Sciforma 7 – Klares Bedienkonzept für den Methoden-Baukasten

Sciforma 7 deckt alle gängigen Aufgaben des klassischen Projekt- und Portfoliomanagements ab, bietet aber auch Unterstützung für agile Ansätze, Critical Chain Projektmanagement sowie den PRINCE2®-Standard. Das Programm basiert auf einem komplett neu entwickelten HTML5-Client und lässt sich durch sein modulares Konzept schnell erweitern und unternehmensspezifisch anpassen. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version von Sciforma 7 für Sie angesehen.

Die Projektmanagement-Software Sciforma 7 aus dem Hause Sciforma ist bereits längere Zeit auf dem Markt und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Mittlerweile erscheinen neue Versionen im Vier-Wochen-Rhythmus. Sie bringen Updates des Anwendungskerns und neue Funktionsbausteine, sogenannte Erweiterungen. Diese sind ein besonderes Merkmal der Software, denn mit ihnen lässt sich das Grundprogramm flexibel um Funktionsbausteine erweitern – je nachdem, wie das Projektmanagement in der Organisation gestaltet werden soll. Dank dieses modularen Prinzips kann man Sciforma 7 als umfangreiche Lösung für Multiprojektumgebungen vergleichsweise schnell unternehmensspezifisch anpassen.

Multi-Methoden-Baukasten

Die aktuelle Version basiert auf einem komplett neu entwickelten HTML5-Client. Die Software muss somit keine umfangreichen Altlasten mit sich herumschleppen und spiegelt dennoch die langjährige Erfahrung des Herstellers wider. Diese Erfahrung hat unter anderem dazu geführt, dass Sciforma 7 nicht nur die gängigen Aufgaben des Projekt- und Projektportfolio-Managements abdeckt. Vielmehr haben die Entwickler unterschiedliche PM-Methoden im Blick behalten und entsprechende Unterstützung in die Software integriert. Dazu gehören klassische und agile Ansätze ebenso wie Critical Chain und der PRINCE2®-Standard. Für die Nutzung von Sciforma 7 benötigt der Anwender lediglich einen aktuellen Browser und die Anmeldeinformationen

Flexibler Funktionsumfang dank Erweiterungen

Damit das Programm trotz der Funktionsvielfalt nicht unübersichtlich wird, können Administratoren mithilfe der Erweiterungen bestimmen, welche Funktionen in der Software verfügbar sein sollen: Ähnlich wie bei einem Baukasten wird mit Sciforma 7 zunächst die Grundsoftware mit den Kernfunktionen installiert. Diese Plattform wird anschließend mit Erweiterungen ergänzt, die komplette Funktionsbereiche als Good-Practice-Pakete liefern und aus einem Downloadbereich heraus in wenigen Schritten installiert werden können. In diesem Bereich finden sich auch Dokumentationen zu Sciforma 7 sowie eine Wissensdatenbank.

Neben der obligatorischen Administrations-Erweiterung dürften die meisten Anwender wohl auch die Komponenten für die klassische Projektplanung und für Rückmeldungen installieren. Die Portfoliomanagement-Erweiterung bietet sich an, falls auch eine systematische Planung und Steuerung der Projektlandschaft gewünscht ist. Mit der Budget-Erweiterung kommen Funktionen hinzu, um auch die Kosten im Projekt aktiv zu steuern. Auch für agile Methoden, darunter vor allem die Planung im Task-Board, steht ein entsprechendes Modul zur Verfügung. Die Ressourcen-Erweiterung und der Ressourcen-Allokations-Manager (RAM) unterstützen Projektleiter dabei, Ressourcen bei Linienvorgesetzten anzufragen. Diese wiederum können ihre Teamplanung mit Sciforma 7 vornehmen.

Andere Erweiterungen decken die Themen Anforderungsmanagement, PRINCE2, Critical Chain, Produktmanagement, Professional Services Automation und Spesenabrechnung ab. Wer intensiv mit Arbeitspaketen arbeitet, sie delegiert und Statusberichte von den jeweils Verantwortlichen erwartet, findet seit kurzem auch dafür eine passende Erweiterung.

Mit all diesen Details muss sich der normale Anwender allerdings nicht befassen: Nur Administratoren kommen mit den Erweiterungen in Berührung. Einmal installiert fügen sie sich nahtlos in das System ein und präsentieren sich dem Anwender eher als Arbeitsbereiche innerhalb der Software.

Feintuning durch individuelle Anpassungen

Durch die Auswahl der Erweiterungen wird ein Sciforma-7-System bereits grundlegend an die Art und Weise angepasst, wie Projektmanagement im Unternehmen funktioniert oder funktionieren sollte. Die Erweiterungen können allerdings – wie PM-Software generell – nur jeweils die gängigsten, bewährten Vorgehensweisen abbilden, quasi "Good Practice". Wodurch sich diese von "Best Practice" unterscheiden, hängt immer von der Organisation ab, die eine PM-Software nutzt.

Um das System zu optimieren, können Administratoren es weiter anpassen. Dazu lassen sich Datenstrukturen, Eingabemasken und Workflows ändern und ergänzen. Die Workflow-Engine bietet hierfür eine Reihe vordefinierter Aktionen, mit denen sich Abläufe automatisieren lassen. Wo dies nicht reicht, können erfahrene Administratoren eigene Skripte verfassen. Um Eingabemasken und Ansichten maßzuschneidern, steht mit dem Sciforma-Designer ein WYSIWYG-Formulareditor zur Verfügung.

Auch wenn das System flexibel ist, heißt das nicht zwingend, dass immer umfangreiche Anpassungen nötig wären. Nach der Installation bieten die Standard-Erweiterungen bereits das breite Funktionsspektrum einer ausgereiften Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement-Software.

User Experience

Die jüngsten Aktualisierungen der Software standen erkennbar unter dem Motto "User Experience". Ziel war es weniger, neue Funktionen einzuführen, sondern vorrangig, das Bestehende zu konsolidieren und die Bedienoberfläche zu optimieren. Der Anwender erlebt nun eine Software mit einer klar strukturierten Oberfläche, die an manchen Punkten vorausdenkt und so manchen Klick einspart, der vorher noch notwendig war. Das lässt die Arbeit an vielen Stellen flüssiger wirken.

Gleich nach dem Login im Browser fällt zunächst das Sciforma-Menü am linken oberen Rand auf. Es gewährt dem Anwender Zugriff auf alle installierten Erweiterungen und bietet ihm somit eine Sicht auf diejenigen Arbeitsbereiche, für die er Zugriffsrechte erhalten hat.

Klare Struktur durch Arbeitsbereiche

Durch die Arbeitsbereiche im Menü wird die Software größtenteils thematisch gegliedert (Bild 1). Die Funktionen sind dabei nach typischen Situationen in der Projektarbeit zusammengefasst: Der Projektablaufplan soll angepasst werden? Unter der Überschrift "Projekt" findet sich der Projektplan. Es sind Projektanträge zu bewerten und die Konsequenzen eines neuen Projekts auf das Portfolio abzuschätzen? Dann helfen die Ansichten im Abschnitt "Portfolios". Alles rund um den Prozess zur Abstimmung von Ressourcen-Bedarfen aus den Projekten und der Teamplanung des Linienmanagements findet sich im Arbeitsbereich RAM (Ressourcen-Allokations-Manager).

So voll wird es selten! Die installierten Erweiterungen erscheinen im zentralen Sciforma-Menü als Arbeitsbereiche mit ihren Detail-Ansichten. Jeder Anwender sieht in der Praxis allerdings nur das, was er im Alltag benötigt.
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Ganz durchgängig lässt sich der aufgabenorientierte Ansatz jedoch nicht durchhalten: Beim RAM schimmert eher die technische Modulstruktur durch. Auch der Arbeitsbereich "Projekt" deckt nur klassisch geplante Projekte ab. Geht es um CCPM- oder agile Projekte, finden sich die zugehörigen Funktionen in den Arbeitsbereichen der jeweiligen Erweiterungen. Daher dürften bei vielen Administratoren der Wunsch entstehen, nachzubessern und bestimmte Ansichten auf andere Arbeitsbereiche zu verteilen. Beispielsweise könnte die Anfrage von Ressourcen im Projekt- oder Ressourcen-Bereich untergebracht werden, um Anwendern so einen gesonderten RAM-Arbeitsbereich zu ersparen.

Diese Anpassungen an die Projektrollen im Unternehmen sind für Administratoren per Konfiguration leicht möglich. Dann enthält das Hauptmenü abhängig von der Rolle eines Anwenders nur die nötigen Arbeitsbereiche und bietet so eine gute, thematische Orientierung. Viele Projektmitarbeiter befassen sich in der Regel lediglich mit Rückmeldungen, Projektleiter planen keine Portfolios und auch das Budgetmanagement obliegt meist nur einem kleinen Anwenderkreis.

Kontextabhängig und formatgerecht

Innerhalb der einzelnen Ansichten findet der Anwender alle benötigten Detailfunktionen, um die jeweilige Aufgabe zu bearbeiten. Ein Klick auf "Projektplan" fördert beispielsweise das Balkendiagramm zu Tage (Bild 2). Bei der Einführung des neuen Designs verzichteten die Entwickler zugunsten einer klaren Oberfläche zunächst vereinzelt auch auf Funktionen der Vorversion. Anwender konnten sich die Oberfläche z.B. nur noch in geringerem Umfang personalisieren. Die Möglichkeiten dazu sind nun wieder erweitert, z.B. können die Anwender Tabellenbreiten anpassen und neue Spalten hinzufügen.

In der neuen, optimierten Bedienoberfläche zeigt Sciforma 7 Detailangaben zu einem markierten Vorgang nun nicht mehr unterhalb des Balkendiagramms an, sondern in einer Spalte rechts davon. Diese kleine aber nützliche Änderung kommt der Darstellung auf Bildschirmen im Breitformat sehr entgegen. Sciforma 7 passt sich auch dem verwendeten Endgerät der Anwender an: Wer am PC schnell mehrere Vorgänge gleichzeitig auswählen möchte, wird dies z.B. durch Aufziehen einer entsprechend großen Markierung um die Vorgänge mit gedrückter Maustaste tun wollen. Nutzt man die Software jedoch auf einem Tablet, ist das nicht möglich. Dort blendet die Software daher zusätzliche Kästchen ein, in denen der Anwender Auswahlhäkchen setzen kann.

Sciforma 7 passt das Layout dem Trend zu Breitbildformaten bei Bildschirmen an.
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Das Design und der Umstieg auf das Breitbildformat ist nur ein Aspekt des neuen Bedienkonzepts, das Sciforma mit der neuen Version eingeführt hat. Die Oberfläche wurde insgesamt überarbeitet, um die Software statt an Funktionen stärker an Projektmanagement-Aufgaben auszurichten.

Aufgabenorientierte Oberfläche

Ein neues Leitsystem nimmt den Anwender an die Hand und zeigt Funktionen abhängig vom Kontext – sie sind also nur dann sichtbar, wenn sie gebraucht werden. Zum Beispiel findet der Anwender im neu gestalteten Arbeitsbereich für die Projekte eine Übersicht mit Aufgaben wie "Termine planen", "Ressourcen zuteilen" und "Projekt präsentieren" (Bild 3). Hinter jedem dieser Punkte verbirgt sich ein Planungs-Modus, beim ersten Punkt gelangt man z.B. zur Projektstruktur-, Ablauf- und Terminplanung. Wechselt der Anwender dorthin, zeigt Sciforma 7 das Balkendiagramm. Weil der Monitor dafür nie groß genug sein kann, gibt es in dieser Darstellung keine Detailspalte am rechten Rand, so steht für das Diagramm die gesamte Breite zur Verfügung. Ressourcen lassen sich hier allerdings nicht einplanen, dazu muss der Anwender in den Modus "Ressourcen zuteilen" wechseln. Da alle Modi schnell über entsprechende Icons in der Symbolleiste zu erreichen sind, reicht ein Klick dafür aus.

Programmfunktionen gruppiert Sciforma 7 nach typischen Aufgaben, die im Projektmanagement anfallen.
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Auch im Modus "Ressource zuteilen" präsentiert Sciforma 7 zunächst das Balkendiagramm. Die Symbolleisten enthalten jetzt jedoch nur reduzierte Funktionen, um die Projektstruktur zu bearbeiten. Stattdessen findet der Anwender dort die benötigten Icons, um die Ressourcen für die vorhandenen Aktivitäten einzuplanen. In der Detailspalte am rechten Rand zeigt die Software jeweils an, welche Ressourcen den gerade ausgewählten Vorgängen zugeordnet wurden. Zusätzlich sind alle Details der Vorgänge und Ressourcenzuteilungen schnell über die Detailspalte erreichbar.

Am Ressourcen-Modul lässt sich auch ein weiteres, neues Prinzip der Bedienoberfläche verdeutlichen. Um das klare Design nicht durch zu viele Detailinformationen zunichte zu machen, zeigen die Ansichten zunächst nur zusammengefasste Daten. Damit man sich für Detailinformationen nicht durch diverse Dialogfenster klicken muss, finden sich auf der Oberfläche Verknüpfungen, die beim Verharren mit dem Mauszeiger automatisch ein Fenster mit detaillierten Informationen öffnen. Bewegt man die Maus wieder, verschwindet das Fenster.

Wer z.B. als Teamleiter Ressourcenanfragen bearbeitet, findet in der Liste der vorläufig für ein Projekt zugesagten Mitarbeiter nur deren wichtigsten Daten. Schon bei kurzem Warten über dem Link "Überprüfen" blendet die Software jedoch den genauen Auslastungsverlauf ein (Bild 4). Auch wenn es nur zwei Klicks sind, die entfallen – die Bedienung wirkt erkennbar flüssiger.

Zunächst zeigt Sciforma 7 nur zusammengefasste Informationen an, im "Mouse-over" liefert die Software die Details – hier etwa die genaue Auslastung im Verlauf der Zeit.
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Das Konzept, die Bedienoberfläche der gerade anstehenden Aufgabe anzupassen, hat Vor- und Nachteile. Wer häufig springt und etwa bei der Ressourcenplanung oft noch den einen oder anderen Vorgang in der Projektstruktur ergänzt, wird dafür zunächst jeweils den Modus wechseln müssen. Für die meisten Anwender – vor allem für jene, die Sciforma 7 nur gelegentlich benutzen – dürfte das neue Konzept jedoch eine Erleichterung bedeuten, da es die umfangreichen Funktionen klar strukturiert.

Arbeitspakete delegieren und nachverfolgen

Relativ neu in der Software ist die Erweiterung für Arbeitspakete. In vielen Organisationen sind Projektdefinitionen und Arbeitspaketbeschreibungen wesentlicher Bestandteil von Projektsteckbriefen und Entscheidungsgrundlagen. Nun wurde dieser Bereich in Sciforma 7 komplett neu gestaltet. Er orientiert sich jetzt an dem, was viele Nutzer aus den Profilen in sozialen Netzwerken kennen: Stakeholder-Listen mit zugehörigem Foto, Zusammenfassungen auf einer Seite, themenbezogene Blöcke und ergänzende Elemente, wie Kommentare oder Dokumente.

Alle Daten und Planungen nützen jedoch nichts, wenn Projektleiter den Status ihres Projekts nicht jederzeit im Blick haben. Dabei hilft der schnelle Überblick über das Projekt, den Sciforma 7 neben Statusberichten, Ampeln und Tagebüchern auch mit der Statusübersicht für Arbeitspakete unterstützt (Bild 5).

In der Statusübersicht werden alle wesentlichen Informationen der Arbeitspakete jeweils auf einer Karte zusammengefasst.
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Im Portfoliomanagement ermöglicht Sciforma 7 Projektbewertungen nach kaufmännischen und strategischen Kriterien ebenso wie standardisierte Risikobewertungen. Die Workflow-Engine unterstützt Projektantragsprozesse und Ressourcenanfragen, die zunächst auch nur allgemein auf der Ebene ganzer Abteilungen oder bestimmter Projektrollen geplant werden können.

Lizenzbedingungen

Die Lizenzkosten pro Benutzer richten sich nach dem benötigten Funktionsumfang, unabhängig davon, ob Sciforma 7 mit erworbenen Lizenzen auf eigenen Servern installiert oder als SaaS-Version (Software as a Service) gemietet wird. Für jedes Schreibrecht, welches ein Anwender benötigt, ist eine bestimmte Anzahl von Lizenzpunkten, sogenannter Token, erforderlich. Soll ein Anwender z.B. Schreibrechte auf das Projektformular erhalten, erfordert dies zwei Token. Insgesamt benötigen Projektmanager typischerweise etwa acht Token, während Projektmitarbeiter meist mit zwei bis drei Token auskommen, um Aufgabenlisten einzusehen und Rückmeldungen abzugeben. Zu Beginn wird eine bestimmte Anzahl von Token lizenziert. Diese kann dann jederzeit nach Bedarf auf die Benutzer verteilt werden. Im SaaS-Modell wird pro Token eine monatliche Miete berechnet. Da keine Basiskosten für den Server anfallen, lassen sich auch Installationen mit wenigen Anwendern wirtschaftlich betreiben. Die Preise je Token nennt Sciforma auf Anfrage. Anwender, die nur Daten einsehen möchten, können frei von Lizenzkosten in die Software eingebunden werden.

Fazit

Durch die Aufteilung der Software in ein Kernsystem und einzelne Funktions-Erweiterungen wird Sciforma 7 zu einer sehr modularen Lösung. Das flexible Lizenzmodell unterstützt diesen Ansatz. Im Bereich Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement bietet die Software einen breiten Funktionsumfang, der alle typischen Projektaufgaben abdeckt und sich dank flexibler Datenstrukturen und Workflows gut an den individuellen Bedarf anpassen lässt. Die Bedienoberfläche wirkt aufgeräumt.

Längst bietet moderne Multi-PM-Software einen Funktionsumfang, der schwer zu überblicken ist und nur noch selten Funktionen vermissen lässt. Umso wichtiger sind die Flexibilität und die Bedienbarkeit einer Software. Hier hat sich Sciforma mit dem Konzept eines leistungsfähigen "Projektbaukastens", der bereits im Auslieferungszustand die typischen PM-Prozesse abdeckt, gut positioniert. Dazu tragen die vielseitige Unterstützung für unterschiedliche PM-Methoden, die Workflow-Engine und die Möglichkeiten für angepasste Datenstrukturen ebenso bei, wie die neue Bedienoberfläche.

Kontakt

Sciforma GmbH, Heinrich-Hertz-Str. 2, 65232 Taunusstein, Deutschland, Tel. +49 (0)6128 9665‑0, Fax +49 (0)6128 9665‑11, info-de@sciforma.com, www.sciforma.com

 
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