Wozu brauchen wir ein Protokoll?

In vielen Firmen wird bei Besprechungen zuviel Augenmerk darauf gelegt, wer welche Argumente gebracht hat, welche Ansichten von wem vertreten wurden und wer sonst noch seinen Senf dazu gegeben hat.

In vielen Firmen wird bei Besprechungen zuviel Augenmerk darauf gelegt, wer welche Argumente gebracht hat, welche Ansichten von wem vertreten wurden und wer sonst noch seinen Senf dazu gegeben hat. Manche wiederum spielen sich bei der Überarbeitung stundenlang mit Formatierungen, als wollten sie einen Preis für das schönste Design gewinnen.

Wen wundert es da, wenn das Protokoll selten dann fertig ist, wann es fertig sein sollte, nämlich direkt nach der Sitzung. Schnell kann aus einem harmlosen Protokoll ein brisantes Politikum werden. Wer übernimmt da schon gern den Job des Protokollanten. Wesentlich wichtiger ist jedoch die Frage nach Sinn und Zweck des Protokolls.

Gründe für ein Protokoll können sein:

  • Information, z.B. für Personen, die bei der Besprechung nicht anwesend waren
  • Festhalten beschlossener Ergebnisse
  • Fixieren und Veröffentlichen von Aufgaben, Verantwortungen und Zuständigkeiten
  • Nachvollziehen der Gründe für getroffene Entscheidungen
  • Rekonstruierbarkeit des Projektverlaufs

Ein Ergebnisprotokoll ist ausreichend für 98% der Meetings

Meist reicht ein Ergebnisprotokoll völlig aus. Dabei werden die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit zusammengefasst sowie getroffene Entscheidungen und Arbeitsaufträge festgehalten. Beiträge einzelner Anwesender werden nicht erfasst! Das Ergebnis der Veranstaltung ist das gemeinsame Ergebnis der ganzen Gruppe. Falls notwendig, können Wege zur Entscheidungsfindung, wichtige Meinungsäußerungen und Beiträge mit protokolliert werden.

Wenn Sie mehrere Stunden mit der Erstellung eines Protokolls benötigen, stimmt etwas nicht. Entweder halten Sie sich zu lange mit Ausformulierungen oder der Gestaltung auf oder es sind zu viele Personen im Abstimmungsprozess beteiligt.

Wer kommt auf den Verteiler?

Manche Personen sind tödlich beleidigt, wenn sie nicht auf dem Protokollverteiler stehen. Sie waren zwar nicht bei der Sitzung anwesend und eigentlich sind sie auch nicht wirklich am Projektgeschehen interessiert, sie aber vom Verteiler zu streichen ist in ihren Augen gleichbedeutend mit einem Gesichtsverlust. Andere wiederum werden unnötig mit Informationen bombardiert.

Um den Arbeitsaufwand und die Papierflut überschaubar zu halten, habe ich nur den Besprechungsteilnehmern ein ausgedrucktes Exemplar geschickt. Alle anderen am Projekt Beteiligten wurden zu Beginn des Projekts darüber informiert, wo sie öffentlich zugängliche Protokolle finden. So konnte jeder, den es interessierte, sich über den Projektstatus informieren und mir

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