Sie sitzen in einer Verhandlung und Ihr Verhandlungspartner unterbreitet einen Vorschlag, der für Sie inakzeptabel oder uninteressant ist. Nun ist es Ihre Aufgabe, diesen Vorschlag abzulehnen. Das ist nicht einfach, denn "nein" zu sagen ohne die Beziehung zum Gegenüber zu belasten, ist einer der emotional brisantesten Teile der Kommunikation. Nachfolgend erfahren Sie, welche Regeln Sie beachten sollten, wenn Sie ein Angebot ablehnen.

Was Sie tun sollten

Wiederholen Sie den Vorschlag

Einen Vorschlag geradeheraus mit einem "Nein" abzulehnen, brüskiert den Verhandlungspartner und ist nicht ratsam. Wenn Sie einen Vorschlag nicht annehmen möchten, nehmen Sie sich die Zeit, ihn zu wiederholen und teilen Sie im Anschluss Ihre begründete Entscheidung mit. Zum Beispiel: "Sie bieten uns einen Wartungsvertrag für Ihre Software an. Dafür sollen wir monatlich 600 Euro bezahlen. Wir gehen davon aus, dass Ihre Software gut programmiert ist und nicht gewartet werden muss. Wir möchten Ihre Dienste deshalb nur im Bedarfsfall in Anspruch nehmen und nach Aufwand dafür bezahlen."

Lassen Sie sich nicht drängen oder unter Druck setzen

Lassen Sie sich nicht zu einer Entscheidung drängen, wenn Sie noch nicht dazu bereit sind! Manchmal reagieren Verhandlungspartner ungeduldig, wenn sie erfahren, dass die Entscheidung aufgeschoben werden soll. Lassen Sie sich von Äußerungen wie "So etwas muss man doch sofort entscheiden können!", nicht beeindrucken. Erklären Sie ruhig und sachlich, dass Sie die Entscheidung nicht jetzt fällen werden. Sie können den Aufschub damit begründen, dass Sie die Angelegenheit erst überschlafen oder mit jemandem darüber sprechen möchten. Es ist aber auch möglich, keine Begründung zu nennen, sondern einfach zu sagen "Ich bin nicht bereit, diese Entscheidung jetzt zu treffen. Ich werde Sie nächste Woche anrufen."

Bleiben Sie standhaft für den Fall, dass Ihr Verhandlungspartner versucht, Druck auf Sie auszuüben. "Das Angebot ist eine Sonderaktion, die diese Woche ausläuft. Nächste Woche müssen wir wieder die üblichen Preise in Höhe von 680 Euro verlangen!" Fassen Sie das Vorgehen Ihres Gesprächspartners in Worte (Feedback): "Sie versuchen Druck auf mich auszuüben, damit ich mich jetzt entscheide." Und wiederholen Sie danach Ihre Aussage: "Ich bin nicht bereit, diese Entscheidung jetzt zu treffen. Ich werde Sie deshalb nächste Woche anrufen."

Das Wiederholen der ursprünglichen Aussage - man kann es auch den "Schallplatte mit Sprung"-Trick nennen - funktioniert immer dann, wenn Ihr Gegenüber beharrlich versucht, Sie in eine bestimmte Richtung zu dirigieren. Statt des Feedbacks, mit dem Sie Ihrem Gesprächspartner mitteilen, wie seine Worte auf Sie wirken, können Sie seine Aussage auch spiegeln, d.h. Sie machen ihm deutlich, dass Sie ihn verstanden haben: "Sie sagen, dass es eine Sonderaktion ist und dass es nächste Woche wieder teurer sein wird, einen Wartungsvertrag mit Ihnen abzuschließen." Schließen Sie daran die "Schallplatte mit Sprung" an. Dann weiß Ihr Gegenüber, dass Sie ihn verstanden haben und trotzdem bei Ihrer Position bleiben. In unserem Beispiel können Sie hinzufügen, dass Sie als guter Kunde erwarten, dass die Sonderaktion für Sie verlängert wird. Damit geben Sie keine Zusage für den Abschluss, halten aber die Verhandlung am Laufen.

Benutzen Sie klare Worte

Benutzen Sie klare Worte und sagen Sie eindeutig, was Sie wollen und was nicht: "Ich kann diesen Vorschlag nicht annehmen, möchte aber die Verhandlung mit Ihnen fortsetzen." Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie ein Angebot ablehnen werden, vermeiden Sie schwammige Aussagen, wie "Eigentlich will ich das nicht." Mit diesen Worten signalisieren Sie, dass doch noch Verhandlungsspielraum besteht, und Sie das Angebot möglicherweise annehmen, wenn der Verhandlungspartner es modifiziert.

Begründungen sind kein Muss

Es ist nicht erforderlich, dass Sie Ihre Entscheidungen begründen. Nennen Sie nur dann Gründe, wenn Sie es möchten. Eine Begründung hat den Vorteil, dass Ihre Absage für Ihren Verhandlungspartner verständlicher wird. Außerdem wirkt die Begründung auf der Beziehungsebene positiv, da Sie den Gesprächspartner an Ihren Überlegungen teilhaben lassen. Durch eine Begründung geben Sie dem Gesprächspartner andererseits die Möglichkeit, einzuhaken. Er wird versuchen, neue Argumente vorzubringen und Sie zu einer Zustimmung zu bewegen. Eine solche Diskussion ist mühsam und nimmt viel Zeit in Anspruch.

Was Sie nicht tun sollten

Lassen Sie sich nicht einwickeln

Ihr Verhandlungspartner schönt sein Angebot so lange bis Sie denken "Na ja, das klingt doch ganz annehmbar. Ich kann es ja mal versuchen." Hier ist Vorsicht geboten. Wenn sich der Nutzen des Angebots für Sie nicht entscheidend vergrößert hat, ist das Angebot für Sie weiterhin uninteressant und Sie sollten nicht darauf eingehen. Verschieben Sie im Zweifelsfall Ihre Entscheidung.

Lassen Sie sich nicht verunsichern

Lassen Sie sich von Ihrem Verhandlungspartner nicht verunsichern, wenn dieser Ihnen die negativen Konsequenzen Ihrer Entscheidung vor Augen führt. "Fällt die Software aus, kann Ihre Vertriebsabteilung keine Aufträge mehr bearbeiten. Ihre Kollegen werden sich bei Ihnen bedanken, wenn es keinen Wartungsvertrag gibt und sie vielleicht zwei oder drei Tage warten müssen, bis ein Mitarbeiter von uns vorbei kommen kann." Wenn Sie spüren, dass solche Argumente Sie beunruhigen, sollten Sie erst recht von einer raschen Entscheidung Abstand nehmen. Listen Sie in Ruhe noch einmal Ihre Entscheidungsgründe auf, um sie zu überprüfen. Lassen Sie sich auf keinen Fall aufgrund eines schlechten Gewissens oder dem Vorwurf der Unkollegialität zu übereilten Zusagen verleiten.