Teamarbeit in verteilten Homeoffices: (Wie) kann das gut funktionieren?

InLoox

Seit Corona unser Zusammenleben gehörig durcheinandergebracht hat, haben viele Projekte die Arbeit in verteilte Homeoffices verlagert. Für Teams, die normalerweise vor Ort zusammenarbeiten, war und ist das keine einfache Situation. Denn neben zuverlässigen Fernzugriffen auf Daten und Programme stellt „Remote“ neue Anforderungen an die Organisation von Zusammenarbeit. InLoox Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel berichtet, wie das eigene Team schnell und konsequent auf Homeoffice umgestellt hat und gibt Tipps, wie sich diese Veränderung und die verteilte Zusammenarbeit gut meistern lassen.

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Teamarbeit in verteilten Homeoffices: (Wie) kann das gut funktionieren?

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Seit Corona unser Zusammenleben gehörig durcheinandergebracht hat, haben viele Projekte die Arbeit in verteilte Homeoffices verlagert. Für Teams, die normalerweise vor Ort zusammenarbeiten, war und ist das keine einfache Situation. Denn neben zuverlässigen Fernzugriffen auf Daten und Programme stellt „Remote“ neue Anforderungen an die Organisation von Zusammenarbeit. InLoox Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel berichtet, wie das eigene Team schnell und konsequent auf Homeoffice umgestellt hat und gibt Tipps, wie sich diese Veränderung und die verteilte Zusammenarbeit gut meistern lassen.

Herr Dr. Tremel, in den letzten Wochen und Monaten hat das Corona-Virus viele Teams gezwungen, ihre Arbeit ins Homeoffice zu verlagern. Wie haben Sie diese Zeit erlebt?

Wir standen wie viele andere auch vor einer völlig neuen Situation. Denn Homeoffice war zuvor bei uns kein Thema. Als sich im März die Corona-Situation zuspitzte, haben wir von jetzt auf gleich eine datenschutzkonforme Homeoffice-Infrastruktur geschaffen. Dieses Angebot wurde umfassend angenommen. 48 Stunden nach Start des „Umzugs“ war nur noch eine Rumpfmannschaft im Büro. Der Rest unserer Belegschaft arbeitete von zuhause aus.

Die Telefonanlage erwies sich als Glücksfall.

Welche Elemente hatte Ihre Homeoffice-Intrastruktur?

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nahmen einfach ihr Headset mit, manche auch ein Notebook und Bildschirme. Die Hardware-Ausrüstung fürs Homeoffice war größtenteils improvisiert. Nachdem unser internes IT-Team in einem Kraftakt die Voraussetzung für sichere VPN-Verbindungen über die Firewall eingerichtet hatte, konnten sich alle mithilfe von Zertifikaten und Single-Sign-On anmelden. Als großer Vorteil hat sich erwiesen, dass wir bereits eine intelligente Telefonanlage hatten. So waren alle über das Softphone am PC unter ihrer Büronummer erreichbar. Wenn man von gelegentlichen kleinen Verzögerungen bei der Datenübertragung absieht, konnten alle zuhause genauso arbeiten wie im Office. Die Kunden und Partner haben den Umzug in der Regel gar nicht gemerkt.

Was haben Sie von Ihren Kunden zu dieser Situation mitbekommen?

Fast alle haben berichtet, dass sie die Arbeit teilweise oder komplett ins Homeoffice verlagert haben. Dabei war es für viele eine große Herausforderung, die benötigte Infrastruktur auf die Beine zu stellen. Vor allem größere Firmen hatten beispielweise Schwierigkeiten die benötigte Anzahl an Notebooks auf dem Markt zu beschaffen oder die Bandbreite für VPN bereitzustellen. Manchen kleineren und mittleren Unternehmen fehlte das interne Know-how, um die Plattformen und externen Zugriffe aufzubauen. Viele Dienstleister waren ausgebucht. Auch die telefonische Erreichbarkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war und ist eine Herausforderung.

War auch der fehlende persönliche Kontakt von Anfang an ein Thema?

Wir bei InLoox hatten das Glück, dass wir wegen der vielen Kundenkontakte bereits viele Tools für Präsentation und Kollaboration kannten und nutzten, etwa Teamviewer, Teams, joinme, Webex, GoToWebinar, GoToMeeting oder Facetime. So fiel es uns leicht, bisher analoge Kommunikationsroutinen wie das tägliche Standup-Meeting im Entwicklungsteam auf virtuell umzustellen. Andere schnelle Erfolge kamen beispielsweise aus dem Marketing-Team, das sich zuvor im gemeinsamen Büro immer sehr eng abgestimmt hatte. Die Kolleginnen kamen überein, sich bei Arbeitsbeginn mit einem „guten Morgen“ zu melden und sich am Ende des Tages wieder zu verabschieden. Den aktuellen Status – verfügbar, online aber beschäftigt, nicht am Platz – zeigt eine Ampel an. In einem täglichen Meeting um 10 Uhr morgens bringt jede und jeder die anderen auf den neuesten Stand: Was hat sich getan? Was ist heute geplant? Wo gibt es besondere Erfolge, Schwierigkeiten oder Probleme?

Wie uns Kunden berichteten, wurden die Büros teilweise im Schichtbetrieb besetzt, um Abstand zu wahren und bei Quarantäne einsatzfähig zu bleiben. Viele waren natürlich froh, mit InLoox schon eine Plattform zu haben, die Projekt- und Teamarbeit unterstützt. Aber die Frage, wie man die fehlenden persönlichen Kontakte ersetzen kann, ist sicher noch nicht abschließend beantwortet.

Haben sich die Interessen Ihrer Software-Kunden in den letzten Monaten verändert?

Ja, mit dem Trend zum Homeoffice sind Cloudlizenzen deutlich mehr gefragt. Viele On-Premise-Bestandskunden nutzen unser Umstiegsangebot im Rahmen der Go-Cloud-Initiative. Bei Interessenten kommt unsere neue Starter Edition als unkomplizierte und kostenlose Möglichkeit für den Start ins Online- und Cloud-Projektmanagement sehr gut an. Cloud-Produkte überzeugen gerade dann, wenn Geschwindigkeit zählt, denn die Kunden müssen sich über die Online-Schaltung keine Gedanken mehr machen und keine so hohen Investitionsbudgets bereitstellen wie bei On-Premise-Lösungen. Auch die neue Möglichkeit, InLoox mit Microsoft Teams zu integrieren, traf einen Nerv.

Eine der häufigsten Fragen in der Pandemie war und ist: Wie können wir unsere Kommunikation intensivieren und gleichzeitig eine E-Mail-Flut verhindern? Hier können Plattformen, Projekt- und Collaboration Tools, Teamsoftware, Chat-Systeme und viele weitere integrative Lösungen gut unterstützen. Einfach nur die vorhandene Intrastruktur aus der Büroumgebung auf Remote-Arbeitsplätze zu erweitern reicht definitiv nicht aus.

Vertrauensarbeitsort statt obligatorischer Büropräsenz

Wo stehen wir heute und wie wird es Ihrer Einschätzung nach weitergehen?

Inzwischen sind die Corona-Regelungen mit ihren Distanzierungsgeboten in der Arbeitswelt von der Ausnahmesituation in eine Art Routine übergegangen. Eher wenige sind vollständig zur ursprünglichen Situation zurückgekehrt. Die neue Homeoffice-Situation erfährt zunehmende Akzeptanz.

Wir selbst haben einen kompletten Schwenk gemacht von der obligatorischen Büropräsenz hin zum Vertrauensarbeitsplatz. Wir überlassen die Wahl des Arbeitsortes den einzelnen Beschäftigten: 100 Prozent Homeoffice, 100 Prozent Büro oder jede Abstufung dazwischen. Das ist unser neuer Standard für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen Abteilungen. Vereinbarte Kernzeiten gewähren, dass die Erreichbarkeit für Kunden und Kollegen weiterhin passt. Das umfassende Homeoffice-Angebot hat sich übrigens bereits als ein großes Plus bei Neueinstellungen erwiesen, weil sich jetzt mehr Bewerberinnen und Bewerber aus weiter entfernten Heimatorten angesprochen fühlen.

Da stellt sich umso mehr die Frage, wie Teamgeist entstehen und gelebt werden kann ...

Ja, und da ist eines klar: Persönliche Kontakte sind nach wie vor wichtig. Wir versuchen Akzente zu setzen und haben beispielsweise kürzlich alle zu einem Austausch mit anschließendem Grillfest eingeladen, auch mit der Möglichkeit remote dabei zu sein und natürlich unter Berücksichtigung relevanter Hygiene- und Abstandsregelungen. Obwohl der Termin nicht verpflichtend war, kamen alle Kollegen. Darüber hinaus haben sich viele kleine Rituale der persönlichen Begegnung zwischen den Beschäftigten entwickelt, wie verabredete gemeinsame Bürotage oder Mittagessen.

Generell gilt nach unserer Erfahrung: Weil wir Menschen eben auch über Mimik, Gestik und Haltung kommunizieren, sind bei schwierigeren Themen Face-to-Face-Meetings oder zumindest Video-Chats der reinen Telefonie weit überlegen.

Mit Respekt und Ermutigung dem Rückzug entgegenwirken.

Haben Sie Ideen, wie Unternehmen sicherstellen können, dass die Arbeit trotz Homeoffice weiter so gut läuft wie bisher?

Wichtig sind Impulse für das Gedeihen einer Kultur des Vertrauens, keine Kontrollsysteme. Bei InLoox haben wir ein Zeiterfassungs-Tool, über das man sich mobil an- und abmeldet. Alle Beschäftigten haben quantifizierbare Ziele, die sie in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchten und die eine gute Grundlage bieten, sich über die Arbeit qualifiziert auszutauschen. Es wird nicht hinterfragt, geschweige denn überprüft, ob jemand an seinem Arbeitsplatz zuhause tatsächlich arbeitet. Wir vertrauen darauf, dass die Kolleginnen und Kollegen ihre Verantwortung kennen und wahrnehmen. In die Weiterentwicklung der Homeoffice-Kultur müssen die Erfahrungen aller einfließen, wie bei anderen Change Projekten auch.

Würden Sie empfehlen, so einen Austausch systematisch zu steuern?

In den vergangenen Monaten wurde umständehalber vieles spontan organisiert – mit großem Erfolg, wie zumindest meine persönlichen Erfahrungen gezeigt haben. Wenn Eltern mit schulpflichtigen Kindern trotz Schul- und Kitaschließungen ihren Job gut hinbekommen, dann verdient das großen Respekt und Anerkennung. Viele Teams haben intern Möglichkeiten gesucht und gefunden, um ihre Zusammenarbeit zu verbessern.

Inzwischen liegen viele Erfahrungen dazu vor und so ist es durchaus sinnvoll, diese systematisch zu eruieren, etwa über regelmäßige Befragungen, was gut gefällt und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Auch standardisierte Stimmungsbarometer wären interessant.

Gibt es noch andere Aspekte, die den Erfolg von Homeoffice in der Teamarbeit entscheidend beeinflussen?

Ich denke, wir müssen aufpassen, dass die weniger online-affinen oder eher stillen Menschen durch die Remote-Arbeit nicht ins Hintertreffen geraten. Manche finden es unangenehm, wenn die Videokamera während eines Termins auf sie gerichtet ist. Andere haben vielleicht technische oder funktionale Schwierigkeiten mit den neuen Tools umzugehen. Führt das zu Rückzug, fällt dieser tendenziell weniger auf als Zurückhaltung in Präsenzmeetings. Dann droht nicht nur wertvoller Input verloren zu gehen, sondern auch die Betroffenen fühlen sich zunehmend unwohl. Es ist Teil einer guten virtuellen Führungs- und Teamkultur, mit Respekt und Ermutigung dagegenzuhalten.

Herr Dr. Tremel, herzlichen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Elisabeth Wagner

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