Zeiterfassung mit Microsoft Excel

Teil 1: So gestalten Sie Ihren Stundenzettel komfortabel
Viele Projektmitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten in Microsoft Excel-Tabellen, da diese eine flexible Auswertung der persönlichen Projektarbeitszeiten ermöglichen. Ignatz Schels stellt in diesem mehrteiligen Beitrag eine praktische Microsoft Excel-Lösung vor, mit der sich Arbeitszeiten projektbezogen erfassen und auswerten lassen. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine komfortable Monatstabelle aufbauen, mit der Mitarbeiter ihre Ist-Zeiten erfassen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Projektzeiten und Arbeitsstunden zu erfassen, gehört zu den Standardfunktionen jeder Projektmanagement-Software. Allerdings entspricht die Umsetzung oft nicht den Wünschen der Mitarbeiter; auch lassen sich die entsprechenden Funktionen nicht individuell anpassen. In der Praxis erfassen Projektmitarbeiter ihre Stunden deshalb häufig in Excel-Tabellen. Das Kalkulationsprogramm bietet neben einem integrierten Kalender zahlreiche Funktionen zur Datums- und Zeitberechnung, die eine flexible Auswertung der persönlichen Projektarbeitszeiten ermöglichen.

Dieser mehrteilige Beitrag stellt eine praktische Excel-Lösung für das projektbezogene Erfassen und Auswerten von Mitarbeiter-Arbeitszeiten vor. Der erste Teil beschreibt den Aufbau einer komfortablen Monatstabelle für die Eingabe der Ist-Zeiten und die Berechnung von Soll-Arbeitsstunden. Feiertage berechnet Excel darin automatisch, so dass Mitarbeiter diese nicht manuell einpflegen müssen. Sie finden die fertige Lösung in der Excel-Datei, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.

Wie Sie die Zeiterfassungsblätter mit Hilfe von Makrolösungen konsolidieren und auswerten können, erfahren Sie in den nachfolgenden Beiträgen.

Das Monatsblatt zur Stundenerfassung

Periodische Excel-Tabellen, d.h. Tabellen mit monatlich oder jährlich wechselnden Datumsanzeigen, sollten so gestaltet sein, dass sie sich einfach kopieren lassen und keine Anpassung auf neue Datumswerte bzw. Schaltjahre erfordern. Zum Standard gehört auch die automatische Berechnung von Kalenderwochen und Feiertagsterminen.

Damit eine solche Tabelle problemlos zu kopieren ist, müssen alle Bereichsnamen lokal gesetzt sein. Lokale Bereichsnamen gelten nur für das jeweilige Arbeitsblatt und werden für die Kopie automatisch neu generiert. Globale Namen würden hingegen für die gesamte Mappe gelten. Wenn Sie einen Bereichsnamen definieren (Einfügen / Namen / Definieren) und als lokal ausweisen wollen, stellen Sie den Namen des zugehörigen Tabellenblatts gefolgt von einem Ausrufezeichen vor den Bereichsnamen. Soll z.B. der Bereichsname "Mitarbeiter" heißen und lokal für das Arbeitsblatt "Tabelle 1" gelten, müssen Sie als Bereichname "Tabelle1!Mitarbeiter" eingeben.

Monatsblatt Januar

Das erste Tabellenblatt unserer Zeiterfassung trägt die

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