Wie man Projektmeetings effizient durchführt

Meetings sind für den Informationsaustausch während eines Projekts unentbehrlich; werden sie aber falsch eingesetzt, verbrauchen sie unnötig Zeit und Ressourcen. Im schlechtesten Fall wirken sie sogar kontraproduktiv. Frank Gürgens stellt ein paar einfache Grundregeln vor, wie man Meetings effizient einsetzt und gestaltet.

Wie man Projektmeetings effizient durchführt

Meetings sind für den Informationsaustausch während eines Projekts unentbehrlich; werden sie aber falsch eingesetzt, verbrauchen sie unnötig Zeit und Ressourcen. Im schlechtesten Fall wirken sie sogar kontraproduktiv. Frank Gürgens stellt ein paar einfache Grundregeln vor, wie man Meetings effizient einsetzt und gestaltet.

Meetings und deren effiziente Durchführung sind ein Thema, das in mehrtätigen Seminaren und kompletten Büchern ausgiebig behandelt wird. Für Meetings im Allgemeinen gibt es jedoch ein paar einfache Grundregeln, die Ihnen als Projektleiter im Alltag sehr hilfreich sein können.

Meetings nicht zu häufig abhalten

Projektmeetings sollten regelmäßig, aber nicht zu oft stattfinden. Bei langfristigen Projekten reicht in der Regel ein Treffen pro Monat, um alle Beteiligten auf den neuesten Informationsstand zu bringen. Zu häufig veranstaltete Meetings können die Mitarbeiter langweilen und wirken sogar kontraproduktiv, weil ihre Zweckmäßigkeit von den Mitarbeitern angezweifelt wird. Indirekt wird so auch die Kompetenz des Projektleiters in Frage gestellt. Ist der Projektablauf sehr schnell oder gibt es häufige Änderungen, ist es ratsam das Intervall zu verkürzen.

Grundsätzlich sollte sich die Häufigkeit von Meetings daran ausrichten, wie groß der Bedarf an Informationsaustausch tatsächlich ist. Innerhalb der einzelnen Arbeitsgruppen oder Disziplinen in einem Projekt können wöchentliche oder sogar tägliche Projektmeetings notwendig sein. Es ist häufig hilfreich, die Mitarbeiter zu fragen, welchen Meeting-Rhythmus Sie für sinnvoll und praktikabel halten.

Auf Störhandlungen sofort reagieren

Auf Störungen während eines Meetings sollten Sie am besten sofort reagieren, spätestens aber zu Beginn des nächsten Meetings. Zu den häufigsten Störhandlungen zählen telefonieren, zu spät kommen, Nebengespräche und unangekündigtes Verlassen des Meetings. Das Rauchen in den Arbeitsräumen dürfte inzwischen der Vergangenheit angehören. Weisen Sie die Anwesenden ruhig, aber bestimmt darauf hin, dass Störungen kostensteigernd wirken und gegenüber den anderen Teilnehmern respektlos sind.

Als Projektleiter sollten Sie sich davor hüten, auch nur ausnahmsweise eine dieser Störungen selbst zu erzeugen - sie wird sich bei den Teammitgliedern multiplizieren. Lässt sich die selbst verursachte Störung absolut nicht vermeiden, sprechen Sie die Handlung direkt als prinzipiell unerwünschtes Verhalten an und entschuldigen Sie sich dafür; auf diese Weise gehen Sie zumindest in der Einschätzung der Situation als gutes Beispiel voran.

Meetings nutzen zur Förderung des Teamgeists

Es gibt Meetings, deren eigentliches Ziel nicht der Informationsaustausch ist, sondern die Förderung des Zusammenhalts im Team. Startet beispielsweise ein neues Projekt, sollten Sie in jedem Fall ein Kick-Off-Meeting ansetzen - auch wenn Sie die dort ausgetauschten Informationen genauso gut per E-Mail an Ihre Mitarbeiter versenden könnten.

Zu Beginn eines Projekts geht es darum, ein Wir-Gefühl im Team zu schaffen und die Projektmitarbeiter für die Bedeutung des Projekts zu sensibilisieren. Auf das Projekt eingeschworene und motivierte Teammitglieder, die ein gutes persönliches Verhältnis zueinander haben, arbeiten sehr viel effektiver als ein zwangsweise zusammen gewürfeltes Team mit wechselnder Besetzung. Bei einem großen Projekt kann es sinnvoll sein, das Kick-Off-Meeting in einen übergeordneten Rahmen einzubinden und eine Veranstaltung oder einen Ausflug zu organisieren. Die Kosten für ein etwas aufwändigeres Kick-Off zahlen sich in der Regel aus. Der Effekt hält ca. ein halbes Jahr an, danach sollte ein weiteres Event stattfinden, um den Teamgeist neu zu beleben.

Das Abendessen nach Projektabschluss ist eine Investition in die nächste gemeinsame Zusammenarbeit und hat ebenfalls eine sehr positive Wirkung auf Motivation und Zusammenhalt der Teammitglieder. Als Projektleiter sollten Sie ein solches Essen aber niemals aus Ihrer eigenen Tasche bezahlen - das gehört nicht zu Ihren Aufgaben. Wenn von Seiten Ihres Vorgesetzten absolut keine finanzielle Unterstützung zu bekommen ist, dann organisieren Sie ein Treffen in privatem Rahmen, zu dem jeder etwas beisteuert.

Ein Review-Meeting abhalten

Das Review-Meeting findet nach Abschluss des Projekts statt und dient dazu, die geleistete Arbeit im Rückblick kritisch zu analysieren. Einerseits soll hierbei allen Projektbeteiligten die Möglichkeit gegeben werden, ihre Einschätzungen mitzuteilen und zu diskutieren, andererseits sollen dem Management, Ablauf und Erfolg des Projekts dargelegt werden. Gegebenenfalls ist es ratsam, zwei getrennte Meetings abzuhalten, eines nur für die Projektbeteiligten und ein zweites, an dem auch das Management teilnimmt.

Für die reine Berichterstattung sollte eine Dreiviertelstunde genügen. Stellt sich heraus, dass Fragen offen geblieben sind und weiterer Diskussionsbedarf besteht, dann halten Sie die ungeklärten Punkte schriftlich fest und bestimmen Sie einen möglichst zeitnahen Termin, an dem die Diskussion zu Ende geführt werden kann.

Ziele festlegen

Generell gilt: Definieren Sie das Ziel des Meetings und überlegen Sie im Vorfeld, wie Sie es erreichen können. Prüfen Sie, ob ein Meeting überhaupt das geeignete Instrument zur Zielerreichung ist. Falls nicht, können Sie getrost darauf verzichten.

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