Zeiterfassung mit Microsoft Excel

Teil 3: Tabellen zusammenfassen und auswerten
Mit Microsoft Excel können Sie Projektarbeitszeiten bequem erfassen und auswerten. In den ersten beiden Teilen dieser Artikelserie zeigte Ignatz Schels, wie Sie komfortable Stundenblätter mit Feiertags- und Kalenderwochenberechnung für Ihre Mitarbeiter erzeugen. In diesem dritten und letzten Teil erfahren Sie, wie Sie die Daten der Stundenblätter in einer zentralen Tabelle zusammenfassen und auswerten. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Die ersten beiden Teile dieser Artikelserie behandelten die Gestaltung einer makrofreien Stundentabelle, in die sich automatisiert mitarbeiterspezifische Daten aus dem Projektportfolio übertragen lassen. Dieser dritte und letzte Teil zeigt, wie Sie die Stundenblätter Ihrer Mitarbeiter zusammenfassen und auswerten können.

Die 3 Excel-Dateien zu diesem Beitrag können Sie als ZIP-Archiv herunterladen.

Die Projektfortschreibung

Wie Sie in der Praxis mit den Stundentabellen arbeiten, zeigt das folgende Beispiel. Die Mitarbeiterin Charlotte Friedrichs (siehe Datei PZEIT2.ZIP) ist dem Projektteam "SW-Development TeamFrankfurt" zugewiesen (Blatt "Mitarbeiter"), das im ersten Quartal 2008 ein Projekt durchführen soll (Blatt "Projekte"). Es trägt den Namen "Software-Relaunch Kassensysteme" und dauert vom 2. Januar 2008 bis zum 30. März 2008 (geplant).

Der Projektleiter legt eine erste Monatsübersicht mit Hilfe des Makros im Blatt "START" an (Bild 1). Dazu wählt er den Namen der Mitarbeiterin in der Liste aus, stellt die Monatsauswahl auf "Januar" und trägt die Jahreszahl "2008" ein. Als Pfad für die Projektstundenmappe mit den einzelnen Monatsblättern wählt er entweder einen passenden Ordner im Firmennetzwerk oder er erzeugt die Monatsübersicht lokal auf seinem Rechner und sendet sie der Mitarbeiterin anschließend per Mail zu. (Alternativ kann die Mitarbeiterin die Monatstabelle auch selbst erzeugen, wenn der Projektleiter ihr die Arbeitsmappe PZEIT2.XLS mit dem Makro zur Verfügung stellt.)

Durch einen Klick auf den "START"-Button wird die Mappe angelegt und das erste Monatsblatt für den Januar erzeugt. Das Makro kopiert dabei auch die Arbeitspakete der Mitarbeiterin in das Blatt, so dass diese es sofort zur Stundenerfassung verwenden kann.

Bild 1: Ein Makro trägt die passenden

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