Wie man Projektmeetings effizient durchführt

Meetings sind für den Informationsaustausch während eines Projekts unentbehrlich; werden sie aber falsch eingesetzt, verbrauchen sie unnötig Zeit und Ressourcen. Im schlechtesten Fall wirken sie sogar kontraproduktiv. Frank Gürgens stellt ein paar einfache Grundregeln vor, wie man Meetings effizient einsetzt und gestaltet.

Meetings und deren effiziente Durchführung sind ein Thema, das in mehrtätigen Seminaren und kompletten Büchern ausgiebig behandelt wird. Für Meetings im Allgemeinen gibt es jedoch ein paar einfache Grundregeln, die Ihnen als Projektleiter im Alltag sehr hilfreich sein können.

Meetings nicht zu häufig abhalten

Projektmeetings sollten regelmäßig, aber nicht zu oft stattfinden. Bei langfristigen Projekten reicht in der Regel ein Treffen pro Monat, um alle Beteiligten auf den neuesten Informationsstand zu bringen. Zu häufig veranstaltete Meetings können die Mitarbeiter langweilen und wirken sogar kontraproduktiv, weil ihre Zweckmäßigkeit von den Mitarbeitern angezweifelt wird. Indirekt wird so auch die Kompetenz des Projektleiters in Frage gestellt. Ist der Projektablauf sehr schnell oder gibt es häufige Änderungen, ist es ratsam das Intervall zu verkürzen.

Grundsätzlich sollte sich die Häufigkeit von Meetings daran ausrichten, wie groß der Bedarf an Informationsaustausch tatsächlich ist. Innerhalb der einzelnen Arbeitsgruppen oder Disziplinen in einem Projekt können wöchentliche oder sogar tägliche Projektmeetings notwendig sein. Es ist häufig hilfreich, die Mitarbeiter zu fragen, welchen Meeting-Rhythmus Sie für sinnvoll und praktikabel halten.

Auf Störhandlungen sofort reagieren

Auf Störungen während eines Meetings sollten Sie am besten sofort reagieren, spätestens aber zu Beginn des nächsten Meetings. Zu den häufigsten Störhandlungen zählen telefonieren, zu spät kommen, Nebengespräche und unangekündigtes Verlassen des Meetings. Das Rauchen in den Arbeitsräumen dürfte inzwischen der Vergangenheit angehören. Weisen Sie die Anwesenden ruhig, aber bestimmt darauf hin, dass Störungen kostensteigernd wirken und gegenüber den anderen Teilnehmern respektlos sind.

Als Projektleiter sollten Sie sich davor hüten, auch nur ausnahmsweise eine dieser Störungen selbst zu erzeugen - sie wird sich bei den Teammitgliedern multiplizieren. Lässt sich die selbst verursachte Störung absolut nicht vermeiden, sprechen Sie die Handlung direkt als prinzipiell unerwünschtes Verhalten an und entschuldigen Sie sich dafür; auf diese Weise gehen Sie zumindest in der Einschätzung der Situation als gutes Beispiel voran.

Meetings nutzen zur Förderung des Teamgeists

Es gibt Meetings, deren eigentliches Ziel nicht der Informationsaustausch ist, sondern die Förderung des Zusammenhalts im Team. Startet beispielsweise ein neues Projekt, sollten Sie in jedem Fall ein Kick-Off-Meeting ansetzen - auch wenn Sie die dort ausgetauschten Informationen genauso gut per E-Mail an Ihre Mitarbeiter versenden könnten.

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link