Vereinfachen Sie mit dem Feld "Stichtag" die Planung in Microsoft Project

Microsoft Office Project wird oft als komplex wahrgenommen. Meistens liegt das daran, dass die Planung zu kompliziert umgesetzt wird und der Anwender dann leicht in Verwirrung gerät, wenn Microsoft Project – in Abhängigkeit von der Vorgangsart und gemäß den fest einprogrammierten Regeln – das eine oder andere Feld neu berechnet. Dieser Tipp beschreibt, wie Sie Ihre Planung durch Verwendung des Felds "Stichtag" statt des Felds "Ende" vereinfachen können.

Microsoft Office Project wird oft als komplex wahrgenommen. Meistens liegt das daran, dass die Planung zu kompliziert umgesetzt wird. Dieser Tipp beschreibt, wie Sie durch Verwendung des Felds "Stichtag" statt des Felds "Ende" Ihre Planung vereinfachen können.

Bis wann wird es fertig und was kostet es?

In vielen Fällen wird ein Gespräch zwischen dem Projektleiter und dem Projektmitarbeiter auf zwei Fragen hinauslaufen. Zum einen ist das die Frage nach den Kosten, die z.B. mit Aufwand in Personentagen beantwortet wird – in Project also als "Arbeit". Die zweite Frage zielt auf den geschätzten Fertigstellungszeitpunkt. Der wird häufig mit dem Feld "Ende" in Project gleichgesetzt.

Der Anfang vom Ende

In Kenntnis dieser beiden Größen, beginnt der Projektleiter die Planung. Er legt einen neuen Vorgang an und ordnet diesem Vorgang die Ressource, d.h. den Mitarbeiter zu. Danach ermittelt er mit Project den Anfangstermin und gibt Arbeit und Ende ein. Mitunter entsteht daraufhin die erste Verwirrung, wenn Project in Abhängigkeit von der Vorgangsart, der Formel "Arbeit=Einheiten*Dauer" und weiteren in der Software unveränderbar einprogrammierten Regeln das eine oder andere Feld neu berechnet. Zum Beispiel wird bei Standardeinstellungen der Anfangstermin neu berechnet und der Vorgang bekommt eine Termineinschränkung "Ende nicht früher als".

Mit etwas Lektüre der einschlägigen Literatur scheint dann die Lösung darin gefunden, dass die Vorgangsart auf "Feste Dauer" festgelegt wird. Dann bleiben zumindest Anfang und Ende konstant, wenn man das Feld "Arbeit" verändert. Die weitere Erfahrung lehrt jedoch, dass als Nebeneffekt nicht mehr klar erkennbar ist, wann ein Mitarbeiter tatsächlich an dem Vorgang arbeitet, da die Zuordnung bei der Vorgangsart "Feste Dauer" prozentual erfolgt. Falls der Mitarbeiter z.B. mehreren Vorgängen mit jeweils einem bestimmten prozentualen Anteil zugeordnet ist, wird er die Frage nach dem Fortschritt in den meisten Fällen mit "Ich arbeite an allen Vorgängen" beantworten. Eine wirksame Fortschrittsverfolgung ist somit nicht mehr möglich und verzögerte Vorgänge werden möglicherweise zu spät erkannt.

Die prozentuale Zuordnung hat darüber hinaus den Nachteil, dass sich der Aufwand für einen Kapazitätsabgleich erhöht. Da der automatische Kapazitätsabgleich die prozentuale Zuordnung einer Ressource an einem Vorgang nicht anpassen kann, ordnet er die Vorgänge, die die maximalen Einheiten der Ressource überschreiten, immer nacheinander an. Wenn die Ressource z.B. dem Vorgang 1 mit 50% und dem Vorgang 2 mit 51% zugeordnet ist, wird beim automatischen Kapazitätsabgleich der zweite Vorgang so verschoben, dass er erst nach dem ersten beginnt. Die Ressource wäre also nur teilweise ausgelastet. Es bleibt somit nur ein manueller Kapazitätsabgleich, in dem die Zuordnung z.B. in der Ansicht "Vorgang: Einsatz" auf den Tag genau angepasst wird.

Gib mir eine Deadline

Die Lösung liegt darin, nicht das Feld "Ende" zu verwenden, sondern das Feld "Stichtag" (engl. "Deadline"). Dieses Feld wird nicht berechnet, sondern kann vom Projektleiter

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