Perfektes Selbst- und Zeitmanagement für Sekretariat und Assistenz

Informationen zum Buch
Perfektes Selbst- und Zeitmanagement für Sekretariat und Assistenz
Autor: Behrens-Schneider, Claudia (Hrsg.); Engler, Heike
ISBN: 3478375304
Verlag: Redline Wirtschaft
Jahr: 2003
Seitenanzahl: 144 Seiten
Medienart: brosch
Preis: 19,90 €
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Rezension von Dr. Georg Angermeier

Für eilige LeserInnen: Ein ausgezeichnetes Buch für's Projektsekretariat - aber auch für Projektmanager, um das Sekretariat richtig anzuleiten.

Ein perfektes Sekretariat ist Getriebe und Schmiermittel für Projekte in einem. Wehe, wenn das erforderliche Büromaterial fehlt, die Ablage nicht stimmt, wichtige Kunden am Telefon schroff behandelt werden, oder gar Deadlines aufgrund des verschlampten Postausgangs versäumt werden.

Damit sollte nunmehr Schluss sein, schließlich gibt es das neue Buch von Heike Engler über das perfekte Management von Aufgaben, Terminen und Informationen.

Bereits die kurze Einführung enthält erste wichtige Schritte, um seine Zeit und Arbeitskraft effizienter einsetzen zu können. Problemstrukturierung und Klärung der Projektorganisation wird fast nebenbei erledigt, bevor das Buch überhaupt richtig anfängt.

Ab dann geht es pausenlos zur Sache. Um mich nicht wiederholen zu müssen: Alle Kapitel und Unterkapitel weisen eine hohe Informationsdichte auf, nichts ist überflüssig, die Zusammenhänge sind klar erkennbar und trotzdem kann man jederzeit an einem beliebigen Thema einsteigen, das einen gerade besonders unter den Nägeln brennt.

Erstes Hauptthema ist die Organisation der Aufgabenflut, die über jede Organisationszentrale hereinbricht. Strukturieren, Priorisieren - vor allem aber die eigene Konzentration erhalten. Vom zweckmäßigen Einsatz diverser Hilfsmittel (besonders sympathisch fand ich die Beschreibung der von mir so geliebten "Kladde") bis hin zum Delegieren und Organisieren der Aufgaben im Team finden sich hier alle wesentlichen Aspekte.

Der zweite Hauptteil widmet sich dem schrecklichsten aller Ungeheuer: Der Zeit (gem. Walter Moers). Ich greife zum besseren Verständnis hier nur einen einzigen Punkt heraus: "Fristen und Wiedervorlagen - Wie sorgen Sie für Pünktlichkeit?" Da mag mancher meinen, dass der elektronische Terminkalender das schon erledigt. Das ist ungefähr der gleiche Unfug wie der Traum vom papierlosen Büro. Schließlich liegen wichtige Dokumente immer noch in menschenlesbarer, stromunabhängiger, bruchsicherer und leicht transportabler Form vor: Als Papier. Und diese Dokumente dürfen weder übersehen noch lange gesucht werden. Heike Engler scheut sich nicht, gleichzeitig die pragmatische Lösung einer ordentlich geführten Wiedervorlagemappe richtig zu beschreiben und die elektronischen Hilfsmittel genauso zu benennen. Und sie hat den Mut, die einzig richtige Lösung für wichtige, nur elektronisch vorliegende Akten zu benennen: Ausdrucken und an der richtigen Stelle in die Wiedervorlage legen! Anachronistisch? Nun, der Griff in die Wiedervorlag dauert weniger als fünf Sekunden. Die Wiederherstellung eines abgestürzten Rechnernetzwerkes mindestens eine Stunde.

Die Beschäftigung mit den sogenannten "Zeitfressern" ist auch als Schnelleinstieg für erste, schnelle Ergebnisse geeignet. Aber Sie sollten deswegen nicht auf die Lektüre des gesamten Buchs verzichten. Ein Zitat hieraus möchte ich Ihnen nicht vorenthalten, vor allem wenn es sich dabei um ein wenig augenzwinkernden Humor handelt:

"Helfen Sie Ihrem Vorgesetzten bei Bedarf geduldig, mit dem Computer zurechtzukommen: Der Aufwand lohnt sich! Stellen Sie dabei immer wieder die Vorteile für ihn in den Vordergrund, loben Sie Fortschritte und erklären Sie nicht zu viel auf einmal, sondern Schritt für Schritt."

Entlarvend realistisch und pragmatisch ist Frau Engler schon. Sobald ich mit E-Mails umgehen kann, möchte ich auch ein Lob von ihr haben!

Was sonst noch positiv auffällt:

  • Die Autorin beherscht die Grundlagen des Projektmanagements und setzt Methoden wie Balkenplan oder Aufgabenstrukturierung angepasst und richtig ein.
  • Stressvermeidungsstrategien und andere psychologische Hilfen werden nicht "aufgesetzt", sondern im Zusammenhang adäquat erläutert - es gibt keine "Ich mache Sie erfolgreich und glücklich"-Botschaft.
  • Viele sehr gut ausgearbeitete Checklisten und Vorlagen verdeutlichen, wie man das Gelesene sofort verwenden kann.

Was nicht so toll ist:

  • Die Formulare sind blau hinterlegt und manchmal über die Seiten umgebrochen, so dass man sie nicht einfach mal schnell für einen ersten Test kopieren kann.
  • Die Überschriften der zweiten Ebene fallen weniger auf als die Abschnittsüberschriften. Da kommt man leicht durcheinander.
  • Das Literaturverzeichnis hätte ausführlicher ausfallen können.

Das war auch schon alles an Kritik, deshalb: Insgesamt ein sehr gelungenes Buch, beileibe nicht nur für Sekretärinnen.


Verlagstext

Die Fülle der Aufgaben scheint nicht zu bewältigen zu sein, alles ist dringend und der Tag viel zu kurz? Mit dem richtigen Zeit- und Selbstmanagement gewinnen Sie schnell wieder Oberwasser! Dieses Buch hilft Ihnen mit zahlreichen Checklisten und Tipps, Hilfsmittel für die Organisation Ihrer Aufgaben zu finden, Ihre Motivation zurückzugewinnen und Ihrer Termine zu koordinieren.

  • strukturiert, geplant und stressfrei vorgehen
  • mit Checklisten und konkreten Tipps
  • Zeit gekonnt managen, zusätzliche Freiräume gewinnen

Über die Autorin

Heike Engler ist als Beraterin für zeitgemäßes Büromanagement, kreatives Lernen sowie kommunikative und organisatorische Kompetenz für namhafte Konzerne und Institute tätig. Näheres über ihre Tätigkeit beim Team für LösungsManagement finden Sie auf der Website www.loesungsmanagement.de.



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