Zeiterfassung mit Microsoft Excel

Teil 2: Stundentabellen für Projektmitarbeiter automatisch erzeugen
Microsoft Excel-Tabellen ermöglichen es, persönliche Projektarbeitszeiten einfach zu erfassen und flexibel auszuwerten. Im zweiten Teil dieser Artikelfolge stellt Ignatz Schels eine Makrolösung vor, mit der sich individuelle Monatstabellen für Mitarbeiter automatisch und zeitsparend erzeugen lassen. Das Makro berücksichtigt dabei, welchen Projekten der jeweilige Mitarbeiter im ausgewählten Monat zugeordnet ist. Die einsatzbereite Microsoft Excelmappe können Sie mit dem Artikel herunterladen.

Der erste Teil des Beitrags zeigte, wie Sie ein komfortables Tabellenblatt zur Zeiterfassung in Projekten erstellen können. Die einzelnen Projektmitarbeiter müssen diese Zeiterfassungstabelle lediglich noch individuell anpassen, indem sie ihre Stammdaten sowie die Arbeitspakete der Projekte, an denen sie beteiligt sind, manuell eintragen. Eleganter und zeitsparender lassen sich diese Schritte allerdings mit der hier vorgestellten Makro-Lösung erledigen. Das Makro erzeugt die gewünschten, individuellen Monatstabellen automatisch und berücksichtigt dabei, welchen Projekten der jeweilige Mitarbeiter im ausgewählten Monat zugeordnet ist. Es löst im Einzelnen folgende Aufgaben: Das Makro

  • öffnet bereits angelegte Mappen von Mitarbeitern bzw. legt neue Stundenabrechnungsmappen mit den Namen der jeweiligen Mitarbeiter an, falls noch keine Mappen vorhanden sind.
  • legt neue Stundenblätter mit Bezeichnung von Monat und Jahr an und fügt diese in die jeweilige Mitarbeitermappe ein.
  • überträgt Projekte aus der Projektübersicht mit allen Arbeitspaketen je nach Teamzugehörigkeit.
  • erstellt Formeln für die Stundensummen.

Der Projektleiter kann die Arbeitsmappe mit dem Makro entweder allen Mitarbeitern (schreibgeschützt) zur Verfügung stellen, damit diese ihre Monatszeiterfassungs-Tabellen selbst anlegen. Oder er erstellt selbst die Monatsblätter für seine Mitarbeiter und speichert diese in einem öffentlichen oder im Netz freigegebenen Ordner ab bzw. sendet sie den Mitarbeitern regelmäßig per Mail zu. Bei der zuletzt genannten Lösung bleiben die Projektdaten, die ebenfalls mit in der Arbeitsmappe abgelegt sind, in der Hand des Projektleiters.

Die Beispieldatei

Um mit dem Makro zu arbeiten, laden Sie die Beispieldatei PZEIT.XLS herunter, die alle Vorlagen und Makros enthält.

Sie besteht aus folgenden Tabellenblättern:

  • START: Das Startblatt, in dem die Mitarbeiterdaten eingetragen bzw. ausgewählt werden mit Start-Symbol für das VBA-Makro (Bild 1).
  • Mitarbeiter: Die Stammdatenliste für die Projektmitarbeiter.
  • Projekte: Die Stammdatenliste mit allen Projekten.
  • Zeiterfassung_Vorlage: Die im ersten Teil vorgestellte Tabelle für eine variable monatliche Zeiterfassung.

Die Makrocodes sind ungeschützt, so dass Sie diese mit dem Visual Basic Editor (Aufruf mit Alt+F11) einsehen und bearbeiten können. Ändern Sie bitte nicht die Spaltenanordnung oder -bezeichnung in den einzelnen Tabellen und löschen Sie auch keine Spalten, da das Makro auf diese Bezug nimmt. Für die Bereichsnamen in den Tabellen gilt dasselbe - auch diese dürfen nicht verändert oder gelöscht werden.

Bild 1: Die Arbeitsmappe mit allen Vorlagen und Makros.

Stammdaten vorbereiten

An Stammdaten benötigen Sie:

  • eine Mitarbeiterliste mit Vorname, Name, Abteilung, Projektteam und Kostenstelle.
  • eine Projektliste mit Zuordnung zu Projektteams, Zeitraum und Planstunden.

In unserem Beispiel sind die beiden

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link