Vereinbaren Sie in Besprechungen "Next Steps"

Damit Besprechungen handfeste Resultate haben, muss man festhalten, welche Aufgaben anstehen und wer diese Aufgaben bis wann erledigen soll. Das mag banal erscheinen, in der Praxis gibt es jedoch viele Treffen, an deren Ende niemand weiß, wer was zu tun hat. Nicolai Andler beschreibt, wie man Aufgaben als "Next Steps" aussagekräftig und ergebnisorientiert formuliert, um zügig zu Ergebnissen zu kommen. Außerdem zeigt er, wie "Next Steps" verwendet werden können, um nach einer Beschlussfassung Bedenken und Einwände von Besprechungsteilnehmern auszuräumen.

Vereinbaren Sie in Besprechungen "Next Steps"

Damit Besprechungen handfeste Resultate haben, muss man festhalten, welche Aufgaben anstehen und wer diese Aufgaben bis wann erledigen soll. Das mag banal erscheinen, in der Praxis gibt es jedoch viele Treffen, an deren Ende niemand weiß, wer was zu tun hat. Nicolai Andler beschreibt, wie man Aufgaben als "Next Steps" aussagekräftig und ergebnisorientiert formuliert, um zügig zu Ergebnissen zu kommen. Außerdem zeigt er, wie "Next Steps" verwendet werden können, um nach einer Beschlussfassung Bedenken und Einwände von Besprechungsteilnehmern auszuräumen.

Damit Meetings handfeste Resultate haben, muss man festhalten, welche Aufgaben anstehen und wer diese Aufgaben bis wann erledigen soll. Das mag banal erscheinen, in der Praxis gibt es jedoch viele Meetings, an deren Ende niemand weiß, wer was zu tun hat.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten festhalten

Das hier vorgestellte Verfahren basiert auf dem Grundsatz: "Wenn du auch wirklich tust, was du dir und anderen versprichst, erreichst du, was du willst." Gehen Sie dafür wie folgt vor: Wurde in einem Meeting oder in einer Besprechung ein Tagesordnungspunkt abgehandelt, klären Sie im Anschluss immer, welche Aufgaben oder offenen Punkte sich aus der Diskussion ergeben haben. Halten Sie alle Arbeitsschritte (Next Steps), die für die Erledigung der Aufgaben oder Klärung der Punkte notwendig sind, für alle Teilnehmer ersichtlich auf einem Flipchart fest – am besten in Form einer Tabelle (siehe Tabelle 1). Grundsätzlich werden hier alle offenen Punkte festgehalten, die sich während des Meetings oder der Besprechung ergeben.

Notieren Sie die Aufgaben nicht einfach nur in Stichpunkten, z.B. "Protokoll", "frühere Lieferung X AG" oder "Auswahl Angebot". Der Arbeitsauftrag wird so möglicherweise missverstanden. Beschreiben Sie stattdessen die Aufgabe so, dass jeder versteht, was zu tun ist: Verwenden Sie Verben, formulieren Sie im Aktiv und beschreiben Sie den Arbeitsauftrag ergebnisorientiert, nicht tätigkeitsorientiert. Anstatt also viele Einzelaktivitäten aufzulisten, definieren Sie das gewünschte Endergebnis, das die Person liefern soll. Anstatt "Kostenvorschläge einholen" schreiben Sie besser "die besten zwei Kostenangebote zur Unterschrift vorlegen", statt "Lieferbedingungen klären" besser "Liefervertrag unterschriftsreif verhandeln". Am Ende der Sitzung gehen Sie die Punkte nochmals durch und legen fest, wer welche Aufgabe übernehmen soll und bis wann. Senden Sie jedem Teilnehmer die Zusammenfassung der Next Steps zu.

Wichtig ist, dass Sie beim nächsten Meeting gleich zu Beginn überprüfen, ob alle Next Steps erledigt wurden. Das ist der erste Tagesordnungspunkt "Besprechen der Next Steps aus dem letzten Meeting“. Und denken Sie dabei daran: "Seien Sie hart in der Sache, aber weich zur Person."

Tabelle 1: Aufgaben, Verantwortliche und Erledigungstermine werden schriftlich festgehalten.
Arbeitsschritte / Next Steps Wer Bis wann
Erstellen und verteilen Sie innerhalb von 24 Stunden das Protokoll dieses Meetings. Bernhard Donnerstag, bis spätestens 14 Uhr
Klären Sie, ob die X AG die Teile K4, K56 und K88 schon zwei Wochen früher liefern kann. Heike 25.10.2008
Sichten Sie die eingegangenen Angebote für die Reparatur des V-Geräts und legen Sie dem Projektleiter die zwei besten Angebote (Preis/Leistung) vor. Michaela 01.11.2008
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Bedenken und Einwände ausräumen

Das beschriebene Vorgehen kann auch verwendet werden, um Bedenken und Einwände auszuräumen. Wenn Sie in einem Workshop oder in einem Meeting zu einem Ergebnis gelangt sind (z.B. Entwicklung und Einführung einer neuen IT-Lösung), können Sie die Teilnehmer nach ihren positiven und negativen Eindrücken sowie Bedenken fragen. Schreiben Sie alle Antworten in einer Tabelle auf einem Flipchart auf. Erarbeiten Sie dann mit der Gruppe die notwendigen Next Steps, um alle aufgelisteten Bedenken auszuräumen (Tabelle 2). Auf diese Weise können Sie auch Skeptiker ins Boot holen und arbeiten proaktiv an den geäußerten Einwänden.

Tabelle 2: Aufgelistet werden Bedenken sowie Maßnahmen, die diese Bedenken ausräumen können.
Bedenken Arbeitsschritte / Next Steps Wer Bis wann
Das Konzept lässt sich aus technischen Gründen nicht umsetzen. Durchführung einer Machbarkeitsstudie durch externe, unabhängige Experten innerhalb von drei Wochen. Thomas Ergebnis in vier Wochen (01.12.2008)
Die beschlossene IT-Lösung kann mit dem vorhanden Budget nicht finanziert werden. Kostenvergleich und TCO Berechnung Dirk  
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Weitere hilfreiche PM-Methoden finden Sie in dem Buch "Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting - Das Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden" von Nicolai Andler, erschienen bei Publicis Corporate Publishing. Das Buch ist ab Oktober 2008 auch auf Englisch erhältlich unter dem Titel "Tools for Project Management, Workshops and Consulting. A Must-Have Compendium of Essential Tools and Techniques".

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Alle Kommentare

Jürgen
Sturany
Fasst ganz knapp das wesentliche zusammen. 1. Für Ziele (nächste Schritte sorgen) 2. Organisieren 3. Kontrollieren
Roland
Borch
Dipl.-Ing.
Es ist gut, immer wieder daran erinnert zu werden, selbst erfahrene Projektleiter befolgen dies nicht.
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