Diese Artikelfolge zeigt anhand eines Fallbeispiels, wie Sie in Microsoft Project 98/2000 ein Projekt planen, verwalten und dokumentieren können. Das Konzept ist praxiserprobt und mit zahlreichen nützlichen Tipps angereichert. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie ein neues Projekt anlegen, die Voreinstellungen bestimmen und einen vollständigen Projekt-Strukturplan erstellen.

Was ist vorher zu tun?

Bevor die Arbeit mit Microsoft Project beginnt, sollten folgende Fragen geklärt sein: Wer plant, wer überwacht, wer berichtet und wer delegiert? Es ist nicht unbedingt notwendig, dass alle Mitarbeiter in einem Projektteam an der Projektdatei arbeiten. Völlig falsch wäre es, allen beteiligten Personen unbeschränkte Zugriffsrechte auf diese Projektdatei einzuräumen.

Eine Planungsstelle

In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise bewährt: Der Projektleiter oder der Leiter des Lenkungsteams ist für die Erfassung und Verwaltung des Projekts in Microsoft Project verantwortlich. Dieser Mitarbeiter sollte gute DV-Kenntnisse besitzen und ausführlich in Microsoft Project geschult sein. Er sollte auch wissen, wie individuelle Ansichten und Filter erstellt werden. Als fortgeschrittener Anwender wird er sich später mit Themen wie berechnete Felder und Makroprogrammierung beschäftigen.

Die übrigen Mitarbeiter sollten in Microsoft Project geschult sein, damit das Projektteam die gleiche Sprache spricht. Sie können später (wenn das erste Projekt mit Microsoft Project erfolgreich gelaufen ist) ihre Aufgabenlisten in Teilprojekten speichern, die vom Projektleiter in den Gesamt-Projektstrukturplan integriert und so miteinander verknüpft werden. Das Verfahren heißt Mehrfach-Projektverwaltung (siehe Teil 3 dieser Artikelserie).

Projektinformationen werden entweder schriftlich verteilt oder per E-Mail verschickt. Das Feedback zum Projektleiter erfolgt auf die gleiche Art. Falls eine Serverlösung zum Einsatz kommt, wird über Portfolios und Statusberichte kommuniziert. Alle digitalen Informationstransfers dienen nur zur Unterstützung der Projektarbeit und ersetzen nicht die turnusmäßigen Projektbesprechungen.

Stellen Sie bei jeder Projektbesprechung einen (vernetzten) Computer mit Großprojektion in den Besprechungsraum und arbeiten Sie gemeinsam an der Projektdatei. Das spart von Anfang an Zeit und Erklärungen und schützt vor Missverständnissen.

Wer überwacht, wer berichtet?

Für die Überwachungsphase wird ein Verantwortlicher bestimmt, der im festgelegten Turnus (täglich, wöchentlich …) das Überwachungsdiagramm, die aktuellen Vorgangs- und Ressourcenberichte und die Arbeitsberichte erstellt und verteilt. Das muss nicht derjenige sein, der das Projekt fortschreibt und überwacht, hier kann auch eine geschulte Zusatzkraft zum Einsatz kommen.

Das Beispielprojekt

Unser Beispielprojekt stammt aus der Verlagsbranche. Es geht dabei um die Einführung einer neuen Fachzeitschrift für Senioren mit dem Titel "Senioren digital". Der Name zeigt Zielgruppe und Inhalt auf: Die Zeitschrift wird Beiträge für den älteren, aber jung gebliebenen Computeranwender enthalten. Das Projekt ist zeitlich begrenzt, als Erscheinungstermin ist Anfang Dezember festgelegt.

Durchgeführt wird das Projekt vom Redaktionsteam "Magazinverlag". Projektleiter ist der leitende Redakteur. Weiter im Team: drei Redakteure, ein Layouter, zwei Lektoren und ein Praktikant. Der leitende Redakteur verwaltet die Project-Datei, verschickt Statusberichte, delegiert Aufgaben und schreibt das Projekt fort. Die laufenden Arbeitsberichte werden vom Praktikanten erstellt, der Zugriffsrechte auf das Projektverzeichnis auf dem Server hat.

Der Start

Wenn Sie Project öffnen, meldet sich das Programm mit einem leeren, ungespeicherten Projekt. Sie können es benutzen, um Ihr Projekt anzulegen. Speichern Sie als erstes das Projekt unter dem Namen "SDIGITAL" ab.