Schock oder Aufbruch – was bringt das neue „Project for the web” den Microsoft-Kunden?

SOLVIN information management

Mit „Project for the web“ ist ein neues Microsoft-PM-Tool auf den Markt. Microsoft lässt keine Zweifel daran, dass es hier um weit mehr geht als eine Ergänzung für Cloud-affine neue Kunden. „Microsoft startet neue Project-Ära“ titelte das Unternehmen. Was also steckt hinter dem Produkt?

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Schock oder Aufbruch – was bringt das neue „Project for the web” den Microsoft-Kunden?

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Mit „Project for the web“ ist ein neues Microsoft-PM-Tool auf den Markt. Microsoft lässt keine Zweifel daran, dass es hier um weit mehr geht als eine Ergänzung für Cloud-affine neue Kunden. „Microsoft startet neue Project-Ära“ titelte das Unternehmen. Was also steckt hinter dem Produkt?

Herr Riede, würden Sie zum Einstieg das neue Produkt „Project for the web“ kurz erläutern?

Bis vor kurzem waren drei Projektmanagementsysteme von Microsoft am Markt verfügbar: die Server-Lösungen Project 2016 und 2019 sowie Project Online. Letztere Variante ist Cloud-basiert, entspricht aber fast eins zu eins der Server-Lösung. Project for the web hingegen wurde konsequent für die Cloud entwickelt. Die Benutzeroberfläche wurde völlig neu aufgesetzt, auch dahingehend, dass sie auf mobilen Geräten ideal eingesetzt werden kann. Produktstrategie und Entwicklungskonzept sind agil: Während bisher etwa alle drei Jahre eine neue Version mit vielen Änderungen auf den Markt kam, werden in Project for the web laufend neue Features dazukommen, und zwar jene, für die es die größte Nachfrage und Mehrwerte für die Anwender gibt.

Bedeutet das Disruption? Sollten die Microsoft-Kunden das Alte zügig entsorgen?

Nein, dass definitiv nicht. Die gute Nachricht für Unternehmen, die bereits mit einer Microsoft-Lösung arbeiten, ist: Die Scheduling Engine, das Herzstück des Projektmanagement-Systems von Microsoft, ist die gleiche, die seit vielen Jahren schon im Professional Client enthalten ist. Das bedeutet eine große Erleichterung für Integration und Migration. Zu einem Umstieg können wir heute den meisten Kunden noch nicht raten. Die Funktionalität von Project for the web ist derzeit noch nicht sehr umfangreich. Microsoft spricht selbst vom MVP – „Minimum Viable Product“, also einem minimal lebensfähigen Produkt. Zudem gibt es noch quantitative Grenzen wie z.B. maximal 500 Vorgängen pro Projekt und maximal 20 Ressourcen pro Aufgabe. Schon jetzt aber bietet das System eine tolle Chance, die Gelegenheitsprojektleiter, die bisher ihre Projekte eher mit Excel stemmen, mit ins Project-Boot zu holen.

Gute Startbedingungen für die kleinen Projekte des Arbeitsalltags

An wen denken Sie dabei genau?

An die vielen Menschen, die zwar keine erklärten Projektleiter sind, aber dennoch konkrete Aufgaben zu definierten Terminen umsetzen sollen und dafür ein Team über einen gewissen Zeitraum hinweg koordinieren, beispielweise Teilprojektleiter oder Event- oder Marketingmanager und viele mehr. Diese stehen dem bekannten Microsoft Project auf Grund seiner Komplexität oft ablehnend gegenüber, da der Funktionsumfang für deren Bedürfnisse viel zu umfangreich ist. Zur Planung nutzen sie bisher eher die bekannte Excel-Tabelle oder auch den Microsoft Planner aus Office 365. Das kann man so machen, jedoch haben diese Tools auch bekannte Schwächen und Grenzen, die ein professionelles Projektmanagement-Werkzeug nicht hat. Dazu gehören etwa ein wirkliches Ressourcenmanagement, die Berücksichtigung erweiterter Projektinformationen, die Einbettung in Vorgehensmodelle oder auch die Integration in eine Multiprojektsicht. Dies bietet in der aktuellen Ausbaustufe Project for the web zwar auch noch nicht, trotzdem können diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun ihre Aufgaben im Gegensatz zu Excel und im Prinzip auch zu Project mit deutlich mehr Leichtigkeit, agiler und vor allem Cloud-basiert planen und steuern. Sie erhalten eine komfortable, moderne PM-Software, die jeder schnell anwenden und intuitiv nutzen kann.

Kann man die Systeme kombinieren, etwa Microsoft Project Online für die Projektleitung und Project for the web für die Teammitglieder, die nur wenig Funktionalität brauchen?

Innerhalb eines Teams ist das schwierig, aber auf Ebene der Teilprojekte ist das sehr gut möglich. Eine Teilprojektleitung, ohne Ausbildung in Microsoft Project, könnte also ihre Aufgaben in Project for the web abbilden, während das Hauptprojekt weiter in Project Online läuft. Die Projektdaten aus dem Zusammenspiel der beiden Project Varianten lassen sich zum Beispiel mit Power BI visualisieren. Die Portfolio-Steuerung von Project Online und Project for the web kann über die Microsoft Power Platform realisiert werden.

Wie sehen dann die technischen Schnittstellen aus?

Project for the web ist im Gegensatz zu Project Online nicht in SharePoint integriert, sondern in die Microsoft Dynamics Welt und damit auch in den Microsoft Common Data Service eingebettet, die zentrale Plattform für alle Microsoft Business-Applikationen. Dadurch gibt es vielfältige Optionen, z.B. mit Microsoft Power Apps beliebige Verknüpfungen zwischen verschiedensten Werkzeugen und eine umfassende Integration für eine Gesamtlösung bereitzustellen.

Wofür steht die Microsoft Power Platform im Kontext Project?

Die Microsoft Power Platform steht für die Komponenten Power Apps, ein Tool für die Werkzeug-Entwicklung, Power Automate, der Nachfolger von Microsoft Flow für die Workflow-Abbildung und das bekannte Power BI für das Berichtswesen. Mit diesen Komponenten können wir Project for the web beliebig ausbauen und auch eigene Lösungen für eine umfassende Projektmanagement-Lösung entwickeln.

So können wir für unsere Kunden völlig neue Möglichkeiten in der Anwendung seines Projektmanagements bereitstellen. Das klassische Project und das neue Project for the web lassen sich auch kombinieren. Über die Microsoft Power Platform können wir Drittprodukte, wie z.B. Jira und andere in ein Gesamtprojektportfolio integrieren. Die Projektorganisation verfügt so über eine Plattform und unternehmensweite Portfoliosicht und jeder Fachbereich verwendet das für ihn ideale Werkzeug. Auf Basis von Microsoft Technologie hat das Management trotz unterschiedlichen Anwendersystemen volle Kontrolle über die Projektlandschaft. Wir führen keine Tool-Diskussion über das richtige Planungs- und Steuerungswerkzeug mehr, sondern jeder verwendet das für ihn am besten geeignete Werkzeug aus. Viel bedeutender ist hier die Darstellung des gesamten Portfolios. Hier eröffnet die Power Platform von Microsoft ganz neue Möglichkeiten.

Wir rechnen deshalb damit, dass die bisher noch klar separierten Welten von Project, Office 365 und anderen Werkzeugen viel stärker zusammenwachsen. In ersten erfolgreichen Kundenprojekten machen wir hiermit bereits vielversprechende Erfahrungen.

Wie sehen Sie die Zukunft von Project Server und von Project Online?

Das neue Project for the web steht für ein leichtes und schlankes Projektmanagement. Dies ist für viele unserer Kunden optimal, wenn auch teilweise in Kombination mit den klassischen Werkzeugen wie Project. Wir haben jedoch auch eine Vielzahl von Kunden aus der Industrie, dem Automotive- oder Baubereich, die sich mit sehr umfangreicher Projektplanung und einem Schwerpunkt im Termin- und Ressourcenmanagement beschäftigen. Für diese bleibt das bewährte Project die erste Wahl. Und hier bleibt es weiter interessant, dass Project sowohl on prem als auch Online für die Cloud bereitgestellt wird. Für Unternehmen, die klassisch planen und einen hohen Anspruch an Sicherheit haben, bleibt der Project Server die erste Wahl und wird von Microsoft bis mindestens 2026 unterstützt. Für Project Online gibt es bis heute keine Enddaten. Der Kunde hat so gesehen drei Varianten für den Einsatz von Microsoft Standard-Software für sein Projektmanagement und davon können Project Online und Project for the web sogar kombiniert werden.

Ein Aspekt ist uns jedoch bei Project Online sehr wichtig. Werden Erweiterungen und Anpassungen benötigt, so setzen wir hier idealerweise bereits auf der neuen Technologie der Power Platform auf. Sollte der Kunde irgendwann auf das neue Project for the web migrieren wollen, so fällt die Migration gerade im Umfeld der technischen Erweiterungen und Anpassungen deutlich leichter.

Was sind jetzt sinnvolle Strategien für Unternehmen, die bereits Project Online nutzen oder gerade überlegen, es einzuführen?

Das kommt natürlich darauf an. Project for the web verfolgt einen alternativen Ansatz zum rein klassischen Wasserfall-Projektmanagement von Project Online. Und gerade in diesem klassischen Projektmanagement kann Project for the web Project Online noch lange nicht das Wasser reichen. Wir empfehlen unseren Kunden, die aktuell auf Project Online setzen, ganz klar den weiteren Einsatz von Project Online. Sollten Anpassungen und Erweiterungen vorgenommen werden, so kann es Sinn machen, bereits voll auf die Microsoft Power Platform zu setzen. Interessant ist, das Microsoft sowohl für Project Online als auch für Project for the web das gleiche Lizenzmodell anbietet. Die erweiterte Empfehlung an unsere Kunden: Wir beobachten gemeinsam die Entwicklung und beobachten Project for the web aktiv, vielleicht auch mit einer ersten Teststellung für einen möglichen ergänzenden Einsatz zu Project. Auf dieser Grundlage haben wir die beste Ausgangslage für eine mögliche, falls relevant, spätere Migration vom klassischen Project in die neue Project Welt.

Bei der Fragestellung für Kunden, die überlegen Project Online einzuführen, muss und vor allem kann man differenzieren. Sowohl Project Online als auch Project for the web bieten beide als Microsoft Standard die Option für den einfachen, aber wirksamen Start in die Digitalisierung des Projektmanagements. Beide bieten bereits mit der ersten Basiskonfiguration klare Mehrwerte. Ohne viel Aufwand verschiebe ich meine lokalen Excel- und vielleicht auch Project Desktop-Projekte auf eine Cloud-basierte Datenbank, greife auf zentrale Ressourcen zu und kann vor allem das Projektmanagement-Portfolio, wie auch die Status der Planung und Steuerung komfortable per Power BI kommunizieren. Und beide Werkzeuge lassen sich flexibel für wachsende aber auch für sich ändernde Anforderungen anpassen und erweitern.

Möchten unsere Kunden nun sehr umfassende Projekte nach Wasserfall-Projektmanagement planen und legen viel Wert auf eine übergreifende Ressourcenplanung und Steuerung mit den entsprechenden Controlling-Funktionen, so ist Project Online die richtige Wahl.

Geht es im Schwerpunkt jedoch um ein gemeinsames und sehr agiles Arbeiten in Projekten im Team, steht ein präzises Termin- und Ressourcenmanagement nicht im Vordergrund. So kann Project for the web die bessere Wahl sein. Interessant ist Project for the web in der Kombination mit der Microsoft Power Platform. Kunden, die die Prozessabbildung im Vordergrund sehen, dazu auch einen sehr großen Formalismus benötigen und für die Terminmanagement ebenfalls nicht im Vordergrund steht, sollten sich Project for the web in der Einbettung in die Power Platform ganz genau ansehen.

Wie haben Ihre Kunden bisher auf das neue Angebot reagiert?

Erst einmal verhalten. Project for the web zeigt eine interessante Entwicklung auf, die jedoch auch teilweise noch am Anfang steht. Auf der anderen wächst jedoch auch das Interesse im Kontext der digitalen Transformation. Project for the web zeigt, dass auch abseits von umfänglichen Standards und Methoden Projektmanagement mit mehr Leichtigkeit Anwendung finden kann.

Der übergreifende Produktname Project steht bei vielen Kunden für das klassische Desktop-Projektmanagement. Project Server und Project Online zeigen, dass auch mit Microsoft Standard-Software professionelles Projektmanagement möglich ist. Mit Project for the web und vor allem mit den Integrationsmöglichkeiten der Microsoft Power Platform und Office 365 lässt sich jedoch ein deutlich schlankeres, lebendigeres Projektmanagement abbilden. Es werden nicht mehr nur Standards und Prozesse abgebildet, sondern auch das gemeinsame Arbeiten im Team mit einer Kombination von klassischem Wasserfall-Projektmanagement in Kombination mit agilen Methoden ermöglicht.

Eigentlich sprechen wir hier im Kontext Project mit unseren Kunden nur über Werkzeuge. Durch den neuen Ansatz von Project for the web und auch der Power Platform zeigen sich jedoch völlig neue Potentiale für ein Mehr an Motivation, Leidenschaft und Kreativität für ein noch besseres Projektmanagement. So entstehen für unsere Kunden aber auch für uns als Beratungsunternehmen neue und auch alternative Ansätze für eine noch bessere Kultur und Team-Arbeit in einem erfolgreicheren Projektmanagement.

Sie sprachen davon, dass Microsoft für sein neues Projekt-Tool eine agile Weiterentwicklung plant – wer kann sich da wie beteiligen?

Als wichtigsten Rückmeldekanal nutzt Microsoft für die gesamte Produkt-Familie den Service UserVoice. Dort kann jeder Feature-Vorschläge einstellen. Wünsche und Anregungen können mit einem einfachen Daumen-Hoch bewertet werden. Ebenso ist eine Kommentierung und Diskussion mit der Communty möglich. Bei einer ausreichenden Beteiligung und „Daumen hoch“ Signalen gelangt das Feature bei Microsoft „under investigation“, wobei Microsoft hier auch selbst aktiv in die Diskussion einsteigt.

Geben Sie auch selbst Feedback?

Ja, auch wir bei SOLVIN stellen als Microsoft-Partner Feature-Wünsche ein und kommentieren Vorschlägen in der Community. Schon, weil wir es als unsere Pflicht ansehe, Wünsche unserer Kunden weiterzugeben und uns so an der Entwicklung von Project for the web aktiv zu beteiligen. Und wir empfehlen auch ihnen sich zu beteiligen.

Für das Feedback und die Resonanz auf das neue Project for the web sind für uns auch die gemeinsamen Veranstaltungen mit Microsoft spannend. In den letzten Monaten haben wir in Summe mit über 150 Teilnehmern hoch interessante Diskussionen geführt. Zusammenfassend können wir hier ganz klar sagen: Der übergreifende Produktname Project steht nicht einfach nur für ein hoch komplexes Planungs- und Steuerungswerkzeug, sondern vielmehr für vielfältige Möglichkeiten Projektmanagement für den eigenen Projekterfolg anwendbar zu machen.

Gibt es bereits eine veröffentlichte Roadmap für Project for the web?

Es gibt einige Features, die für 2020 bereits angekündigt sind, unter anderem für das Ressourcenmanagement aber auch für einige andere Disziplinen im Projektmanagement. Microsoft analysiert und diskutiert das Feedback der Community und öffnet so einen interessanten Weg für ein noch besseres Project. Es wird auf jeden Fall spannend, wir werden in Zukunft noch einiges von Project for the web hören.

Herr Riede, herzlichen Dank für das Gespräch.

(Dieser Beitrag wurde nicht von projektmagazin geprüft oder bearbeitet. Die Verantwortung für den Inhalt liegt vollständig bei den Personen oder Organisationen, die den Beitrag verfasst oder in Auftrag gegeben haben.)

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