Zeitplanung visualisieren in Projektpräsentationen

Egal, ob Sie ein Projekt starten, mitten in seiner Realisierung stehen oder es abschließen: Meist werden Sie bei Ihren Projektpräsentationen auch eine Übersicht über zeitliche Abläufe bereitstellen müssen. Viele Präsentatoren greifen dabei auf einfache Terminlisten in Gestalt gängiger Textfolien zurück. Doch es geht auch anders: Dieter Schiecke führt Sie in seinem Beitrag Schritt für Schritt durch die Erstellung von Microsoft PowerPoint-Folienlayouts, mit deren Hilfe Sie Projektphasen darstellen, Gantt-Diagramme nachstellen und Tabellen mit Monatskalendern erzeugen können. Die Beispiele, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, lassen sich leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen und sparen Ihnen Zeit, wenn Sie Ihre eigene Präsentation erstellen.

 

Zeitplanung visualisieren in Projektpräsentationen

Egal, ob Sie ein Projekt starten, mitten in seiner Realisierung stehen oder es abschließen: Meist werden Sie bei Ihren Projektpräsentationen auch eine Übersicht über zeitliche Abläufe bereitstellen müssen. Viele Präsentatoren greifen dabei auf einfache Terminlisten in Gestalt gängiger Textfolien zurück. Doch es geht auch anders: Dieter Schiecke führt Sie in seinem Beitrag Schritt für Schritt durch die Erstellung von Microsoft PowerPoint-Folienlayouts, mit deren Hilfe Sie Projektphasen darstellen, Gantt-Diagramme nachstellen und Tabellen mit Monatskalendern erzeugen können. Die Beispiele, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, lassen sich leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen und sparen Ihnen Zeit, wenn Sie Ihre eigene Präsentation erstellen.

 

Egal, ob Sie ein Projekt starten, mitten in seiner Realisierung stehen oder es abschließen: Meist werden Sie bei Ihren Projektpräsentationen neben allen anderen Informationen auch eine Übersicht über zeitliche Abläufe bereitstellen müssen. Viele Präsentatoren greifen dabei auf einfache Terminlisten in Gestalt gängiger Textfolien zurück.

Dieser Beitrag stellt mehrere Alternativen zu den Textfolien vor. Die mit dem Artikel gelieferten Musterfolien lassen sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen und ersparen Ihnen Zeit, wenn Sie Ihre eigene Präsentation erstellen.

Die Beschreibungen beziehen sich auf PowerPoint 2002 und 2003. Bei Abweichungen von früheren Versionen erhalten Sie entsprechende Hinweise.

Das Informationsgebäude schrittweise aufbauen

Wenn Sie als Zuschauer in einer Präsentation sitzen, bekommen Sie meist zuerst das Projekt mit seinen Zielen und seinem Ablauf vorgestellt. Dann folgen detaillierte Erläuterungen - unter anderem zu einzelnen Projektphasen, zu Terminen und Fristen. Schnell geraten Präsentatoren dabei in die Versuchung, das Publikum mit Einzelheiten zu überfluten. Sie brächten am liebsten alle Informationen auf einer Folie unter. Doch das ist in vielen Fällen gar nicht möglich und zudem alles andere als publikumsgerecht. Denn die dargebotene Informationsdosis überfordert häufig die Aufnahmefähigkeit der Zuschauer. Die wirklich wichtigen Informationen gehen in der Vielzahl der Details unter.

Es ist daher sinnvoll, wenn das Publikum während einer Präsentation die Struktur und den Zusammenhang des Projektablaufs im Auge behält und die Details Schritt für Schritt erfährt. Verwenden Sie also Layout-Lösungen, die das ermöglichen. Setzen Sie außerdem gezielt Animationseffekte ein, über die sich die Informationen nach und nach zuschauergerecht aufbauen.

In den Musterfolien sind folgende vier Varianten zur Visualisierung von Zeitplanungen zu sehen:

  • Eine horizontale Anordnung der Projektphasen mit einer Detailbeschreibung unter den Phasen,
  • eine vertikale Anordnung der Projektphasen mit einer Detailbeschreibung neben den Phasen,
  • eine Jahresplanung mittels Gantt-Diagramm und
  • Monatskalender mit Möglichkeiten zur Hervorhebung einzelner Tage.

Projektphasen beschreiben

Mit einem Projektstrukturplan - gezeichnet als Organigramm oder Flussdiagramm - geben Sie einen Überblick über das Projekt. Die folgenden Beispiele sollen Anregungen zur Visualisierung der Details geben, die Sie im Anschluss an den groben Überblick beschreiben möchten.

Drei Phasen

In Bild 1 sehen Sie eine Folie, auf der erkennbar ist, dass es um drei Projektphasen geht. Der Verlauf der Phasen ist in horizontaler Richtung dargestellt. Dies ermöglicht, darunter die wichtigsten Detailinformationen zu den einzelnen Projektphasen aufzuführen. Verwenden Sie als Folienlayout "Nur Titel".

Bei einer Veranstaltung, auf der Informationen zu mehreren Projekten präsentiert werden, ist es empfehlenswert, die einzelnen Projekte optisch klar voneinander abzugrenzen. Dies erfolgt im vorliegenden Beispiel durch die Projektnummer, die am linken Rand senkrecht steht. Sie lässt sich im Verlauf der Präsentation für jedes Projekt mit einer anderen Farbe anzeigen.

Im vorliegenden Beispiel können Sie bei Bedarf unter die drei Projektphasen noch die Datumsangaben für Beginn und Ende setzen.

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Alle Kommentare (1)

Stefan
Müller

Die Powerpoint-Vorlage ist leider wenig funktional und damit in keiner Form mehr zeitgemäß.