Verpflegungskosten für Auslandsreisen abrechnen

Seit 1996 können bei beruflichen Reisen nicht mehr die tatsächlichen Verpflegungskosten steuerlich angesetzt werden. Stattdessen gibt es nur mehr Verpflegungspauschalen. Olaf Clausen beschreibt in seinem Tipp, was Sie bei der korrekten Abrechnung der Pauschbeträge beachten müssen.

Verpflegungskosten für Auslandsreisen abrechnen

Seit 1996 können bei beruflichen Reisen nicht mehr die tatsächlichen Verpflegungskosten steuerlich angesetzt werden. Stattdessen gibt es nur mehr Verpflegungspauschalen. Olaf Clausen beschreibt in seinem Tipp, was Sie bei der korrekten Abrechnung der Pauschbeträge beachten müssen.

Seit 1996 können bei beruflichen Reisen nicht mehr die tatsächlichen Verpflegungskosten steuerlich angesetzt werden. Stattdessen gibt es nur mehr Verpflegungspauschalen, gestaffelt nach der Dauer der Abwesenheit von der "regelmäßigen" Arbeitsstätte und der Wohnung. Dabei sind Inland- und Auslandsreisen zu unterscheiden.

Da die Verpflegungskosten je nach Land unterschiedlich sind, existieren auch für jedes Land eigene Pauschbeträge. Für einen vollständigen Tag in der Schweiz können beispielsweise 44 Euro angesetzt werden, also 20 Euro mehr als in Deutschland.

Die Höhe des Pauschbetrags richtet sich nach dem gültigen Satz des Orts, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreicht haben. Für Rückreisetage ins Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Dazu zwei Beispiele:

Beispiel 1

Ein Mitarbeiter fährt am Sonntag um 16.00 Uhr von Flensburg mit dem Nachtzug nach Bern (Schweiz) zu einem Kunden. Der Zug überquert die deutsch-schweizerische Grenze am Montag um 6.00 Uhr morgens. Am Montagabend fährt der Mitarbeiter zurück nach Bremen, überschreitet die Grenze um 19.30 Uhr und kommt am Dienstag um 2:30 Uhr in seiner Wohnung an.

Am Sonntag ist der Mitarbeiter acht Stunden unterwegs. Dafür kann er nur die Inlandspauschale in Höhe von sechs Euro ansetzen. Der letzte Tätigkeitsort am Montag liegt in der Schweiz. Daher wird der Pauschbetrag der Schweiz in Höhe von 44 Euro angewendet. Insgesamt erhält der Mitarbeiter 50 Euro.

Beispiel 2

Ein Mitarbeiter fährt am Montag um 6:00 Uhr von Freiburg zu einem Kunden nach Basel (Schweiz). Um 14:00 Uhr reist er von dort weiter zu einem Termin nach Straßburg (Frankreich). Um 21.00 Uhr erreicht er wieder Freiburg.

Es handelt sich dabei um eine eintägige Dienstreise von insgesamt 15 Stunden. Entscheidend ist nun der Aufenthaltsort im Rahmen der letzten dienstlichen Tätigkeit. Diese fand in Straßburg statt. Deshalb kommen die Auslandspauschbeträge für Frankreich zur Geltung. Bei einer Abwesenheit von 15 Stunden sind das 28 Euro. Hätte der Mitarbeiter zuerst den Termin in Frankreich und anschließend den Termin in der Schweiz wahrgenommen, wäre der Pauschbetrag bei gleicher Reisedauer um einen Euro höher ausgefallen.

Fazit: Genau protokollieren

Für eine korrekte Reisekostenabrechnung ist es notwendig, alle Dienstreisen genau zu protokollieren. Achten Sie bei mehrtägigen Dienstreisen darauf, die Uhrzeit des Grenzübertritts zu notieren. Und bedenken Sie, dass bei Auslandsdienstreisen ins europäische Ausland höhere Pauschbeträge angesetzt werden können als im Inland - selbst für Polen und Russland.

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