Bei internen wie auch bei externen Projekten gehört es zu den Aufgaben des Projektleiters, Texte zu verfassen. Egal ob diese Texte fachbezogen sind, also die Projektdurchführung oder Leistungen der Vertragspartner betreffen, oder rechtliche Regelungen enthalten: Wichtig ist in jedem Fall, dass diese Texte nicht nur sachlich richtig, sondern dass sie auch richtig formuliert sind, das heißt: vollständig, verständlich und zielgerichtet.

Sind sie das nicht, können die Vertragspartner den Inhalt im Hinblick auf ihre Interessenlage unterschiedlich auslegen. Vor allem bei externen Projekten, wenn ein Festpreis oder Fixtermin vereinbart ist, kommt es schnell zur gegensätzlichen Interpretation und damit zu Spannungen. Zudem hat der Wortlaut juristische Relevanz und kann z.B. darüber entscheiden, wie viel Leistung der Auftragnehmer erbringen muss, wenn ein Festpreis vereinbart war, oder wer beim Scheitern eines Projekts den Schaden trägt.

Mit vollständigen und verständlich formulierten Dokumenten fördern Sie hingegen den Projekterfolg, denn Sie verringern die Wahrscheinlichkeit, dass es zum Streit über den Inhalt einer Vereinbarung oder eines sonstigen Texts kommt. Im Folgenden erfahren Sie, auf was es beim Verfassen von Texten ankommt und auf was Sie darüber hinaus achten sollten, wenn Sie Dokumente erstellen, die im Zusammenhang mit einem Vertrag stehen.

Texte vollständig, verständlich und zielgerichtet formulieren

Vollständig formulieren

"Vollständig formulieren" bedeutet nicht, möglichst "viel zu regeln". Es geht vielmehr darum, dass Sie diejenigen Inhalte, die Sie für regelungsbedürftig halten, "vollständig" formulieren und so dazu beitragen, Klarheit zu schaffen. Meist geht es in Ihren Texten um Inhalte, in denen Sie ohnehin Fachmann sind, z.B. um die Projektdurchführung oder um Leistungen der Vertragspartner. Welche Dinge regelungsbedürftig sind, sagen Ihnen in erster Linie Ihre Fachkenntnisse.

Bei solchen Texten kommt es darauf an, dass Sie diese vollständig formulieren. Sonst können die Vertragspartner später darüber streiten, wie Ihre Formulierung zu ergänzen ist.

Beispiele

In einem Beratungsvertrag mit einem freien Mitarbeiter stand: "Stunde 80 Euro zzgl. MwSt., Obergrenze 16.000 Euro zzgl. MwSt." - eine halbe Seite später hieß es: "Pkw Kilometer 0,30 Euro." Ist die letzte Zahl netto oder brutto zu verstehen? Beide Interpretationen lassen sich vertreten.

In einem Projekt soll die Lieferung der Hardware im Laufe von drei Jahren abgewickelt werden. Dazu heißt es im Vertrag: "Die Preisbindung beträgt zwei Jahre." Es ist unklar, welchen Preis der Auftragnehmer nach Ablauf dieser Frist für die restliche Hardware verlangen darf.

„Wir gehen davon aus, dass die Arbeiten spätestens einen Monat nach Vertragsabschluss begonnen und nach vier Monaten abgeschlossen werden.“ Vier Monate nach welchem Ereignis?

In manchen Texten von Ihnen geht es auch um rechtliche Regelungen. Verständlicherweise ist es für Sie nicht möglich zu beurteilen, was rechtlich erforderlich ist. Das ist auch nicht nötig, denn hier kommt Ihnen das Vertragsrecht zu Hilfe. Mit seinen Rechtsvorschriften regelt es im Prinzip alles und zwar ziemlich vernünftig. Eigentlich bräuchten Sie nichts Rechtliches zu regeln.

Es gibt jedoch ein Problem: Viele gesetzliche Rechtsvorschriften sind vage formuliert. Somit können die Vertragspartner sie im Hinblick auf ihre Interessenlage unterschiedlich - also gegensätzlich - interpretieren und über deren "richtige" Auslegung streiten. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) steht z.B., dass bestimmte Leistungen, wie beispielsweise Anpassungsprogrammierungen, "zügig" erstellt werden müssen. Was "zügig" bedeutet, kann man sehr verschieden sehen, wenn der Liefertermin nicht ausdrücklich festgelegt wurde. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie deshalb diejenigen Rechtsvorschriften, die Sie im Hinblick auf das Projekt und auf Ihre Bedürfnisse für wichtig halten, konkretisieren - d.h. möglichst wenig Interpretationsspielraum lassen. Mit anderen Worten: Regeln Sie das, was Sie für wichtig halten.