„Warum wir unsere Software konsequent am IPMA-Standard ausrichten“

EVOLOSO

>Das in Österreich beheimatete Unternehmen Evoloso Organisationssoftware Consulting GmbH bietet mit pm-smart seit 2003 eine Projektmanagement-Software an, die sich konsequent am IPMA-Standard orientiert. Werner Juwan, Geschäftsführer und Verantwortlicher für Marketing und Vertrieb erklärt im Interview, warum sein Unternehmen die fachliche Orientierung an einem großen Standard für sinnvoll hält und wie Anwender ihren Nutzen beim Arbeiten mit einer solchen Software optimieren können.

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„Warum wir unsere Software konsequent am IPMA-Standard ausrichten“

EVOLOSO

>Das in Österreich beheimatete Unternehmen Evoloso Organisationssoftware Consulting GmbH bietet mit pm-smart seit 2003 eine Projektmanagement-Software an, die sich konsequent am IPMA-Standard orientiert. Werner Juwan, Geschäftsführer und Verantwortlicher für Marketing und Vertrieb erklärt im Interview, warum sein Unternehmen die fachliche Orientierung an einem großen Standard für sinnvoll hält und wie Anwender ihren Nutzen beim Arbeiten mit einer solchen Software optimieren können.

Herr Juwan, was ist Ihre Motivation für die Anlehnung an IPMA und was bedeutet das für Ihren Vertrieb?

Der IPMA-Ansatz ist in unserem Markt weit verbreitet. Aus unserer Sicht ist er umfassend und trotzdem smart. Zudem finden wir es nicht nur für uns interessant, sondern auch für unsere Kunden, wenn nicht wir als Lösungsanbieter das Projektmanagement gestalten und weiterentwickeln, sondern eine große, ungemein vielfältige Community. Natürlich schränkt das unsere Zielgruppe hin und wieder ein. Dabei sind die Unterschiede beispielsweise zum PMI-Standard bei den Dingen, die man technisch abbilden kann, gering, wie etwa eine Studie 2011 nach fundierter Forschung festgestellt hat. Mich hat das nicht verwundert, denn letztendlich steckt in allen verbreiteten Standards vor allem eines: Angewandter Hausverstand, wie wir in Österreich sagen, basierend auf einem riesigen Erfahrungsschatz.

Das im IPMA-Konzept definierte Kompetenzspektrum ist ja sehr umfangreich. Welche sollte ein PM-Lösung unterstützen?

Das, was man sinnvollerweise in einer PM-Software abbilden kann. IT kann sehr gut jene Kompetenzen unterstützen, die im IPMA-Kompetenzrad unter „PM-technische Kompetenzen“ zu finden sind. Auch Teile der in IPMA definierten Kontextkompetenzen lassen sich gut in einer Software abbilden, beispielweise jene, die das Portfolio- und Programmmanagement betreffen.

Orientierung an Standards erleichtern den Einstieg

Was ist der Vorteil für Anwender, wenn Sie sich bei der Konzeptionierung ihres Projektmanagement-Systems stark an einen Standard anlehnen?

Viele Kunden entscheiden sich bei der Einführung einer professionellen Projektmanagement-Methodik für diesen Weg und erleichtern sich damit die Startphase. Wenn die Anwenderinnen und Anwender im Projektmanagementhandbuch ihres Unternehmens, in den Schulungen und schließlich in der Softwarelösung immer die gleichen Prozesse, Begrifflichkeiten und Inhalte vorfinden, erleichtert das den Einstieg erheblich. Aber die Software sollte natürlich auch weitere praktikable Features anbieten, die nicht in der Standardmethodik definiert sind.

Woran denken Sie bei diesen Ergänzungen?

Sinnvolle Ergänzungen sind beispielsweise To-Do-Listen, Checklisten, Projekte-Chat und -tagebuch, Integration mit ERP-Systemen, Outlook und SharePoint-DMS, Jira oder Workflowsteuerung mit Freigabeprozessen. Das sind technische Features, die oft nicht im PM-Konzept erwähnt sind, aber in eine ideale SW-Lösung hineingehören. Zudem sollte beispielsweise der Projektstrukturplan nicht nur eine andere Darstellung des Ablaufplans sein, sondern mehr bieten. Nach unserer Erfahrung wünschen sich die Kunden zudem eine hohe Integration, sodass sie vieles aus dem Projektstrukturplan heraus direkt ansteuern können: Kostenübersicht, Risikomanagement, Checklisten, To-Do-Listen, Dokumentenlinks etc.

Angebote und Grenzen für Smartphone-Nutzung

IPMA und PMI sind sehr umfassende, komplexe Konzepte. Widerspricht eine Software, die sich daran orientiert, nicht dem Trend, im Zeitalter des Smartphones nur minimale Technik zur Verfügung zu stellen?

Tatsächlich müssen wir als Lösungsanbieter zunehmend kompakte Lösungen optimiert für Smartphone und Tablet anbieten. Das geht gut bei Features, bei denen der einzelne Aufruf auch auf einem kleinen Bildschirm Platz hat. Das können beispielsweise To-Do-Listen, Zeitbuchungstools oder – fürs Management – Projektlisten oder Projektberichte sein.  Aussagekräftige Gantt-Charts oder ein Projektstrukturplan mit Verzweigungsmöglichkeiten – also integrierte Übersichten – sind aus unserer Sicht nur auf größeren Bildschirmen komfortabel und nutzbringend einsetzbar.

Dennoch, der Trend in Richtung schnell etablierter, kleine Tools scheint nach wie vor stark. Machen Sie diese Erfahrung nicht?

Wir erleben das etwas anders: Nicht die Lösung an sich muss „klein“ sein, aber sie muss schnell und gut an das angepasst werden, was das Projekt wirklich braucht. Also minimale Masken für kleine Vorhaben, eine integrierte Toolbox für große, komplexe Projekte. Das erreicht man durch effiziente Konfigurationsmöglichkeiten von Masken und Features.

Schaffen Ihre Kunden dieses Tailoring tatsächlich? Trauen sich die PM-Prozessverantwortlichen, die grundsätzlich kompakte Lösung zu minimieren?

Wir haben da bei unseren Kunden gute Erfahrungen gemacht. Erst kürzlich hat beispielsweise ein großer Kunde u.a. eine sogenannte „Sammelprojekt“-Lösung realisiert: Für Kleinstprojekte wird da nur jeweils ein Arbeitspaket in einem Sammelprojekt-Strukturplan angelegt. Das heißt, es gibt einen Verantwortlichen, einen Start- und einen Endtermin und ein Summenbudget. Zudem kann man To-Dos oder Checklisten anhängen, Stunden auf das Projekt buchen oder Kosten aus dem Finanzprogramm abrufen. Diese Kompaktlösung kommt bei den Anwendern gut an. Um generell solche Software-Lösungen zu fördern ist es oft hilfreich, den Projektverantwortlichen die passenden Templates anzubieten.

Klarheit bedeutet nicht Minimierung

Was macht eine erfolgreiche Lösung mit größerem Umfang aus?

Der wichtigste Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz der User und die steht und fällt mit der Anpassung des Tools an die definierten und nutzbringenden jeweiligen Projektaufgaben. Gute Nutzerführung und Klarheit ist dabei wichtig, aber nicht zu verwechseln mit der alleinigen Fokussierung auf Minimierung der Funktionalität. Es gibt umgekehrt durchaus auch wichtige Themen und Features, die allzu oft vergessen werden, etwa das Risiko- und Stakeholdermanagement. Beispielsweise bringt die Zusammenarbeit mit einem neuen Projektpartner aus einem neuen Land oder gar Erdteil – also aus einem unbekannten Umfeld – eventuell neue Risiken mit sich. Diese sollte man analysieren und bei Bedarf Maßnahmen zur Vermeidung bzw. Abschwächung im Vorfeld und damit frühzeitig einplanen. Eine Checkliste für diese spezielle Risikoanalyse, die das Wissen der Organisation zu diesem Thema bündelt, kann da sehr hilfreich sein.

Kommen wir zu einem ganz anderen Thema, dem agilen Projektmanagement. Wie hilfreich ist dafür eine Orientierung an IPMA?

Das ist eine Herausforderung, für die wir noch nicht die ultimative Antwort gefunden haben. Wir sind überzeugt, dass es in Richtung hybrider Ansätze geht. Da deckt der IPMA-Standard den sogenannten klassischen Teil gut ab. Was das Agile betrifft, erleben wir derzeit, dass der Markt sich sehr inhomogen entwickelt. Selbst die IPMA hat sich ja mit der aktuellen ICB4 agilen und anderen neuen Methoden konsequent geöffnet. Für einen Softwareentwickler ist es nicht einfach möglich, diese ganze Vielfalt in einer einzigen Standardlösung abzudecken. Deshalb haben wir uns zunächst mit der Jira-Welt verbunden und werden die agilen Methoden weiter abdecken, wenn klarer ist, welche agilen Prozesse, Ansätze und Tools sich am Markt durchsetzen.

Meiner Ansicht bedeutet das für uns zurzeit keine ernsthafte Lücke, denn so neu ist für unsere Kunden agiles Arbeiten ja gar nicht. Seit es Projektmanagement gibt, wurde wohl auch schon agil gearbeitet. Man hat sich bis dato nur nicht so klar und strukturiert zu den Unwägbarkeiten und Unsicherheiten im Projektablauf bekannt. Aber die NASA ist trotzdem auf dem Mond geflogen und auch die Ägypter sind beim Bau der Pyramiden höchstwahrscheinlich manchmal agil vorgegangen.

Letzte Frage: Was sind für Sie die wichtigsten drei Anforderungen, die eine PM-Lösung erfüllen sollte?

Zum einen müssen die Daten, auf denen viele Entscheidungen beruhen, eine hohe Qualität haben. Das setzt voraus, dass es eine effiziente Projektplanung und ein effizientes Projektcontrolling gibt. Das heißt, benötigt wird ein vernünftiges integratives Arbeits-Tool mit starkem Einzelprojekt-Management, von dem alle in ihrer täglichen Projektarbeit profitieren, und nicht nur – aus Sicht des Projektleiters – das Management-Reporting im Fokus steht.

Eine weitere wesentliche Voraussetzung für den Erfolg eines PM-Software ist das Arbeiten mit Vorlagen bzw. Templates. Das sichert Qualität ab, reduziert die Risiken und erleichtert die Arbeit erheblich. Nicht jeder muss alles neu erfinden. Hier ist Standardisierung an vielen Stellen sinnvoll.

Letzter Punkt sind die bereits erwähnten Frühwarnsysteme. Nur wenn Probleme und Risiken früh erkannt werden, können Projektleitung und das Management gegensteuern, bevor der Projekterfolg eindeutig gefährdet ist. Das ist ein enorm wichtiger Punkt für die Erreichung der Projektziele, aber auch für die Stimmung im Team.

Herr Juwan, vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Elisabeth Wagner

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