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Gefahr erkannt - Gefahr gebannt. Was für den Alltag zutrifft, gilt im Wesentlichen auch für das Projektmanagement. Wer Risiken erkennt und senkt, erhöht die Chancen einer erfolgreichen Projektdurchführung. In ihrem Tipp erläutert Regina Wolf die vier wichtigsten Schritte der Risikoanalyse.
Gefahr erkannt - Gefahr gebannt. Was für den Alltag zutrifft, gilt im Wesentlichen auch für das Projektmanagement. Wer Risiken erkennt und senkt, erhöht die Chancen einer erfolgreichen Projektdurchführung. In ihrem Tipp erläutert Regina Wolf die vier wichtigsten Schritte der Risikoanalyse.
Die realistische Einschätzung von Risiken ist eine wesentliche Grundlage für den Projekterfolg. Vor jedem Projekt sollte deshalb eine gründliche Risikoanalyse erfolgen. Auf diese Weise ist es möglich, Gefahrenpotenziale schon im Vorfeld zu erkennen und entsprechende Präventivmaßnahmen zu ergreifen. In der Regel wird die Risikoanalyse vom Projektmanager durchgeführt.
Schritt 1: Definition der Risikofelder
Überlegen Sie zu Beginn, welche Risiken überhaupt existieren. In der Regel sind vor allem folgende Punkte für den Erfolg eines Projekts ausschlaggebend:
Schritt 2: Einstufung der Risiken
Prüfen Sie, wie wahrscheinlich es ist, dass die von Ihnen genannten Risiken eintreten. Hierzu ein kleines Beispiel: Haben Sie vier Ingenieure, die über die notwendige fachliche Kompetenz verfügen, um einen bestimmten Teilaspekt des Projekts durchzuführen, besteht ein Risiko von 25 %, dass ein Ingenieur ausfällt und Ihnen das Know-how für diese Aufgabe NICHT zur Verfügung steht.
Schritt 3: Bewertung der Auswirkungen
Bewerten Sie wie groß die Auswirkungen sein werden, wenn ein Risiko eintritt. Selbst wenn ein Risiko als hoch eingestuft wird und es sich realisiert, kann es sein, dass die Auswirkungen für das Projekt eher gering sind. Umgekehrt kann ein sehr kleines Risiko bei Eintritt das gesamte Projekt gefährden.
Schritt 4: Risiken senken
Führen Sie geeignete Maßnahmen durch, um die Risiken zu senken. Verfügen Sie beispielsweise über wenig Experten mit projektrelevantem Fachwissen, kümmern Sie sich rechtzeitig um die Akquise oder Ausbildung von Personal. Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Reduzierung und Beseitigung von Risiken, die bei Eintritt schwer wiegende Folgen haben.
Setzen Sie den Auftraggeber über die bestehenden Risiken in Kenntnis. Der Auftraggeber ist gemeinsam mit Ihnen für das Projekt verantwortlich. Er muss von seiner Seite aus die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die Projektabwicklung ohne Komplikationen erfolgen kann. Ist das Personal des Auftraggebers beispielsweise gegen die Projektdurchführung und könnte dies das Projekt behindern, ist es die Aufgabe des Auftraggebers, vorab Akzeptanz schaffende Maßnahmen durchzuführen.
Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Falls Sie nach eingehender Prüfung feststellen, dass das Projekt zu risikoreich ist, dann sollten Sie den Mut haben es abzulehnen. Nehmen Sie das Projekt an und scheitern, haben Sie nicht nur Ihrem Kunden, sondern auch den Ruf Ihres Unternehmens geschädigt. In der Praxis werden häufig Projekte in Angriff genommen, die mit einem viel zu hohen Risiko behaftet sind und deshalb nicht durchgeführt werden sollten. Aus diesem Grund sollte auch der Auftraggeber eine Risikoanalyse durchführen, um im Zweifelsfall selbst beurteilen zu können, ob ein Projekt das Risiko lohnt.
Das Wichtigste ist, sich Risiken bewusst zu machen und sie nicht zu bagatellisieren. Nur wer Gefahrenpotenziale ehrlich analysiert, kann ihnen erfolgreich begegnen. Benennen und bewerten Sie die Risiken zu Beginn eines Projekts und betreiben Sie auch im Laufe der Projektarbeit ein aktives Risikomanagement. Nur so ist eine Risikoanalyse überhaupt sinnvoll und bringt den erwarteten Nutzen.
Martin Wifling
18.08.2010