenmanagement mit Microsoft Project

Teil 4: Zeiterfassung mit MS Outlook
Im vierten Teil dieser Serie zeigen Johann Strasser und Stavros Georgantzis die Möglichkeiten der Erfassung von geleisteten Arbeitsstunden mit Microsoft Outlook.

In den vorangegangenen Beiträgen haben wir die Planung der Ressourcen erläutert und zeigen nun die Möglichkeiten der Erfassung von geleisteten Arbeitsstunden. Project bietet dafür zusätzliche Masken in Outlook zur E-Mail-basierten Kommunikation zwischen Projektleiter und Projektmitarbeiter und Project Central, eine webbasierte Applikation, die allerdings einiges mehr bietet als die Zeiterfassung. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Kommunikation mit Microsoft Outlook, im nächsten Beitrag werden wir die Möglichkeiten in Project Central näher betrachten.

Vorbereitung

Microsoft Outlook einrichten

Auf Arbeitsplätzen, die über Outlook mit Project kommunizieren sollen, muss das Workgroup-Setup ausgeführt werden. Dies ist mit der Datei wgsetup.exe aus dem Ordner wgsetup auf der Microsoft Project-CD zu bewerkstelligen. Dabei werden einige Formulare für die Beantwortung von Arbeitsanfragen, Statusanfragen und Projektaktualisierungen bereitgestellt, die der Projektleiter an die Ressourcen verschickt. Außerdem werden ein Dialog und ein Formular zum Senden von Statusberichten der Ressource an den Projektleiter installiert.

Microsoft Project einrichten

Damit in Project die Kommunikation mit Outlook angestoßen werden kann, muss für jede Ressource der Arbeitsgruppentransport z.B. im Dialog Informationen zu mehreren Ressourcen auf E-Mail eingestellt werden. Diese Option ist normalerweise auf Standard eingestellt. Deshalb ist es am einfachsten, diesen Standard für den Arbeitsgruppen-Transport aller Ressourcen eines Projekts über Extras/Optionen/Arbeitsgruppe als E-Mail zu definieren.

Bild 1: Arbeitsanfrage einrichten

Die Datenfelder, die mit den Ressourcen per E-Mail ausgetauscht werden sollen, lassen sich für jedes Projekt über den Menübefehl Extras/Anpassen/Teammanagement... konfigurieren. Dabei gibt es fest vorgegebene und frei wählbare Felder. Falls es sich um ein benutzerdefiniertes Feld aus Project handelt, können Sie bei den wählbaren Feldern einstellen, ob der Mitarbeiter den Inhalt ändern darf. Diese Felder werden immer in den Mails zu Anfragen und Änderungen der Zuordnung gesendet. Es lässt sich außerdem einstellen, ob die Felder auch für Statusabfragen angezeigt werden sollen.

Eine weitere Einstellungsmöglichkeit ist die Ausführlichkeit der zurückgemeldeten Stunden. Zur Auswahl stehen Tage, Wochen oder der gesamte Vorgang (Option gesamter Projektzeitraum). Des weiteren lässt sich hier generell entscheiden, ob Teammitglieder die angefragten Aufgaben auch ablehnen können. Falls Sie Überstunden von normalen Arbeitsstunden unterscheiden, müssen Sie diese Option aktivieren. Denn sonst stehen den Teammitgliedern die Spalten für die gesonderte Eingabe bei der Rückmeldung nicht zur Verfügung.

Ressourcen importieren

Für jeden Mitarbeiter, der

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