Welche Inhalte hat ein Projekthandbuch?

Ein Projekthandbuch ist die Sammlung von Dokumentationen, Regelwerken und Prozeduren, die notwendig sind, um Projektaktivitäten zu steuern und deren Implementierung nachzuweisen.

Ein Projekthandbuch ist die Sammlung von Dokumentationen, Regelwerken und Prozeduren, die notwendig sind, um Projektaktivitäten zu steuern und deren Implementierung nachzuweisen.

Als eine Art Inhaltsverzeichnis soll es die Mitglieder des Projekts dabei unterstützen, zu verstehen, wie das Projekt geleitet wird und welche Rollen sie im Managementprozess übernehmen. Darüber hinaus sind alle vereinbarten Standards dort dokumentiert.

Haben Sie als Projektleiter die Aufgabe, ein Projekthandbuch in einem Unternehmen einzuführen, achten Sie darauf, dass zumindest folgende Punkte aufgenommen werden:

  • Rollen: Es ist wichtig, dass die Rollen im Projekt eindeutig geklärt und beschrieben sind, und zwar mit Funktion, Name und Verantwortlichkeit, z.B. Hans Müller, Project Office-Mitarbeiter oder Helga Weber, Projektleiterin.
  • Projektsponsor: Benennen Sie den Sponsor, also den Auftraggeber des Projekts, und geben Sie kurz dessen Geschäftsfeld und die Bedeutung des Projekts für sein Unternehmen an.
  • Projektziele: Beschreiben Sie hier die kurz die Hauptziele des Projekts.
  • Projekt-Entscheidungshierarchie: In diesem Kapitel sind die Entscheidungswege und -verantwortungen des Projekts dargelegt. Z. B. Lenkungsausschuss, Projektausschuss, Projektmanager, -leiter usw.
  • Projektumfang: An dieser Stelle wird der detaillierte Projektauftrag umfassend und vollständig beschrieben.
  • Kommunikationsplan: Zum einen beinhaltet der Kommunikationsplan das gesamte Projektteam mit all seinen Mitgliedern mit den entsprechenden Rollen und Kontaktdaten und zum anderen Informationen zu den Besprechungen, d.h. wie heisst das Meeting, wie oft findet es statt, was ist der Zweck, wer leitet es und wer sind die Teilnehmer und wer protokolliert das Meeting?
  • Meilensteinplan/Projektplan: Unter diesem Punkt werden Projekt-Meilensteine und Projektpläne in ihrem Detaillierungsgrad und in der Art der Darstellung erläutert.
  • Qualitätssicherung: Eventuelle Qualttätssicherungsmaßnahmen des Projekts werden hier beschrieben.
  • Standards: Unter Standards beschreiben Sie die im Projekt gültigen Prozeduren und Standards, z.B. Vorlagen.
  • Changemangement: Das Kapitel Changemanagement beschreibt das Verfahren des gültigen Änderungsmanagements.
  • Unter Projektorganisation können Sie auf das Projektorganisations-Chart (Organigramm der Projektbeteiligten) verweisen.
  • Falls eine Risikoanalyse für das Projekt durchgeführt wurde, dann Sie können unter Risikoanalyse darauf verweisen. Im Kapitel Kostenplan finden sich alle Informationen zur Kostenplanung. Link zu sonstigen Dokumentationen enthält Verweise auf sonstige Dokumente innerhalb des Projekts.

Fazit

Mit der Einführung eines Projekthandbuchs haben Sie alle Regeln und Standards für das durchzuführende Projekt in einem Dokument zusammengefasst und dokumentiert. Alle Projektmitarbeiter sollten ständig Zugriff auf diese Informationen haben, die natürlich aktuell gehalten werden müssen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Projektmitarbeiter mit diesem Handbuch einverstanden sind und auch danach handeln, nur so ist es ein Abbild der Wirklichkeit.

 
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