Sciforma 7.0 – Multi-PM-Methoden im Baukastenprinzip

Eine umfangreiche Lösung für Multiprojekt-Umgebungen anzubieten, die sich zudem leicht an unternehmensspezifische Methoden und Prozesse anpassen lässt – dieses Konzept verfolgt der Hersteller Sciforma mit der aktuellen Version 7 seiner Software. Dr. Mey Mark Meyer stellt den neuen Ansatz vor und beleuchtet das vor kurzem neu eingeführte Bedienkonzept, das sich an den typischen PM-Aufgaben orientiert.

Die Software für Projekt- und Projektportfolio-Management aus dem Hause Sciforma kann mittlerweile auf einigen Jahrzehnten Entwicklungserfahrung aufbauen. Das Produkt ist in dieser Zeit mehrfach technologisch an den jeweils neuesten Stand der Technik angepasst worden. Die aktuelle Version Sciforma 7.0 präsentiert sich als umfangreiche Lösung für Multiprojektumgebungen, bei der eine leichte Anpassbarkeit an unternehmensspezifische Methoden und Prozesse im Vordergrund steht. Dieser Beitrag stellt den Ansatz vor und beleuchtet das vor kurzem neu eingeführte Bedienkonzept, das sich eher an typischen PM-Aufgaben als an Funktionen orientiert.

Sciforma ist bereits seit vielen Jahren am Markt etabliert: Aus einer in den 80er Jahren erstmals erschienenen Desktop-Software für die Projektplanung entstand 2002 eine webfähige Java-Lösung, die ab 2013 nach und nach durch einen heute zeitgemäßen HTML5-Client ersetzt wurde. Mittlerweile heißt die Software genauso wie ihr Hersteller, zudem gibt es seit dieser Version bei der Nummerierung einen Paradigmenwechsel: Die Versionsnummer ist ab sofort fester Namensbestandteil, die aktuelle Softwareversion heißt somit "Sciforma 7.0". Neuere Versionen des Anwendungskerns und der einzelnen Funktionsbausteine, Extensions genannt, erscheinen im Sechs-Wochen-Rhythmus jeweils mit eigenen internen Versionsbezeichnungen.

Mit Erweiterungen zum individuell zugeschnittenen System

Die zweimalige technische Grundüberholung zeigt ihren Nutzen: Ohne umfangreiche Altlasten mit sich herumzuschleppen zu müssen, profitiert Sciforma 7.0 von der langjährigen Erfahrung des Herstellers mit PM-Software-Entwicklung. Diese Erfahrung hat vor allem zu einer Erkenntnis geführt: Projektmanagement-Prozesse und ‑Methoden sind in jedem Unternehmen verschieden. Um eine entsprechend hohe Flexibilität zu bieten, deckt Sciforma 7.0 nicht nur alle typischen Aufgaben des Projekt- und Projektportfolio-Managements ab. Die Entwickler haben auch unterschiedliche PM-Methoden im Blick behalten und entsprechende Unterstützung in die Software integriert. Neben der üblichen Ablauf- und Terminplanung im Gantt-Chart bietet die Software beispielsweise auch Unterstützung für PRINCE2, agile Projekte sowie sogar für Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM).

Extensions steuern den Funktionsumfang

Damit das Programm trotz der Funktionsvielfalt nicht zu unübersichtlich wird, wählen Administratoren aus den sogenannten Extensions aus, welche Funktionen in der Software letztlich verfügbar sein sollen. Das geschieht ähnlich, wie bei einem Baukasten: Mit Sciforma 7.0 wird zunächst eine Plattform installiert, die anschließend mit Extensions ergänzt wird. Extensions sind Bausteine, die komplette Funktionsbereiche als Best-Practice-Pakete liefern und die im Downloadbereich in einem Customer-Center angeboten werden. Hier finden sich auch Dokumentationen und Whitepaper zu Sciforma 7.0 sowie eine Wissensdatenbank.

Neben der Administrations-Erweiterung dürften die meisten Anwender wohl auch die Komponenten für die klassische Projektplanung und für Rückmeldungen installieren. Die Portfoliomanagement-Erweiterung bietet sich an, falls auch die systematische Planung und Steuerung der Projektelandschaft ein Thema ist. Mit der Budget-Extension kommen Funktionen hinzu, mit denen sich auch die Kosten im Projekt aktiv steuern lassen. Auch für agile Methoden, darunter vor allem die Planung im Task-Board, steht ein entsprechendes Modul zur Verfügung. Die Ressourcen-Erweiterung unterstützt die Anfrage von Ressourcen aus den Projekten heraus bei Linienvorgesetzten und deren Teamplanung. Außerdem gibt es noch Extensions für Anforderungsmanagement, Budgetmanagement, PRINCE2, Critical Chain, Produktmanagement, Professional Services Automation und Spesen. Eine Erweiterung für die Arbeit mit detaillierten Arbeitspaketbeschreibungen ist in Vorbereitung.

Mit dem Thema Extensions muss sich der normale Anwender allerdings nicht befassen: Nur Administratoren kommen mit ihnen in Berührung. Einmal installiert präsentieren sich die Erweiterungen dem Anwender eher als Arbeitsbereiche.

Feintuning durch individuelle Anpassungen

Durch die Auswahl der Extensions wird ein Sciforma 7.0-System bereits grundlegend an die Art und Weise angepasst, wie Projektmanagement im Unternehmen funktioniert oder funktionieren sollte. Weil aber auch die Erweiterungen nur die typischen Vorgehensweisen im Projektmanagement abbilden und es letztendlich immer auch von der jeweiligen Organisation abhängt, was genau Best-Practice ist, kann das System von Administratoren weiter angepasst werden. Dazu lassen sich Datenstrukturen, Eingabemasken und Workflows ändern und ergänzen. Die Workflow-Engine bietet hierfür eine Reihe vordefinierter Aktionen, mit denen sich Abläufe automatisieren lassen. Wo dies nicht reicht, können erfahrene Administratoren eigene Skripte verfassen. Um Eingabemasken und Ansichten maßzuschneidern, steht ein WYSIWYG-Formulareditor, der Sciforma Designer, zur Verfügung.

Auch wenn das System flexibel ist, heißt das nicht zwingend, dass umfangreiche Änderungen nötig wären. Nach der Installation bieten die Standard-Erweiterungen bereits das breite Funktionsspektrum einer ausgereiften Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement-Software.

Neues Bedienkonzept

Beim Einstieg in die Software, gleich nach dem Login im Browser, fällt zunächst das Sciforma-Menü am linken oberen Rand auf. Es gewährt dem Anwender Zugriff auf alle installierten Extensions – also aus seiner Sicht auf die Arbeitsbereiche, für die er Zugriffsrechte erhalten hat.

Thematische Gliederung

Durch die Arbeitsbereiche im Menü wird die Software größtenteils thematisch gegliedert (Bild 1). Die Funktionen sind also nach typischen Situationen zusammengefasst, die bei der Projektarbeit auftreten: Der Projektablaufplan soll angepasst werden? Unter der Überschrift "Projekt" findet sich der Projektplan. Es stehen Ressourcenanfragen aus den Projekten an, die geprüft, bewertet und beantwortet werden sollen? Alle zugehörigen Funktionen findet der Anwender unter dem Sammelbegriff "Ressourcen". Wenn es darum geht, Projektanträge zu bewerten und die Konsequenzen eines neuen Projekts auf das Portfolio abzuschätzen, helfen die Ansichten im Abschnitt "Portfolios".

Bild 1: Die installierten Extensions (Erweiterungen) erscheinen im zentralen Sciforma-Menü als Arbeitsbereiche mit ihren Detail-Ansichten.
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Ganz durchgängig lässt sich so ein Ansatz allerdings nicht durchhalten: Der Arbeitsbereich "Projekt" ist nur ausreichend, solange es um klassisch geplante Projekte geht. Kommen CCPM- oder agile Projekte ins Spiel, stehen dafür jeweils gesonderte Arbeitsbereiche zur Verfügung. Alles in allem bietet das Hauptmenü eine gute, thematische Orientierung. Schließlich steht den Anwendern je nach Rolle nur ein Teil der Arbeitsbereiche zur Verfügung: Die meisten Projektmitarbeiter befassen sich lediglich mit Rückmeldungen, Projektleiter planen keine Portfolios und auch das Budgetmanagement obliegt meist einem kleineren Anwenderkreis.

Kontextabhängig und formatgerecht

Innerhalb der einzelnen Ansichten findet der Anwender alle benötigten Detailfunktionen zur Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe. Ein Klick auf "Projektplan" fördert beispielsweise das Balkendiagramm mit seinem typischen Aufbau zu Tage (Bild 2). Bereits mit Version 6 führte Sciforma eine neue, klarere Optik in einigen Teilen der Bedienoberfläche ein. Dieses neue Design wurde in Sciforma 7.0 dann für alle Arbeitsbereiche umgesetzt. Dabei verzichteten die Entwickler zugunsten einer klaren Oberfläche vereinzelt auch auf Funktionen der Vorversion, Anwender können die Oberfläche z.B. nur noch in geringerem Umfang personalisieren. Mit dem vorliegenden Release haben die Entwickler damit begonnen, das Layout der Software und die Navigation nochmals zu optimieren. Detailangaben zu einem markierten Vorgang zeigt die Software nun beispielsweise nicht mehr unterhalb des Balkendiagramms an, sondern in einer Spalte rechts davon, was der Darstellung auf Bildschirmen im Breitformat sehr entgegenkommt. Ein gefühltes Jahrzehnt nach dem Siegeszug dieser Bildschirmformate möchte man ausrufen: Endlich! Das soll aber die Innovationsleistung dieser kleinen aber nützlichen Änderung nicht schmälern – die klassische Aufteilung "oben Gantt, unten z.B. Ressourcenauslastung oder Vorgangsdetails" ist bei anderer PM-Software de facto noch Standard.

Bild 2: Sciforma 7.0 passt das Layout dem Trend zu Breitbildformaten bei Bildschirmen an.
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Der Umstieg auf das Breitbildformat ist nur ein Aspekt des neuen Bedienkonzepts, das Sciforma mit der neuen Version eingeführt hat. Die Oberfläche wurde insgesamt überarbeitet, um die Software statt an Funktionen stärker an Projektmanagement-Aufgaben auszurichten. Ein neues Leitsystem nimmt den Anwender an die Hand und zeigt Funktionen abhängig vom Kontext – sie sind also nur dann sichtbar, wenn sie gebraucht werden. Als erster Schritt wurde der Bereich "Projekte" nach diesem Prinzip überarbeitet. Die weiteren Arbeitsbereiche folgen nach und nach in den kommenden Ausgaben von Sciforma 7.0. Als nächstes steht die Erweiterung für Critical-Chain-Projektmanagement an.

Aufgabenorientierte Oberfläche

Im neu gestalteten Arbeitsbereich für die Projekte findet der Anwender eine Übersicht mit Aufgaben wie "Termine planen", "Ressourcen zuteilen" und "Projekt präsentieren" (Bild 3). Hinter jedem dieser Punkte verbirgt sich ein Planungs-Modus, beim ersten Punkt gelangt man z.B. zur Projektstruktur-, Ablauf- und Terminplanung. Wechselt der Anwender dorthin, zeigt Sciforma 7.0 das Balkendiagramm. Weil der Monitor dafür nie groß genug sein kann, gibt es in dieser Darstellung keine Detailspalte am rechten Rand, sodass für das Diagramm die gesamte Breite zur Verfügung steht. Ressourcen lassen sich hier nicht mehr einplanen, dazu muss der Anwender in den Modus "Ressourcen zuteilen" wechseln. Da alle Modi schnell über entsprechende Symbole in der Symbolleiste zu erreichen sind, reicht ein Klick dafür aus.

Bild 3: Programmfunktionen gruppiert Sciforma 7.0 nach typischen Aufgaben, die im Projektmanagement anfallen.
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Auch im Modus "Ressource zuteilen" präsentiert Sciforma 7.0 zunächst das Balkendiagramm (Bild 4). Die Symbolleisten enthalten jetzt jedoch nur reduzierte Funktionen, um die Projektstruktur zu bearbeiten. Stattdessen findet der Anwender dort die benötigten Icons, um die Ressourcen für die vorhandenen Aktivitäten einzuplanen. Die Detailspalte am rechten Rand ist nun sichtbar und zeigt jeweils an, welche Ressourcen den gerade ausgewählten Vorgängen zugeordnet wurden. Zusätzlich sind alle Details der Vorgänge und Ressourcenzuteilungen schnell über die Detailspalte erreichbar.

Ganz ähnlich funktionieren auch die anderen Modi im Projekte-Bereich. Bei der Fortschrittserfassung werden in der Detailspalte beispielsweise Risiken und Probleme zu Vorgängen erfasst und Eintragungen im Vorgangstagebuch vorgenommen. Im Präsentationsmodus sind dagegen keine Änderungen möglich, dafür kann die Anzeige im Detailbereich schnell gefiltert und angepasst werden, um in einer Besprechung rasch einen Überblick über das Projekt zu gewinnen.

Bild 4: Im Modus für die Ressourcenplanung konzentriert sich die Bedienerführung auf die Frage, wer welche Aufgabe übernimmt.
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Das Konzept, die Bedienoberfläche der gerade anstehenden Aufgabe anzupassen, hat Vor- und Nachteile. Wer häufig springt und etwa bei der Ressourcenplanung oft auch noch den einen oder anderen Vorgang in der Projektstruktur ergänzt, wird dafür zunächst jeweils den Modus wechseln müssen. Für die meisten Anwender – vor allem für jene, die Sciforma 7.0 nur gelegentlich nutzen – dürfte das neue Konzept jedoch eine Erleichterung bedeuten, da es die umfangreichen Funktionen klar strukturiert. Erfahrene Anwender können sich von einem Administrator zusätzlich die alten Planungs-Ansichten zur Verfügung stellen lassen, die Funktionen für unterschiedliche Planungsschritte zusammenfassen.

Neu gestaltet: Extension für Arbeitspakete

Bei der Weiterentwicklung der Oberfläche lässt sich Sciforma nach eigenen Angaben stark vom Kunden-Feedback leiten. Aus diesem Feedback stammt auch die Extension für Arbeitspakete. Da die Definition von Projekten und Arbeitspaketen in vielen Organisationen ein wesentlicher Bestanteil von Projektsteckbriefen und Entscheidungsgrundlagen ist, wurde dieser Bereich in Sciforma 7.0 komplett neu gestaltet. Er orientiert sich jetzt an dem, was viele Nutzer aus persönlichen Profilen in Netzwerken kennen: Stakeholder-Listen mit zugehörigem Foto, Zusammenfassung auf einer Seite, themenbezogene Blöcke und ergänzende Elemente, wie Kommentare oder Dokumente.

Alle Daten und Planungen nützen jedoch nichts, wenn Projektleiter den Status ihres Projekts nicht jederzeit im Blick haben. Dabei hilft der schnelle Überblick über das Projekt, den Sciforma 7.0 beispielsweise mit Statusberichten, Ampeln, Tagebüchern und der noch neuen Statusübersicht für Arbeitspakete unterstützt (Bild 5).

Bild 5: In der Statusübersicht werden zu allen wesentlichen Informationen eines Arbeitspakets Zusammenfassungen auf einer Karte dargestellt.
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Im Bereich Portfoliomanagement ermöglicht Sciforma 7.0 Projektbewertungen nach kaufmännischen und strategischen Kriterien ebenso wie standardisierte Risikobewertungen. Die Workflow-Engine unterstützt Projektantragsprozesse und Ressourcenanfragen, die zunächst auch nur allgemein auf der Ebene ganzer Abteilungen oder bestimmter Projektrollen gehalten werden können. Im Portfolio-Arbeitsbereich greift das neue Navigationsprinzip derzeit noch nicht. Hier ist der Umstieg laut Hersteller noch in diesem Jahr geplant. Auch in den kommenden Versionen dürfte es also interessant bleiben.

Systemvoraussetzungen

Für die Nutzung von Sciforma 7.0 benötigt der Anwender lediglich einen aktuellen Browser und die Einwahldaten. Der Server läuft auf allen gängigen Applikationsservern, wie beispielsweise Apache Tomcat, BEA Weblogic, IBM Websphere oder JBoss. Sciforma 7.0 ist damit faktisch unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Als Datenbanksystem können Microsoft SQL Server, Oracle 11g, IBM DB2 oder der quelloffene PostgreSQL-Server eingesetzt werden. Die Software verfügt über eine eigenständige Benutzer- und Rechteverwaltung, gerade in größeren Installationen kann sie allerdings auch Daten aus bestehenden LDAP-Systemen übernehmen.

Lizenzbedingungen

Die Lizenzkosten pro Benutzer richten sich nach dem benötigten Funktionsumfang, unabhängig davon, ob Sciforma 7.0 mit erworbenen Lizenzen auf eigenen Servern installiert oder als SaaS-Version (Software as a Service) gemietet wird. Für jedes Schreibrecht, welches ein Anwender benötigt, ist eine bestimmte Anzahl sogenannter Token erforderlich. Soll ein Anwender beispielsweise Schreibrechte auf das Projektformular erhalten, erfordert dies zwei Token. Insgesamt benötigen Projektmanager typischerweise etwa acht Token, während Projektmitarbeiter meist mit zwei bis drei Token auskommen, um Aufgabenlisten einzusehen und Projektrückmeldungen abzugeben. Zu Beginn wird eine bestimmte Anzahl von Token lizenziert und dann je nach Bedarf auch kurzfristig auf die einzelnen Benutzer verteilt. Im SaaS-Modell wird pro Token eine monatliche Miete berechnet. Da keine Basiskosten für den Server anfallen, lassen sich auch Installationen mit wenigen Nutzern wirtschaftlich betreiben. Die Preise je Token nennt der Anbieter auf Anfrage. Anwender, die nur Daten einsehen möchten, benötigen keine Token und können somit frei von Lizenzkosten in die Software eingebunden werden.

Fazit

Durch die Aufteilung der Software in ein Kernsystem und einzelne Funktions-Erweiterungen (Extensions) wird Sciforma 7.0 zu einer sehr modularen Lösung. Das Lizenzmodell unterstützt diesen Ansatz. Im Bereich Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement bietet das Programm einen breiten Funktionsumfang, der alle typischen Projektaufgaben abdeckt und sich dank flexibler Datenstrukturen und Workflows gut an den individuellen Bedarf anpassen lässt. Die neue Bedienoberfläche, die in Ansätzen erstmals mit Version 6 eingeführt wurde, ist nun durchgängig umgesetzt und wirkt aufgeräumt. Das jüngst hinzugekommene kontextabhängige Bedienkonzept ist vielversprechend und es wird interessant sein zu sehen, wie dieser Ansatz zukünftig in den weiteren Modulen, insbesondere im Portfolio- und Budgetmodul, umgesetzt werden wird. Insgesamt positioniert sich Sciforma 7.0 nun als leistungsfähiger "Projektbaukasten", der bereits im Auslieferungszustand die typischen PM-Prozesse abdeckt.

Kontakt

Sciforma GmbH, Heinrich-Hertz-Str. 2, 65232 Taunusstein, Deutschland, Tel. +49 (0)6128 9665‑0, Fax +49 (0)6128 9665‑11, info-de@sciforma.com, www.sciforma.com

 
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