Wollen Sie, dass Ihre E-Mails gelesen werden?

Erhalten Sie auch täglich zwischen 50 und 100 E-Mails? Der Zeitaufwand dafür steigt von Tag zu Tag. Nur: Je mehr E-Mails geschrieben werden, desto uneffektiver und unübersichtlicher wird dieses nützliche Kommunikationsinstrument.

Erhalten Sie auch täglich zwischen 50 und 100 E-Mails? Der Zeitaufwand dafür steigt von Tag zu Tag. Nur: Je mehr E-Mails geschrieben werden, desto uneffektiver und unübersichtlicher wird dieses nützliche Kommunikationsinstrument.

Sparen Sie sich und den anderen Zeit, indem Sie Ihre E-Mails besser strukturieren:

1. Geben Sie einen aussagefähigen Betreff an.

Statt des ziemlich nichtssagenden "Besprechung" ist z.B. "Agenda für Bespr. mit Fa. Meier in Köln - 01.04.00" ein Betreff, der a) sofort zuordenbar und b) nach seiner Wichtigkeit erkennbar ist.

Vorteil: Der Empfänger kann Ihre E-Mail direkt zuordnen und sofort reagieren, ohne sie erst öffnen zu müssen.

2. Fügen Sie am Anfang Ihrer E-Mail eine Gliederung der besprochenen Punkte ein.

Bei der Flut an eingehenden E-Mails bleibt meist nicht die Zeit, jeden einzelnen Absatz durchzulesen. Oft genug passiert es dann, dass vermeintlich unwichtige Post ungelesen im Ordner verschwindet, nur weil der Absender es versäumt hat, die wichtigen Punkte an den Beginn der Nachricht zu stellen.
Wenn Sie Ihre E-Mail wie folgt aufbauen, ist der Inhalt auf einem Blick erfassbar:
> 1. Besprechungsort und -zeitpunkt
> 2. Teilnehmer
> 3. Agenda
>
> Hallo Klaus,
> am 01.04.00 um 11.00h findet bei der Fa. Maier GmbH in Köln.... die
> Angebotsbesprechung über die Einführung unseres KM-Systems statt. ..... "

Vorteil: Auch wenn der Adressat im Augenblick keine Zeit hat, die komplette E-Mail zu lesen, erfasst er unmittelbar die Eckdaten Ihrer Nachricht. Wichtige Post verschwindet somit nicht mehr ungelesen im Eingangsordner.

3. Fassen Sie sich kurz.

Vermeiden Sie unübersichtliche Schachtelsätze und Wiederholungen. Es macht keinen Spass, sich durch einen Text kämpfen zu müssen. Was liegt also

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