Track Timesheet: Zeiterfassung – einfach und schnell

Bei so mancher Projektmanagement-Software werden Fortschritts- und Projektzeit-Erfassung eher als Nebensache behandelt. Das bedeutet ein Manko, schließlich stellen Rückmeldungen aus den Projektteams eine wichtige Grundlage für aktuelle Informationen sowohl für Projekte als auch für Projektportfolios dar. Das Hamburger Beratungsunternehmen SOLVIN nimmt sich dem an, indem es mit seinem Add-On TrackTimesheet für Microsoft Project Server die Zeiterfassung in den Vordergrund stellt. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Software für Sie genauer angesehen.

Von einer neuen Projektmanagement-Software wird häufig Großes erwartet: Die Projektleitung soll im Alltag unterstützt werden und das PMO endlich jederzeit einen aktuellen Überblick über die Projekte erhalten. Führungskräfte wissen zukünftig auf Knopfdruck, in welchen Projekten ihre Mitarbeiter unterwegs sind. Bei aller Euphorie wird dabei leicht vergessen, dass für die Vorteile, die aus integrierten Projektdaten in einer zentralen Software sicherlich entstehen können, eines zu gewährleisten ist: Die Daten müssen zunächst erst einmal eingegeben werden. Für aktuelle Informationen – ob im Projekt oder im Projektportfolio – sind die Rückmeldungen aus den Projektteams eine wichtige Grundlage. Trotzdem wird die Fortschritts- und Projektzeit-Erfassung noch in so manchen Produkten eher als Nebensache behandelt. Das Hamburger Beratungsunternehmen SOLVIN stellt mit seinem Add-On TrackTimesheet für Microsoft Project Server dagegen die Zeiterfassung in den Vordergrund.

Der Projektmitarbeiter als Maß der Dinge

Der Funktionsumfang von TrackTimesheet ist damit eigentlich auch schon beschrieben: Die Software ermöglicht es, Zeiten für Projekte und Alltags-Aktivitäten zu erfassen und kann die Zeiterfassung in Microsoft Project ersetzen. Die interessanten Punkte liegen allerdings im Detail, denn TrackTimesheet verpackt die typischen Zeiterfassungsfunktionen auf besonders anwenderfreundliche Weise und bietet darüber hinaus eine Vielzahl von Funktionen, die weit über die Bordmittel der meisten PM-Softwareprodukte hinausgehen.

Die Bedienoberfläche der neuen Version 4.0 ist in Microsoft SharePoint integriert und an das aktuelle Kachel-Design von Windows 8 angepasst. Auf der Startseite erwarten den Anwender Kacheln u.a. zu einer Stoppuhr für den direkten Zugriff auf das eigene Zeiterfassungsformular. Weitere Kacheln erlauben den Zugriff z.B. auf Zeiterfassungen, die noch zur Freigabe übermittelt werden müssen oder zu möglichen Rückmeldungen der Vorgesetzten zu bereits übermittelten Zeiten. Weil jede Kachel die wichtigsten Informationen gleich mit anzeigt, etwa die laufende Zeit der Stoppuhr oder die Zahl der noch einzureichenden Zeitrückmeldungen, dient die knappe Übersicht zugleich als Dashboard. Auf einen Blick erkennt der Anwender zum Beispiel, ob einige seiner übermittelten Zeiten abgelehnt wurden (Bild 1).

Bild 1: Die Kacheln beim Start von TrackTimesheet verdeutlichen auf einen Blick, welche Zeiten noch freizugeben sind oder abgelehnt wurden.

Stoppuhr für Computerarbeiter

Wer ohnehin meist direkt am Computer arbeitet, kann mit der Stoppuhrfunktion seine Zeiterfassung direkt aus der Startansicht der Software heraus starten. Ein Klick auf die Stoppuhrkachel reicht aus – es empfiehlt sich allerdings, vorher noch eine kurze Beschreibung für die Zeitnahme einzutippen. Auf der Stoppuhr-Kachel beginnt dann ein grünes Ampelmännchen fleißig zu laufen, gleichzeitig erscheint eine Anzeige mit der aktuell gearbeiteten Zeit. Der Vorteil einer Stoppuhr liegt weniger in den sekundengenauen Anfangs- und Endzeiten, die bei der Abrechnung ohnehin gerundet werden. Mit der Stoppuhr können Anwender vielmehr sehr einfach die Wechsel zwischen ihren Tätigkeiten festhalten. Das ist im Alltag oft deutlich schneller als ein Eintrag in eine Zeiterfassungstabelle – sofern man ohnehin am Computer sitzt. Softwareentwickler, die an verschiedenen Projekten arbeiten oder parallel auch die eine oder andere Kundenanfrage im Support beantworten müssen, können so leicht über den Tag verteilt ihre Zeiterfassung nebenbei führen. Sollen die gestoppten Zeiten korrigiert werden oder ist beispielsweise eine Projektbesprechung zu erfassen, die nicht am Computer mitgestoppt wurde, dann ist dies problemlos in der Zeiterfassungstabelle möglich.

Die Zeiterfassungstabelle als Herzstück der Anwendung

Die Zeiterfassungstabelle ist das zentrale Werkzeug für alle Anwender, die ihre Zeiten am Ende des Tages, der Woche oder gar des Monats erfassen. Sie zeigt alle Projekte und Vorgänge, auf die der Anwender Zeiten zurückmelden kann. TrackTimesheet arbeitet mit Ribbon-Navigationsleisten im Stil von Office 2013 – allerdings bleiben die wichtigsten Aktionskacheln, etwa für die Stoppuhr oder die Weiterleitung von Zeiten an Vorgesetzte, immer im Blick (Bild 2). Diese Mischung aus zwei Bedienkonzepten ist ungewöhnlich, wirkt allerdings in ihrer konkreten Umsetzung übersichtlich.

Stoppuhr-Vorgänge, die bestenfalls mit einem Kommentartext versehen wurden, aber noch keinem Projekt zugeordnet wurden, führt die Tabelle in einem gesonderten Bereich "Time Notes" ("Notizzettel") auf. Dieser Bereich ist das Sammelbecken für spontan erfasste Zeitbuchungen, die noch unvollständig sind und möglicherweise noch keinem Projekt zugeordnet werden können. Hier kann sie der Anwender nachträglich einer Projektaufgabe zuordnen, indem er einfach in die Spalte "Projekt/Aufgabe" klickt und die passende Aktivität aus einer Liste auswählt. Auch weitere Angaben, wie der Kommentar zur Zeitrückmeldung, die Tätigkeits-Kategorie oder Informationen zur Abrechenbarkeit lassen sich direkt in der Tabelle ändern. Nach einem Klick auf Speichern verschiebt die Software die betreffende Buchungszeile aus dem Bereich "Time Notes" in das entsprechende Projekt. Über die Kachel-Navigation kann auch während der Arbeit in der Tabelle jederzeit eine Stoppuhr gestartet werden. Stoppuhr und Tabelle lassen sich so leicht verbinden.

Bild 2: Übersichtliche Darstellung der Zeiterfassungstabelle mit Ribbon-Navigationsleiste und den wichtigsten Aktionskacheln.
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Um die Tabelle nicht zu überfrachten, arbeitet TrackTimesheet zusätzlich mit kleinen Dialogfenstern, die ergänzende Informationen liefern oder weitere Eingaben ermöglichen. Neben dem Namen jeder Aufgabe in der Zeittabelle findet der Anwender beispielsweise ein kleines Informations-"i". Beim Klick darauf blendet die Software die geplanten Start- und Endtermine ein, ebenso wie die bislang insgesamt aufgelaufenen Stunden sowie Plan- und Restwerte. Wenn der Anwender meint, mit den verbleibenden Reststunden nicht hinzukommen oder sicher ist, deutlich schneller fertig zu werden, reicht ein Klick auf das Kalendersymbol neben dem Vorgangsnamen. In dem daraufhin eingeblendeten Dialogfenster kann er den korrigierten Restaufwand und einen Kommentar zu seiner Änderung eintragen.

Alles in allem merkt man der Software an, dass sie vor allem auf die Projektmitarbeiter ausgerichtet ist und deren Anforderungen in den Vordergrund stellt. Steigt dadurch die Bereitschaft zur genaueren Zeiterfassung, kommt dies in Form aktueller und zutreffender Daten indirekt auch Projektleitern, Lenkungsausschüssen und dem PMO zu Gute. Vor allem im Dienstleistungsbereich ist Zeit zudem oft im wahrsten Sinne des Wortes Geld: Wird die Zeiterfassung sehr einfach, sinkt das Risiko, dass abrechnungsrelevante Projektzeiten unter den Tisch fallen.

Die Arbeit in der Zeiterfassungstabelle gestaltet sich insgesamt einfach, das Programm überzeugt mit einer durchgängigen Tastatursteuerung für Vielnutzer und einer intuitiven Bedienerführung für gelegentliche Anwender. Dadurch lässt sich die Software ähnlich leicht wie ein Tabellenkalkulationsblatt bedienen, wacht allerdings dabei stets über die Plausibilität der Daten und bietet weitaus mehr Funktionen.

Projektzeiten administrieren

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter gilt es weiter zu bearbeiten. TrackTimesheet bietet dafür Funktionen, mit denen die Zeiten zunächst geprüft und freigegeben werden können. Außerdem hilft die Software dabei, die erfassten Zeiten für die Abrechnung vorzubereiten. Gerade im Dienstleistungsbereich, wenn die Abrechnung nach Aufwand erfolgt, spart eine durchgängige Zeiterfassung, die sowohl den Projektfortschritt protokolliert als auch die Abrechnungsnachweise liefert, wertvolle Zeit.

Abrechnung von Projektleistungen

Um erbrachte Projektleistungen nach Aufwand abrechnen zu können, sind oft detaillierte Zeitnachweise erforderlich. Gerade in diesem Bereich bietet TrackTimesheet weitaus mehr Funktionen als Microsoft Project. Beispielsweise ist es möglich, die Software so zu konfigurieren, dass für einen einzelnen Vorgang auch mehrere Zeitbuchungen pro Tag eingegeben werden können. Zu den jeweiligen Buchungen erfasst der Anwender bei Bedarf auch Kommentare und Leistungsarten. So können etwa Entwickler die Projektbesprechung am Vormittag sowie die Programmierung am Nachmittag erfassen. Gestoppte Zeiten rundet das Programm auf Wunsch automatisch gemäß der Vereinbarung mit dem Projektauftraggeber, etwa auf angefangene 30 Minuten oder für die Abrechnung nach Tagessätzen.

Mit den Leistungsarten lässt sich die Projektplanung vereinfachen, ohne zwingend Abstriche bei der Zeiterfassung hinnehmen zu müssen. Ein mehrwöchiger Vorgang für die Entwicklung einer IT-Komponente braucht nicht eigens unterteilt zu werden, nur um die Aufwände des Teams für Konzeption, Entwicklung, Dokumentation und die Tests voneinander unterscheiden zu können. Stattdessen wählen die Mitarbeiter einfach die entsprechenden Leistungsarten aus, wenn sie ihre Zeiten auf den Entwicklungsvorgang verbuchen. Die Liste der angebotenen Leistungsarten kann dem Projekt angepasst werden; umfangreiche Listen lassen sich als Baum strukturieren.

Administration und Genehmigungsworkflows

Bevor die Rückmeldungen der Mitarbeiter in den Projektfortschritt und damit in weitere Auswertungen einfließen, ist in der Regel eine Freigabe erforderlich. Oft genehmigen etwa Projektleiter die Zeiterfassung, mitunter zusätzlich auch noch die Vorgesetzten der Mitarbeiter. Um einen Genehmigungsworkflow zu starten und damit seine "Stundenzettel" abzugeben, markiert der Anwender die betreffenden Zeitrückmeldungen in der Zeittabelle und klickt anschließend auf die Kachel mit dem Pfeil (Bild 2), auf der eine Zahl bereits anzeigt, wie viele erfasste Zeiteinträge noch auf die Weiterleitung zur Genehmigung warten. Gerade zum Monatsabschluss wird so auf einen Blick deutlich, ob noch Zeiten einzureichen sind. Damit die Auswahl schneller von der Hand geht, kann der Anwender seine Zeiten mit den Funktionen in der Ribbonleiste nach Projekten, Zeiträumen und Genehmigungsstatus filtern. Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche lassen sich auch alle Zeiten der ausgewählten Woche auf einen Schlag zur Genehmigung einreichen.

Bild 3: Für Führungskräfte stellt TrackTimesheet die zu genehmigenden Zeiten übersichtlich in einer Liste dar.
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Wer Zeiten genehmigen soll, findet in den Ribbons den Button "Meine Genehmigungen", der zur Liste aller abgegebenen Zeiten führt (s. Bild 3). Die Liste lässt sich nach Projekten oder Mitarbeitern gruppieren. Etwaige Überbuchungen, also die über die geplanten Aufwände hinaus gehenden Zeiten, kennzeichnet TrackTimesheet deutlich mit einem roten Pfeil. Auch Führungskräfte oder Ressourcenmanager profitieren von den Filterfunktionen, mit denen sich schnell alle Zeiten heraussuchen lassen, die bereits abgegeben aber noch nicht genehmigt wurden.

Nachdem die zu genehmigenden Zeiten per Mausklick oder Tastendruck markiert wurden, reicht zur Genehmigung ein Klick auf die Schaltfläche "Markierte genehmigen". Ebenso leicht kann eine Zeiterfassung abgelehnt und mit einem Kommentar versehen an den Mitarbeiter zurückgegeben werden, damit dieser sie beispielsweise einer anderen Leistungsart zuweist oder einen Tippfehler im Buchungskommentar für die externe Abrechnung korrigiert. Wenn die Systemeinstellungen es erlauben, können solche Korrekturen auch direkt durch den Genehmigenden vorgenommen werden, der dann anschließend die korrigierte Buchung sofort freigeben kann.

Zusammenspiel mit Microsoft Project

TrackTimesheet speichert sämtliche Daten zunächst in einer eigenen Datenbank. Dadurch ist es der Software möglich, weitaus detailliertere Informationen zu dokumentieren als Microsoft Project dies kann. Außerdem sind somit eigene Schnittstellen, etwa zu Zugangskontrollsystemen oder SAP möglich, mit denen auch eine Vollzeiterfassung und die Abrechnung von Projektleistungen möglich sind. TrackTimesheet wird dann zur zentralen Zeiterfassung im Unternehmen, die den projektrelevanten Teil der Zeiten mit Microsoft Project abgleicht. Da das Rechtesystem der Software auf das Thema Zeiterfassung zugeschnitten ist, erlaubt es auch eine feinere Einstellung, wer welche Zeiten sehen darf und welche Aktionen ihm möglich sind. Gerade bei einem sensiblen Thema wie der Vollzeiterfassung sind dies wichtige Funktionen.

Die Schnittstelle zu Microsoft Project stellt sicher, dass die aktuellen Projektpläne mit ihren Projektstrukturen, den detaillierten Vorgangsinformationen und den geplanten Ressourcen jeweils aktuell in TrackTimesheet verfügbar sind. Die erfassten Zeiten übergibt das Tool, nachdem sie freigegeben wurden, dann an Project. Einzelzeiterfassungen werden dazu zu Tagessummen je Vorgang zusammengefasst, mit denen Project arbeiten kann – die detaillierten Daten verbleiben in TrackTimesheet. Über Schnittstellen zu ERP-Systemen kann TrackTimesheet Abwesenheitszeiten importieren und Buchungssperren für Vorgänge abgleichen.

Auswertungen über Project oder das eigene Berichtssystem

Für Auswertungen und Analysen stehen Microsoft Projects Bordmittel auch für alle über TrackTimesheet eingegebenen Aufwands- und Fortschrittsinformationen zur Verfügung. Um auch die detaillierteren Angaben, wie verschiedene Leistungsarten und weitere Rückmeldedetails auswerten zu können, liefert TrackTimesheet bereits ab Werk einige Standard-Auswertungen mit. Sie können über die Microsoft Reporting Services angepasst und um eigene Auswertungen erweitert werden.

Systemvoraussetzungen

Für den Betrieb wird TrackTimesheet auf dem Microsoft Project Server installiert. Als Betriebssystem ist hierfür Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 oder höher oder Microsoft Windows Server 2012 erforderlich. Die Zeiterfassungsdaten speichert die Software in Microsofts SQL Server der Version 2008 R2 SP1 oder 2012. An den Arbeitsplätzen der Anwender ist keine Installation erforderlich, hier kann der Internet Explorer in den Versionen 9, 10 und 11 verwendet werden.

Eine Cloud-Version auf der Grundlage von Microsofts Plattform "Azure" ist in Vorbereitung. Ebenfalls in Vorbereitung ist ein TrackTimesheet X, welches auch ohne Anbindung an den Microsoft Project Server eingesetzt werden kann.

Lizenzbedingungen

Für jeden eingesetzten Microsoft Project Server ist eine TrackTimesheet Server-Lizenz erforderlich. Die zugreifenden Benutzer benötigen eine Einzelplatzlizenz. Der Preis für die Basislizenz für einen Server inkl. 10 Einzelplatzlizenzen beträgt 4.990 Euro. Zusätzliche Einzelplatzlizenzen kosten 69 Euro pro Benutzer, wobei ab 20 Benutzern Rabattstaffeln zum Tragen kommen.

Fazit

TrackTimesheet fokussiert sich auf die Projektmitarbeiter und bietet diesen eine einfache Oberfläche für die Zeiterfassung. Trotz ihrer zahlreichen Spezialfunktionen für die Zeiterfassung ist die Software ähnlich einfach wie ein Tabellenkalkulationsblatt zu bedienen, so dass nur wenig Schulungsaufwand erforderlich sein dürfte. Die Auswertung und Weiterverarbeitung ist gleich in zwei Richtungen möglich. Für die Projektplanung und –steuerung erfolgt der Austausch mit Microsoft Project Server. Abrechnungsrelevante Daten werden dagegen direkt von den Auswertungsfunktionen der Software zusammengefasst oder in größeren Installationen mit SAP ausgetauscht.

Dass Zeiterfassung prinzipiell ein oft ungeliebtes Thema ist, kann die Software nicht ändern – sie kann jedoch die technischen Hürden deutlich verringern. TrackTimesheet wurde als Ergänzung zu Microsoft Project konzipiert, mit weiteren Schnittstellen könnte es allerdings auch manch andere PM-Software in puncto Zeiterfassung deutlich voran bringen. Auch nach unten scheint Luft – wenn die Software beispielsweise als Zeiterfassungs-Manager für einfache Aufgaben im Stil von SharePoint oder einer Einzelplatzversion von Project diente. Ob im Portfolio oder im abrechnungsintensiven Projekt – mit dem Fokus auf ein vermeintliches Randthema von PM-Software bringt die Software einige interessante Ideen und Konzepte in den Markt.

Kontakt

SOLVIN information management GmbH, Ziethenstr. 14a, D-22041 Hamburg, Tel.: +49 (0)40 468982-000, Fax: +49 (0)40 655998-99, www.solvin.com, Mail: info@solvin.com

 
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