Track Timesheet: Zeiterfassung – einfach und schnell

Bei so mancher Projektmanagement-Software werden Fortschritts- und Projektzeit-Erfassung eher als Nebensache behandelt. Das bedeutet ein Manko, schließlich stellen Rückmeldungen aus den Projektteams eine wichtige Grundlage für aktuelle Informationen sowohl für Projekte als auch für Projektportfolios dar. Das Hamburger Beratungsunternehmen SOLVIN nimmt sich dem an, indem es mit seinem Add-On TrackTimesheet für Microsoft Project Server die Zeiterfassung in den Vordergrund stellt. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Software für Sie genauer angesehen.

Von einer neuen Projektmanagement-Software wird häufig Großes erwartet: Die Projektleitung soll im Alltag unterstützt werden und das PMO endlich jederzeit einen aktuellen Überblick über die Projekte erhalten. Führungskräfte wissen zukünftig auf Knopfdruck, in welchen Projekten ihre Mitarbeiter unterwegs sind. Bei aller Euphorie wird dabei leicht vergessen, dass für die Vorteile, die aus integrierten Projektdaten in einer zentralen Software sicherlich entstehen können, eines zu gewährleisten ist: Die Daten müssen zunächst erst einmal eingegeben werden. Für aktuelle Informationen – ob im Projekt oder im Projektportfolio – sind die Rückmeldungen aus den Projektteams eine wichtige Grundlage. Trotzdem wird die Fortschritts- und Projektzeit-Erfassung noch in so manchen Produkten eher als Nebensache behandelt. Das Hamburger Beratungsunternehmen SOLVIN stellt mit seinem Add-On TrackTimesheet für Microsoft Project Server dagegen die Zeiterfassung in den Vordergrund.

Der Projektmitarbeiter als Maß der Dinge

Der Funktionsumfang von TrackTimesheet ist damit eigentlich auch schon beschrieben: Die Software ermöglicht es, Zeiten für Projekte und Alltags-Aktivitäten zu erfassen und kann die Zeiterfassung in Microsoft Project ersetzen. Die interessanten Punkte liegen allerdings im Detail, denn TrackTimesheet verpackt die typischen Zeiterfassungsfunktionen auf besonders anwenderfreundliche Weise und bietet darüber hinaus eine Vielzahl von Funktionen, die weit über die Bordmittel der meisten PM-Softwareprodukte hinausgehen.

Die Bedienoberfläche der neuen Version 4.0 ist in Microsoft SharePoint integriert und an das aktuelle Kachel-Design von Windows 8 angepasst. Auf der Startseite erwarten den Anwender Kacheln u.a. zu einer Stoppuhr für den direkten Zugriff auf das eigene Zeiterfassungsformular. Weitere Kacheln erlauben den Zugriff z.B. auf Zeiterfassungen, die noch zur Freigabe übermittelt werden müssen oder zu möglichen Rückmeldungen der Vorgesetzten zu bereits übermittelten Zeiten. Weil jede Kachel die wichtigsten Informationen gleich mit anzeigt, etwa die laufende Zeit der Stoppuhr oder die Zahl der noch einzureichenden Zeitrückmeldungen, dient die knappe Übersicht zugleich als Dashboard. Auf einen Blick erkennt der Anwender zum Beispiel, ob einige seiner übermittelten Zeiten abgelehnt wurden (Bild 1).

Bild 1: Die Kacheln beim Start von TrackTimesheet verdeutlichen auf einen Blick, welche Zeiten noch freizugeben sind oder abgelehnt wurden.

Stoppuhr für Computerarbeiter

Wer ohnehin meist direkt am Computer arbeitet, kann mit der Stoppuhrfunktion seine Zeiterfassung direkt aus der Startansicht der Software heraus starten. Ein Klick auf die Stoppuhrkachel reicht aus – es empfiehlt sich allerdings, vorher noch eine kurze Beschreibung für die Zeitnahme einzutippen. Auf der Stoppuhr-Kachel beginnt dann ein grünes Ampelmännchen fleißig zu laufen, gleichzeitig erscheint eine Anzeige mit der aktuell gearbeiteten Zeit. Der Vorteil einer Stoppuhr liegt weniger in den sekundengenauen Anfangs- und Endzeiten, die bei der Abrechnung ohnehin gerundet werden. Mit der Stoppuhr können Anwender vielmehr sehr einfach die Wechsel zwischen ihren Tätigkeiten festhalten. Das ist im Alltag oft deutlich schneller als ein Eintrag in eine Zeiterfassungstabelle – sofern man ohnehin am Computer sitzt. Softwareentwickler, die an verschiedenen Projekten arbeiten oder parallel auch die eine oder andere Kundenanfrage im Support beantworten müssen, können so leicht über den Tag verteilt ihre Zeiterfassung nebenbei führen. Sollen die gestoppten Zeiten korrigiert werden oder ist beispielsweise eine Projektbesprechung zu erfassen, die nicht am Computer mitgestoppt wurde, dann ist dies problemlos in der Zeiterfassungstabelle möglich.

Die Zeiterfassungstabelle als Herzstück der Anwendung

Die Zeiterfassungstabelle ist das zentrale Werkzeug für alle Anwender, die ihre Zeiten am Ende des Tages, der Woche oder gar des Monats erfassen. Sie zeigt alle Projekte und Vorgänge, auf die der Anwender Zeiten zurückmelden kann. TrackTimesheet arbeitet mit Ribbon-Navigationsleisten im Stil von Office 2013 – allerdings bleiben die wichtigsten Aktionskacheln, etwa für die Stoppuhr oder die Weiterleitung von Zeiten an Vorgesetzte, immer im Blick (Bild 2). Diese Mischung aus zwei Bedienkonzepten ist ungewöhnlich, wirkt allerdings in ihrer konkreten Umsetzung übersichtlich.

Stoppuhr-Vorgänge, die bestenfalls mit einem Kommentartext versehen wurden, aber noch keinem Projekt zugeordnet wurden, führt die Tabelle in einem gesonderten Bereich "Time Notes" ("Notizzettel") auf. Dieser Bereich ist das Sammelbecken für spontan erfasste Zeitbuchungen, die noch unvollständig sind und möglicherweise noch keinem Projekt zugeordnet werden können. Hier kann sie der Anwender

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