Projekte erhalten mehr und schneller Unterstützung, wenn sie sowohl innerhalb als auch außerhalb eines Unternehmens positiv wahrgenommen werden. Haben alle Beteiligten die Ziele und die evtl. angestrebten Veränderungen verstanden und als sinnvoll erkannt, werden diese auch tatsächlich gelebt. Die positive Außenwirkung kann den Erfolg eines Projekts also entscheidend beeinflussen.

Dieser Tipp zeigt Ihnen, warum die Projektmitarbeiter nach außen als positiver Botschafter des Projekts auftreten sollten. Projektleiter erfahren, wie sie diese positive Einstellung in ihrem Team fördern können.

Projektmitarbeiter als "Verkäufer" wahrnehmen

Die Außenwahrnehmung eines Projekts hängt stark von seinen Teammitgliedern ab. Sie vertreten das Projekt gegenüber dem Kunden oder wichtigen Stakeholdern. Besonders wenn diese noch gewonnen werden sollen, ist es hilfreich, wenn jeder einzelne Projektmitarbeiter als positiver Botschafter auftritt. Das gilt auch, wenn die Projektmitarbeiter einen engen Kontakt zu den späteren Anwendern haben, z.B. bei IT-Integrationen. Dort nehmen die Teammitglieder häufig die Installation der neuen Prozesse oder IT-Systeme in den operativen Bereichen vor und halten zudem die Trainings ab.

Um das positive Projektimage bei den Mitarbeitern zu fördern, lohnt es sich, einen Blick in die Vertriebsabteilung eines Unternehmens zu werfen. Dort treten sämtliche Mitarbeiter als Verkäufer der im Unternehmen hergestellten Produkte auf. Deshalb sorgen die Vertriebsleiter dafür, dass ihre Mitarbeiter, aber auch z.B. die Kollegen aus der Technik, stets die besten Argumente haben, um die Produkte zu verkaufen und gut beim Kunden einzuführen. Optimal ist es, wenn die Mitarbeiter die Argumente mit einer gewissen Begeisterung vermitteln können.

Wenn es in Ihrem Projekt Teammitglieder gibt, die mit Zweifeln und vermeintlich "klugem" Insiderwissen gegen das Projekt Stimmung machen, ist es an der Zeit, etwas gegen die negative PR zu unternehmen. Denn bedenken Sie: Jeder Mitarbeiter ist ein Vertreter des Projekts. Der Gedanke, dass die Projektmitarbeiter als "Verkäufer" des eigenen Projekts auftreten sollten, lässt sich aus dem Vertrieb auch auf die Projekte übertragen. Nachfolgend sind einige Tipps aufgeführt, die auf den Erfahrungen von Vertriebsleitern basieren.

Nutzenliste erstellen

Reden Sie offen mit den Mitarbeitern darüber, dass Sie sich ein positives Projektimage wünschen, und was sie sich davon versprechen. Dann erarbeiten Sie mit ihnen mindestens 20 Gründe, warum dieses Projekt für Ihr Unternehmen sinnvoll, nützlich, vielleicht sogar unverzichtbar ist. Auch wenn Sie nicht so viele Gründe finden sollten, halten Sie möglichst viele fest. Bezieht sich der Nutzen auf heute, auf morgen oder auf die weitere Zukunft des Unternehmens? Notieren Sie alle Punkte. Welche Aufträge, Produktionen und Umsätze hängen von dem positiven Erfolg des Projekts ab? Wie trägt es zur Arbeitsplatzsicherung bei? Das berührt die Projektmitarbeiter auch persönlich.

Danach lassen Sie jeden einzelnen Teilnehmer zudem eine Liste erstellen, warum er selbst für das Gelingen wichtig ist und welcher Nutzen für ihn entsteht. Dies fördert das persönliche Commitment. Oft kann es sinnvoll sein, diese Nutzenlisten im Rahmen eines Workshops mit einem externen Moderator zu erarbeiten. Auch das Kick-off-Meeting stellt eine gute Gelegenheit dar, eine solche Liste zu erstellen ebenso wie jedes andere Treffen in der frühen Phase des Projekts, in dem Teambuilding, Auftragsklärung und Vereinbarungen eine zentrale Rolle spielen.

Aus den gemeinsamen und individuellen Nutzenlisten entwickeln Sie nun mit Ihrem Team ein "Mission-Statement", also eine zentrale Botschaft Ihres Projekts. Diese Botschaft können Sie während der gesamten Projektlaufzeit verwenden, z.B. als Deckblatt in Ordnern, als Beschriftung kleiner Giveaways oder als zentrale Folie bei Projektpräsentationen. Gehen Sie immer wieder auf dieses Statement ein, um die Motivation ihrer Mitarbeiter für das Projekt zu verstärken. Dies kann zu bestimmten Anlässen bzw. zu Beginn neuer Projektphasen geschehen oder auch spontan.

Auf negative Stimmungen reagieren

Auch wenn Sie versuchen, in Ihrem Team ein positives Projektimage aufzubauen, kann es dennoch passieren, dass Mitarbeiter Bedenken haben und eine negative Stimmung verbreiten. Wenn Sie es selbst erleben oder es Ihnen zu Ohren kommt, dass es negativen Flurfunk oder pessimistische "Küchengespräche" gibt, sollten Sie auf diese reagieren. Sie können diese Gespräche natürlich nicht verbieten, das würde nur zusätzliches Öl ins Feuer gießen. Aber was haben Sie dann für Möglichkeiten?

1. Sie erleben selbst ein negatives Küchengespräch

Gehen Sie auf die Gruppe oder den Einzelnen zu und greifen Sie die Aussagen auf. Übersetzen Sie das "Lästern" in Ängste oder offene Fragen. Ein Beispiel: