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Da in Unternehmen die Zahl an Projekten ständig steigt, ist die Geschäftsführung zunehmend daran interessiert, Projekte nicht nur effizient abzuwickeln, sondern sie auch so auszurichten, dass sie effektiv die strategischen Ziele unterstützen. Die Unternehmen betreiben daher verstärkt strategieorientiertes Projektportfolio-Management (PPM). Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dafür ist eine leistungsfähige Software, welche die Unternehmen bei den betreffenden Prozessen unterstützt sowie fundierte Methoden für die Optimierung des Portfolios bereitstellt.
Vor diesem Hintergrund hat Microsoft seine Produktpalette im Bereich Projektmanagement-Software um eine Projektportfoliomanagement-Software erweitert: den Microsoft Office Project Portfolio Server (MOPPS) 2007. Mit diesem ist es möglich, das Portfolio an den strategischen Unternehmenszielen auszurichten, alle Projekte zu kontrollieren und Entscheidungen zu verbessern.
MOPPS 2007 ist eine Weiterentwicklung der Software der Firma United Management Technologies. Das Produkt war bereits vor der Weiterentwicklung unter dem Namen UMT Portfolio Manager 3.3 in zahlenreichen Unternehmen erfolgreich eingesetzt worden. Im Januar 2006 erwarb Microsoft UMT und passte die Software an. Microsoft bietet nun zusammen mit Microsoft Project Professional 2007 und dem Office Project Server 2007 eine vollständige Enterprise Project Management (EPM)-Lösung an, die das operative Projektmanagement mit der strategischen Sicht des Projektportfolio-Managements verbindet.
Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 ist auf den Einsatz in mittleren und großen Unternehmen ausgelegt. Es richtet sich insbesondere an das Top-Management, die Portfolio-Manager, sowie die Projekt-, Programm- und Applikations-Manager.
Für Unternehmen, die MOPPS 2007 einsetzen, eröffnen sich folgende Nutzenpotenziale:
MOPPS 2007 ist in die drei Komponenten "Portfolio Builder", "Portfolio Optimizer" und "Portfolio Dashboard" gegliedert, die sich an den typischen Phasen des Projektportfolio-Managements Erhebung, Planung/Selektion und Steuerung orientieren (Bild 1).
Im Folgenden werden die Komponenten und Leistungsmerkmale des Produkts beschrieben. Darüber hinaus wird gezeigt, wie typische Problemstellungen in Unternehmen mit den Funktionen von MOPPS gelöst werden und welche Nutzenpotentiale sich daraus ergeben.
Projektideen entstehen in der Regel in den verschiedenen Fachbereichen und unterscheiden sich oft deutlich hinsichtlich ihres Aufbaus und ihrer Aussagekraft. Zudem sind Projektanträge nur teilweise durch Projektziele, Terminplan, Business Case, Risiken, Ressourcenbedarf, etc. beschrieben. Insbesondere der strategische Nutzen wird in der Praxis oft nicht gezielt erfasst und bleibt damit - selbst bei einem positiven Business Case - unklar.
Erst wenn alle Projektideen gesammelt und mittels eines zentralen Antragswesens eine gemeinsame Datenbasis geschaffen wird, kann die Geschäftsführung sie nach einheitlichen Kriterien beurteilen und somit das gesamte Projektportfolio strategisch steuern.