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Workshops können einem Unternehmen teuer zu stehen kommen: Zum einen können die Teilnehmer währenddessen nicht ihren alltäglichen Aufgaben nachgehen. Wenn ein Workshop nicht in den eigenen Räumlichkeiten stattfindet, müssen zudem noch Moderator und Tagungsort bezahlt werden. Setzt das Projektteam die Ergebnisse des Workshops dann nicht konsequent um, entsteht nicht nur ein finanzieller Verlustschmerz. Viel schwerer wiegt, dass die Teilnehmer, die mit viel Engagement an einem Thema gearbeitet haben, demotiviert sind, wenn sie sehen, dass die Ergebnisse nach dem Workshop versanden.
Dieser Artikel beschreibt, was Moderator und Teilnehmer tun können, damit die Maßnahmen eines Workshops ergebnisorientiert erarbeitet und so die Ergebnisse auch tatsächlich umgesetzt werden (Für eine ausführliche Beschreibung eines Workshops lesen Sie auch den Methodensteckbrief "Workshop", Projekt Magazin).
Im Wesentlichen sind es vier Gründe, warum in einem Workshop beschlossene Maßnahmen nicht umgesetzt werden:
Der Maßnahmenplan, auch To-do-Liste oder Liste der Next-Steps genannt, ist eine Zusammenstellung der Aufgaben und Aktivitäten, die nach einem Workshop verfolgt werden sollen. Die Qualität des Maßnahmenplans wird vor allem durch die Qualität der darin festgelegten Maßnahmen bestimmt. Es reicht dabei nicht, zu beschreiben, was von wem bis wann erledigt wird. Auch die Maßnahme selbst muss realistisch sein und so konkret wie möglich beschrieben werden. (Bild 1).
Ein Workshop motiviert die Teilnehmer. Währenddessen überschätzen diese darum unter Umständen, dass nach dem Workshop eine Ernüchterung eintritt und der Arbeitsalltag verhindert, dass die guten Vorsätze auch eingehalten werden können. Bei der Erstellung des Maßnahmenplans sollten Sie deshalb die folgenden Punkte immer im Auge behalten:
Bei der Erstellung des Maßnahmenplans hat der Moderator eine wichtige Rolle. Mit den folgenden Tipps können Sie als Moderator bzw. als Moderatorin dazu beitragen, dass die Maßnahmen nach dem Workshop auch umgesetzt werden.
Beschreiben Sie Maßnahmen nicht nur durch Stichworte. Nicht immer erinnern sich die Teilnehmer nach dem Workshop daran, was sich hinter dem Stichwort verbirgt. Schreiben Sie z.B. nicht "Stakeholder informieren", sondern "Stakeholder wöchentlich durch eine Mail über den Status des Projekts informieren".
Mit Zwischenzielen lässt sich relativ schnell überprüfen, ob die Umsetzung der Maßnahme erfolgreich verläuft oder Probleme auftreten. Eine Maßnahme, wie Interviews mit den Stakeholdern zu Klärung der Anforderungen führen, kann unterteilt werden in: Erstellen eines Interviewplans, Formulierung der Fragen, Durchführung der Interviews und Ergebnisdokumentation erstellen.
Voraussetzung dafür, dass jemand nach dem Workshop eine Maßnahme übernimmt, ist, dass er dies freiwillig tut. Keiner sollte zu einer Tätigkeit gezwungen oder überredet werden. Für jede Maßnahme muss eine verantwortliche Person definiert werden und möglichst die Beteiligten, mit denen sie die Maßnahme durchführt. Soll die Maßnahme von jemandem durchgeführt werden, der im Workshop nicht anwesend ist, kann die Maßnahme nur dann aufgenommen werden, wenn ein Teilnehmer die Verantwortung dafür stellvertretend übernehmen kann. Ist dies nicht möglich, sollte die Maßnahme aus dem Plan gestrichen werden. Falls die Maßnahme jedoch für den Erfolg des Workshops unentbehrlich ist, sollte ein Teilnehmer damit beauftragt werden, nach dem Workshop zu klären wer diese Aufgabe übernehmen kann.
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Dieter Gennburg
18.05.2016