Spannungsfelder im Projekt frühzeitig erkennen

Oft gibt es schon vor dem Projektstart gefährliche und zunächst nicht sichtbare Spannungsfelder, die sich bei der Projektumsetzung negativ auf den Projekterfolg auswirken können. Die Ursachen liegen häufig in unterschiedlichen Sichtweisen seitens des Projektumsetzers (Lieferanten) und des Kunden zu den Projektinhalten, zur Durchführung und zum Projektmanagement. Die "Start- & Delta-Diagnose", die unser Leser Stefan Vestl entwickelt hat, hilft dabei, solche Unstimmigkeiten frühzeitig aufzudecken. In diesem Tipp stellt er die praxiserprobte Methode vor und beschreibt ihre Anwendung.

Spannungsfelder im Projekt frühzeitig erkennen

Oft gibt es schon vor dem Projektstart gefährliche und zunächst nicht sichtbare Spannungsfelder, die sich bei der Projektumsetzung negativ auf den Projekterfolg auswirken können. Die Ursachen liegen häufig in unterschiedlichen Sichtweisen seitens des Projektumsetzers (Lieferanten) und des Kunden zu den Projektinhalten, zur Durchführung und zum Projektmanagement. Die "Start- & Delta-Diagnose", die unser Leser Stefan Vestl entwickelt hat, hilft dabei, solche Unstimmigkeiten frühzeitig aufzudecken. In diesem Tipp stellt er die praxiserprobte Methode vor und beschreibt ihre Anwendung.

Oft gibt es schon vor dem Projektstart gefährliche und zunächst nicht sichtbare Spannungsfelder, die sich während der Projektumsetzung negativ auf den Projekterfolg auswirken können. Die Ursachen liegen häufig in unterschiedlichen Sichtweisen seitens des Projektumsetzers (Lieferanten) und des Kunden zu den Projektinhalten, zur Durchführung und zum Projektmanagement.

Das Management-Hilfsmittel "Start- & Delta-Diagnose" soll diese Spannungsfelder frühzeitig für den Projektleiter sichtbar machen. Es stellt während der Projektinitiierung - spätestens aber im Projektstartprozess - die Vorstellungen des Umsetzers und des Kunden einander gegenüber, um so die unterschiedlichen Erwartungshaltungen transparent zu machen. Die daraus gewonnen Erkenntnisse eigenen sich auch als Basis für die Chancen- und Risikoanalyse. Aus ihr lassen sich dann die notwendigen Maßnahmen ableiten, um den Projekterfolg sicherzustellen. 

Die Start- & Delta-Diagnose basiert auf einer von mir entwickelten Tabelle, die - analog zur Kontextanalyse - Kernfragen zu den Themengebieten "Projektinhalte & Projektdefinition", "Projektabgrenzung & Kontext", "Projektorganisation" sowie "Projektzeit & -kosten-Budget" auflistet. Neben jeder Frage ist Platz, um die Aussagen vom Projektumsetzer und vom Kunden zu notieren, sowie ein Feld, in dem Unterschiede und Gegensätze der beiden Antworten gekennzeichnet werden können. (Anm. d. Red.: Abonnenten des Projekt Magazins können die vollständige Tabelle von unserer Website herunterladen)

Vorgehensweise

Am besten ist es, die Start- & Delta-Diagnose in Papierform zum Erstgespräch im Rahmen der Projektinitiierung mitzunehmen. Während der Projektvorstellung (Ziele, Teamstart, Ende, Besonderheiten etc.) schreiben Sie in der Spalte "Projektumsetzer" passend zur jeweiligen Fragestellung die Aussagen des Projektauftraggebers in Stichworten mit. Wenn dieser seine Ausführungen beendet hat, bleiben üblicherweise einige Felder frei. Das heißt: Einige Fragen sind noch nicht (ausreichend) beantwortet. Im nächsten Schritt werden daher diese Fragestellungen behandelt, so dass sich die Spalte "Projektumsetzer" lückenlos füllt.

Danach lassen Sie den Projektauftraggeber in die Rolle seines Projektkunden schlüpfen und ihn aus dieser Perspektive das Projekt erläutern. Diese Aussagen notieren Sie - am besten andersfarbig oder mit Bleistift - in die zugehörigen Antwortfelder der Spalte "Projektkunde". Dieser Schritt ist allerdings oft schwierig umzusetzen. Nicht jeder Auftraggeber lässt sich darauf ein.

Gegensätze herausarbeiten

Als Abschluss des Initiierungsgesprächs mit dem Projektumsetzer wiederholen Sie die Antworten aus der Start- & Delta-Diagnose und fassen sie zusammen. Analog dazu gehen Sie - wenn möglich auch noch vor Projektstart - mit Vertretern des Projektkunden vor. Antworten, die sich nicht mit denen des Projektumsetzers decken, tragen Sie in die zugehörige Spalte "Projektkunde" ein. Die fertig ausgefüllten Antwortfelder untersuchen Sie nun auf Gemeinsamkeiten und Gegensätze und kennzeichnen sie in der ersten Spalte. Zum Schluss vermerken Sie die zusammengefassten Erkenntnisse im letzten Abschnitt der Start- & Delta-Diagnose, "potenzielle Risken & Chancen".

Mit dieser Vorgehensweise haben Sie also nicht nur eine vollständige Projektsicht aufgelistet. Sie haben gleichzeitig die Ansatzpunkte herausgearbeitet, anhand derer Sie die Erwartungshaltungen aller Personen synchronisieren, die für den Projekterfolg verantwortlich sind. Auch bei bereits laufenden Projekten eignet sich dieses Tool als Basis für Coaching-Einsätze oder für Kriseninterventionen.

Typische Anwendungsbeispiele

1. Projektinhalte und Produktdefinition
Fragestellungen Projektumsetzer (intern) Projektkunde
Welche Dokumentationen sind Projektbestandteil? Pflichtenheft, technische Dokumentation = Benutzerhandbuch Dokumentation: + eigenes Benutzerhandbuch, Interaktives Hilfetool, Schulungsdokumentationen
Welche Schulungen sind Projektbestandteil? Administratoreinführung, Kunde schult Anwender selbst Schulung: Administratorschulung (dreitägig)
Welche Tests sind Projektbestandteil? Technische Tests, Integrationstests, Abnahmetests Tests: + Friendly Customer Tests
Ist Gewährleistung bzw. Wartung Projektbestandteil? Gewährleistung bzw. Wartung ist im Projekt kalkuliert
Was beinhaltet die Abnahme? Abnahme: Tests entsprechend beschriebenen Funktionalitäten, Übergabe CD mit Source Code, Übergabe Dokumentationen Abnahme = Friendly Customer Tests erfolgreich
  • Dokumentation: Während der Projektumsetzer diese quasi als Abfallprodukt liefern wollte, erwartete der Kunde Hiqh-End-Qualität. Das hätte zusätzliche Personalressourcen mit spezifischem Know how und höhere Kosten zur Folge.
  • Schulung: Auch hier ging der Kunde von High-End-Qualität aus.
  • Abnahme: Die "Friendly Customer Tests" beim Kunden bedeuteten ein späteres Projektende sowie Mehreinsatz seitens des Projektumsetzers.
2. Projektabgrenzung & -kontext
  Fragestellungen Projektumsetzer (intern) Projektkunde
  Wie sieht die Priorisierung aus (Termine-Kosten-Ergebnisse)? Kosten vor Termine vor Ergebnisse Priorisierung: Ergebnisse vor Kosten vor Termine
Wie wird mit Wünschen/Änderungen während des Projekts umgegangen? Nur Pflichtenheft wird umgesetzt, Änderungen/Wünsche werden extra kalkuliert und separat umgesetzt Änderungen: möchte laufend Änderungen durchführen
  • Priorisierung: Der Projektumsetzer hatte knapp kalkuliert und wollte keine Mehrkosten dulden, während für den Kunden die Ergebnisse - im konkreten Fall die Anwenderfreundlichkeit des Softwareprodukts - am wichtigsten war.…

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 1
Alle anzeigen