Vereinbaren Sie in Projektverträgen die Schriftform und halten Sie diese ein

Projektpartner regeln in ihren Verträgen häufig, dass alle Vereinbarungen der Schriftform bedürfen. Trotz solcher Klauseln werden in der Praxis viele Vereinbarungen mündlich getroffen – das ist erst einmal unkomplizierter und erspart Arbeit. In Streitfällen kann ein solches Vorgehen jedoch Probleme verursachen. Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt erklärt in seinem Tipp, weshalb es sinnvoll ist, die Schriftform zu wahren und auf was Sie achten sollten, damit entsprechende Vereinbarungen Bestand haben.

Vereinbaren Sie in Projektverträgen die Schriftform und halten Sie diese ein

Projektpartner regeln in ihren Verträgen häufig, dass alle Vereinbarungen der Schriftform bedürfen. Trotz solcher Klauseln werden in der Praxis viele Vereinbarungen mündlich getroffen – das ist erst einmal unkomplizierter und erspart Arbeit. In Streitfällen kann ein solches Vorgehen jedoch Probleme verursachen. Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt erklärt in seinem Tipp, weshalb es sinnvoll ist, die Schriftform zu wahren und auf was Sie achten sollten, damit entsprechende Vereinbarungen Bestand haben.

Schriftliche Vereinbarungen bieten sowohl bei internen als auch bei externen Projekten Vorteile: Sie dienen der Absicherung, schaffen Klarheit über Absprachen und Entscheidungen und vermitteln dem Empfänger die Dringlichkeit oder Bedeutung eines Sachverhalts. Bei externen Projekten schreibt das Gesetz zwar keine Schriftform für den Projektvertrag vor, dennoch ist es empfehlenswert, die Schriftform zu vereinbaren, um sich abzusichern und für den Fall von Streitigkeiten über Beweismittel zu verfügen.

Falls die Vertragspartner die Schriftform vereinbaren, müssen sie definieren, was sie als Schriftform anerkennen. Meist legen sie fest, dass Briefe und Faxe die Schriftform wahren.

In der Praxis werden E-Mails im Hinblick auf Vereinbarungen eher skeptisch betrachtet. Wenn Sie den Projektvertrag aufsetzen, sollten Sie deshalb regeln, ob E-Mails die Schriftform wahren oder nicht. Falls der Vertrag keine explizite Regelung enthält, entscheidet die praktische Handhabung: Treffen Sie und Ihr Vertragspartner während der Projektdurchführung Vereinbarungen per E-Mail, zeigen Sie dadurch, dass diese die Schriftform einhalten.

Schwieriger Nachweis bei mündlichen Vereinbarungen

Auch wenn die Schriftform vertraglich vereinbart wurde, können die Vertragspartner mündliche Vereinbarungen treffen. Die Vertragsfreiheit gestattet es, die Schriftform einzuführen und auch, sie jederzeit wieder aufzuheben. Manche Vertragspartner möchten die Aufhebung der Schriftform ausschließen und formulieren Sätze wie "Mündliche Nebenabreden sind nicht wirksam, so lange sie nicht schriftlich bestätigt sind" oder "Die Parteien verzichten hiermit unwiderruflich darauf, die Schriftformklausel aufzuheben." Doch solche Abwehrklauseln im Vertrag oder in den AGB bzw. ergänzende Sätze ändern nichts an der bestehenden Rechtslage: Die Aufhebung der Schriftform ist immer möglich.

Kommt es zum Streit, ist es allerdings schwierig, sich auf eine mündliche Nebenabrede zu einem Vertrag zu berufen. Wer das tut, muss bei Gericht beweisen, dass die Vertragspartner eine rechtlich verbindliche Vereinbarung treffen wollten. Das ist bereits dann schwierig, wenn ein schriftlicher Vertrag ohne Vereinbarung der Schriftform vorliegt. Schreibt der Vertrag die Schriftform ausdrücklich vor, ist es noch schwieriger.

Wird der Vertrag während der Projektdurchführung durch mündliche Vereinbarungen geändert oder ergänzt, besteht dasselbe Problem. Ein Sonderfall sind IT-Projekte. Hier wurde von den Projektbeteiligten vor Gericht immer wieder erklärt, dass es aus Zeitgründen häufig nicht möglich sei, alle Vereinbarungen schriftlich niederzulegen. Die Rechtsprechung hat daraus abgeleitet, dass es bei IT-Verträgen üblich ist, die Schriftform zu vernachlässigen, und stellt deshalb keine hohen Anforderungen an einen entsprechenden Nachweis. Im Streitfall ist es bei IT-Projekten also relativ aussichtsreich, sich auf eine mündliche Vereinbarung zu berufen.

Besser: Die Schriftform durchhalten

Wenn sich die Vertragsparner im Streitfall außergerichtlich einigen möchten, wird es für den, der sich auf eine mündliche Vereinbarung beruft, (noch) schwieriger: Er muss den anderen, mit dem er im Augenblick im Streit liegt, dazu bringen, eine Einigung auf der Basis zu suchen, dass die behauptete mündliche Vereinbarung getroffen worden ist. 

Solche Probleme können Sie vermeiden, wenn Sie die Schriftform während der Projektdurchführung durchhalten. Treffen Sie also möglichst wenige mündliche Vertragsvereinbarungen. Es ist besser, wenn Sie die Änderungen (z.B. Änderungen der Anforderungen) in Meetings vorbereiten, danach schriftlich niederlegen und Ihrem Vertragspartner als Änderungsantrag zuschicken. Fordern Sie ihn auf, eine entsprechende Annahmeerklärung abzugeben.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Vertragspartner zu vereinbaren, dass Protokolle geführt werden. Die Schriftformklausel wird dann meist dahingehend abgeändert, dass Vereinbarungen mündlich getroffen und anschließend von einem der Vertragspartner schriftlich abgefasst werden. Diese Vorgehensweise setzt allerdings voraus, dass die Beteiligten bevollmächtigt sind, Änderungen am Vertrag vorzunehmen. Größere Änderungen sollten Sie prinzipiell über formale Nachträge abhandeln. Auf diese Weise erhalten die Änderungen mehr Aufmerksamkeit.

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Kaufmännische Bestätigungsschreiben können genutzt werden, um mündlich getroffene Vereinbarungen schriftlich zu bestätigen. Ihre Bestätigung gilt als "Beurkundung" der getroffenen Vereinbarung, sofern der Empfänger nicht unverzüglich widerspricht. Das gilt sogar dann, wenn das Schreiben von der mündlich getroffenen Vereinbarung etwas abweicht. Aber Vorsicht: Wenn Sie ein solches Bestätigungsschreiben abschicken, bestätigen Sie damit gleichzeitig, dass Sie eine mündliche Vereinbarung getroffen haben. Verschicken Sie mehrmals ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben, halten Sie auch mehrmals die Schriftform nicht ein - nachgewiesenermaßen. Für die andere Seite ist es unter diesen Umständen einfacher, sich auf eine mündliche Vereinbarung zu berufen. Im Streitfall kann sie argumentieren, dass Sie normalerweise Bestätigungsschreiben verschicken, es dieses Mal aber nicht getan haben, weil die getroffene mündliche Vereinbarung für Sie ungünstig ist.

Mehr zu diesem Thema finden Sie im Buch "Richtiges Vorgehen bei Verträgen über IT-Leistungen" von Christoph Zahrnt.

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