Projektinformationssystem

Die DIN 69901 unterstreicht mit dem Begriff des Projektinformationssystems die zentrale Bedeutung des Informationsflusses innerhalb eines Projekts. Das Projektinformationssystem ist darin allgemein definiert als "Gesamtheit der Einrichtungen und Hilfsmittel und deren Zusammenwirken bei der Erfassung, Weiterleitung, Be- und Verarbeitung, Auswertung und Speicherung der Projektinformation."

Im Sinne der DIN ist ein Projektinformationssystem also projektbezogen und medienneutral definiert. Der Aktenordner zählt genauso dazu wie das Projektportal im Intranet. Je nach Branche und Projekt können Teile eines Projektinformationssystems sein:

  • Berichtsplan (Regelung welche Berichtsarten in welcher Häufigkeit an wen zu erstellen sind)
  • Informationsverteiler
  • Formulare und Checklisten
  • Projektdokumentation
  • Projekthandbuch
  • Projekttagebuch
  • Vereinbarungen zur Identifizierung von Dokumenten (Codierung)
  • Kommunikations-Software
  • Dokumentenmanagement-Software
  • Projektsekretariat
  • virtueller Projektraum
Die DIN 69904 "Projektmanagementsysteme" beschreibt mit den Elementen "Informations- und Berichtswesen" sowie "Dokumentation" Teile eines Projektinformationssystems, ohne dies jedoch explizit zu benennen.

Der kommunikative Aspekt bei der Informationsübermittlung tritt in der Definition der DIN zurück. Ein "Projektkommunikationssystem" ist in die Begrifflichkeit der DIN bisher noch nicht eingegangen.

Im Gegensatz dazu setzt der PMBOK(R) Guide 2004 das "Project Communications Management" als eigenen Wissensbereich an die erste Stelle, der unter anderem den Prozess "Information Distribution" enthält. Dieser Begriff des PMBOK korrespondiert am ehesten mit dem deutschen Projektinformationssystem, macht aber auch die Unterschiede zwischen den Projektkulturen deutlich, da es durch den Ausdruck "distribution" die erforderliche aktive Dynamik unterstreicht. Allzu leicht kann das "Projektinformationssystem" als ein passives Informationsangebot missverstanden werden.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Carsten Schulze
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Im ersten Teil zeigte Carsten Schulze, wie Sie mit wenigen Handgriffen eine einfach zu bedienende Zeiterfassung sowie eine zentrale Projektseite einrichten. In diesem zweiten und abschließenden Teil erfahren Sie, wie Sie automatisierte Freigabe-Workflows einrichten und die Protokollierung im gesamten Projekt vereinfachen können.
von Carsten Schulze
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4.8
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SharePoint ist in vielen Unternehmen, die Microsoft Office einsetzen, zwar vorhanden, doch für die Projektarbeit wird das Tool selten genutzt. Dabei hat SharePoint das Potenzial, den Aufwand für die Projektkommunikation deutlich zu senken. Denn damit kann der Projektleiter z.B. wichtige Projektinformationen für alle Beteiligten zentral zur Verfügung stellen – und das mit nur einigen wenigen Handgriffen, wie Carsten Schulze im ersten Teil dieses Beitrags zeigt.
von Philipp Flößer
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Seit einigen Jahren rückt Social Collaboration immer mehr in den Fokus von Unternehmen. Für projektorientierte Organisationen sind entsprechende Software-Systeme besonders interessant, da sie u.a. Projektkoordination und Wissensmanagement erleichtern. Philipp Flößer zeigt anhand seiner Studienergebnisse auf, wie die verschiedenen Systeme Projektarbeit unterstützen können und gibt Empfehlungen, welche sich für bestimmte Projekt- und Teamarten eignen.
von Marko Zotschew
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Die Anzahl der Dateien, die im Rahmen der Projektarbeit gespeichert werden, kann schnell enorme Auswüchse annehmen. Benennt jeder Projektmitarbeiter dabei Ordner und Dateien nach Gutdünken, statt sie nach einem einheitlichen Konzept abzulegen, kommt es schnell zum Chaos. Um bei zukünftigen Projekten zu einer einheitlichen Ordnerstruktur und Dateibenennung zu gelangen, kann dafür als Orientierung die 5S-Methode hilfreich sein. Marko Zotschew stellt die Methode und ihre Anwendungsmöglichkeiten vor.
von Dieter Schiecke
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Für einen Statusbericht oder andere Auswertungen müssen alle vorgelegten Kennzahlen stimmen, denn ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Doch wie können Sie sicherstellen, dass die Daten auch wirklich fehlerlos sind? In Microsoft Excel ist es möglich, mittels einer Datenüberprüfung Eingabefehler zu verhindern und die Datenerfassung so sicher und einfach wie möglich zu gestalten. Dieter Schiecke stellt Ihnen anhand von drei Beispielen das Prinzip der Datenüberprüfung vor und zeigt, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen.
von Dr. Rolf Kremer
12 Bewertungen
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3 Kommentare
In den vergangenen Jahren hat Soziale Software auch im Projektmanagement einen immer höheren Bedeutungsgrad erlangt. Sie bietet verteilten Teams in kleinen Projekten eine gemeinsame Plattform, um Dokumente und Informationen auszutauschen. Dr. Rolf Kremer erklärt, welche Funktionen in Social Software zur Verfügung stehen und wie diese Systeme die Selbstorganisation des Teams und damit die Abwicklung von Kleinprojekten unterstützen können.
von Thomas Mathoi
63 Bewertungen
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8 Kommentare
Kein Projekt kommt ohne Besprechungen aus. Die Besprechungsinhalte werden protokolliert und an die Teilnehmer versandt. Doch bei der Vielzahl an Besprechungen können sich schnell zahlreiche Dokumente anhäufen. Wie kann man hier die Übersicht behalten? Dr. Thomas Mathoi stellt Ihnen dazu eine besonders effiziente Methode vor: Das Endlosprotokoll. Von der ersten bis zur letzten Projektbesprechung werden alle Besprechungspunkte in einer einzigen Excel-Liste erfasst. Filter ermöglichen es dem Projektleiter, u.a. schnell eine Übersicht über sämtliche Aufgaben, Termine oder Zuständigkeiten zu bekommen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
von Cornelia Niklas
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Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.
von Gisela Punzet
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Wissen wird in der heutigen Gesellschaft zunehmend zum eigentlichen Kapital der Unternehmen. Viele Firmen betreiben deshalb Wissensmanagement mit dem Ziel, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erfassen, zu erhalten und wieder zu verwenden. Zu diesem Zweck werden oft Gemeinschaften (Communities) gebildet, in denen sich interessierte Mitarbeiter freiwillig an einem Wissensaustausch zu einem bestimmten Thema beteiligen. Gisela Punzet leitete für einen global tätigen Konzern das virtuelle Kernteam einer solchen Community. In ihrem Erfahrungsbericht erläutert sie die Besonderheiten des Projekts und beschreibt, welche speziellen Schwierigkeiten sich durch die virtuelle Teamaufstellung ergaben und wie sie diese bewältigte.
von Dr. Martin Kärner
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Das virtuelle Team ist aufgestellt, das Projekt hat begonnen und dank der Vorarbeiten des Projektleiters läuft die Arbeit gut. Damit das bis zum Projektabschluss so bleibt, muss sich der Projektleiter um sein Team kümmern. Im dritten Teil seiner Artikelreihe zu virtuellen Teams stellt Dr. Martin Kärner sechs Maßnahmen vor, die dabei helfen, auf Dauer eine gute Zusammenarbeit der Teammitglieder zu gewährleisten.
von Dr. Oliver Keiser
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Moderne Informations- und Kommunikationstechnik ermöglicht die Zusammenarbeit von Personen, die räumlich getrennt sind. Damit diese virtuellen Teams erfolgreich arbeiten können, reicht eine leistungsfähige Technik allein nicht aus; die Mitarbeiter müssen auch auf die neue Art der Kommunikation vorbereitet und als Team aktiv gemanaget werden. Dr. Oliver Keiser zeigt, worauf es dabei ankommt und welche typischen Stolperfallen es gibt.
von Dr. Martin Kärner
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Projektcontrolling ist die Basis des Projekterfolgs. Doch was bringt es, wenn ein übertriebener Controllingaufwand das Budget sprengt und die Mitarbeiter von ihrer fachlichen Projektarbeit abhält? Nichts als Ärger und Akzeptanzprobleme für das Controllingsystem. Deshalb ist es wichtig, Controllingprozesse zu standardisieren und zu vereinfachen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, wie Projektleiter dabei am besten vorgehen und gibt zahlreiche Praxistipps.
von Edit Kohler
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Effektive Formen des Wissensaustauschs sind in den Unternehmen noch wenig verbreitet. Meist fehlt den Mitarbeitern das Bewusstsein dafür, welchen Nutzen ihre Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten für nachfolgende Projekte haben können. Edith Kohler und Dr. Jens-Peter Abresch haben im ersten Teil des Beitrags "Lernendes Projektmanagement" den Status Quo des Wissenstransfers in Projektorganisationen vorgestellt. In diesem zweiten und abschließenden Teil des Artikels zeigen sie, welche praktischen Möglichkeiten Projektleiter haben, um das Thema "Lernen" in ihren Projekten zu verankern.
von Edit Kohler
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Wir befinden uns in einer Zeit, in der es ohne ständiges Dazulernen nicht mehr geht. Der Konkurrenzdruck ist zu hoch, um sich langfristig auf Bewährtem auszuruhen. Das gilt auch und insbesondere für das Projektmanagement von Unternehmen und Organisationen. Auch hier müssen Wege gefunden werden, um den Reiz des Experimentierens und die Lust auf Veränderung zu stimulieren. Auf der anderen Seite brauchen wir einen behutsamen Umgang mit Wissen und Erfahrung, der es uns erlaubt, auf Bewährtem aufzubauen. Dr. Jens-Peter Abresch und Edith Kohler zeigen im folgenden Artikel, dass dies kein Widerspruch ist und dass Lernendes Projektmanagement keine Utopie sein muss.
von Jonathan Siegel
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Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden. Das Problem: Verzeichnissysteme für die Dateiablage können nur eine Dimension abbilden, Dokumente enthalten aber in der Regel mehrere Dimensionen (z.B. die Kategorien "Person", "Dokumenttyp", "Inhalt", etc.). Trotz dieser Einschränkung können Sie ein leistungsfähiges Dateisystem erstellen, wenn Sie nur einige Grundregeln beachten. Jonathan Siegel beschreibt in seinem Beitrag, auf was es dabei ankommt und zeigt, wie die "Objektorientierung" aus der Softwareentwicklung dabei hilft, eine übersichtliche Dokumentationsstruktur zu erstellen. Neben zahlreichen praktischen Tipps für die Umsetzung stellt der Autor eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie die Logik Ihrer Struktur dokumentieren können.
von David Kremer
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Gerät ein Projekt wegen unerwarteter Schwierigkeiten aus dem Plan, kann das die Beteiligten schnell demotivieren. Ob sie das Projekt trotzdem weiter unterstützen, hängt sehr davon ab, wie Projektleitung und Management offiziell mit den Schwierigkeiten umgehen. Mit einer effektiven Kommunikationsstrategie können sie die demotivierende Wirkung von Umsetzungsproblemen begrenzen. David Kremer vom Fraunhofer IAO beschreibt in seinem Beitrag, was zu einer professionellen Veränderungskommunikation gehört und zeigt, wie sich die Gratwanderung zwischen offensiver Vermarktung des Projekts und sensiblem Umgang mit möglichen Problemen meistern lässt.
von Uwe Feddern
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Die Einführung eines neuen, einheitlichen PM-Systems in eine gewachsene Unternehmensstruktur erfordert massive Veränderungen. Nicht nur Organisationsformen und Prozesse, sondern auch die Unternehmenskultur ist davon berührt. Widerstände von betroffenen Mitarbeitern können das Projekt zu Fall bringen. Begleiten die Projektverantwortlichen diesen Veränderungsprozess aber mit Methoden und Prinzipien der Organisationsentwicklung (OE), sind Akzeptanz und Identifikation bei den Betroffenen deutlich höher. Uwe Feddern und Andreas Winkelmann beschreiben in ihrem Praxisbericht am Beispiel der Deutsche Post Express GmbH, wie eine erfolgreiche Systemeinführung aussehen kann.
von Cornelia Niklas
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Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben – getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze".
von Astrid Pfeiffer
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Für effektive Kommunikation im Projekt brauchen Sie nicht unbedingt eine High-Tech-Lösung. So manches aufwändig installierte elektronische System kostet unter dem Strich mehr (Geld, Pflege und Nerven), als es nutzt. In vielen Projekten, gerade bei kleineren Dimensionen und räumlicher Nähe der Mitarbeiter zueinander, bildet das gute alte "Schwarze Brett" zumindest eine gute Ergänzung zur elektronischen Kommunikation.
von Dr. Peter Duwe
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Im Rahmen der Globalisierung wird es in Zukunft immer mehr Projekte geben, die über Organisationsgrenzen hinweg geführt werden. Zunehmender Kostendruck, immer kürzere Innovationszyklen und steigende Komplexität, verbunden mit hohem Kommunikationsaufwand, erfordern neue Lösungen im Projektmanagement. Peter Duwe stellt am Konzept des "Cross Company Planning" der Firma Actano einen Ansatz vor, der sich besonders für ein komplexes Projektumfeld eignet: Er bricht die Philosophie der klassischen Netzplantechnik auf, strafft die Kommunikationsprozesse und spart Kosten.
von Petra Berleb
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Kommunikation und Information verlaufen in vielen Projekten eher chaotisch und zufällig: Dokumente kursieren in verschiedenen Versionen, Informationen müssen mühsam zusammengesucht werden. Aber wie lässt sich eine zielgerichtete Kommunikation erreichen? Durch den Einsatz eines Projektportals. Petra Berleb zeigt in ihrem Artikel, wie ein Projektportal aufgebaut ist, welchen Nutzen es bietet und wie man es schrittweise einführt.
von Gisela Müller
3 Bewertungen
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Projektmanagement bedeutet immer auch Informations- und Kommunikationsmanagement. Unterstützung dafür kann man in Form von Software kaufen oder programmieren lassen, was jedoch oft mit enormen Kostenaufwand verbunden ist. Vor allem für kleinere Firmen, Einzelunternehmen oder Freiberufler, die nicht das Kapital haben, eigenständige Entwicklungen oder teure Software zu finanzieren, bietet das Web kostensparende Alternativen. Gisela Müller stellt solche Internetbasierten, frei verfügbaren Tools zum Managen von Projekten vor und bewertet sie nach ihrer Einsatzfähigkeit im Projekt.
von Helga Schubert
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Was tun, wenn Ihr Team über ganz Deutschland, Europa oder die Welt verteilt ist? Wenn Sie als Projektmanager, ein Team zusammenstellen und steuern müssen, ohne dass dieses Team sich näher kennt, ohne gemeinsame Sitzungen oder direkten mündlichen Austausch? Damit dieses Vorhaben funktioniert, ist ein sehr spezifisches Projektmanagement notwendig. Bevor Sie sich also entscheiden, ein "virtuelles Team" zu leiten, müssen einige Details besonders sorgfältig geprüft und eingerichtet werden. Helga Schubert beschreibt in ihrem Artikel, worauf Sie achten müssen und gibt konkrete Tipps, wie Sie Ihr virtuelles Team sicher zum Projekterfolg führen.
von Christian Uhrig
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Der Autor geht in diesem Zweiteiler auf zwei sehr kritische Kernbereiche ein, die selbst bei aussichtsreichen Projekten immer wieder zu Problemen geführt haben. Ging es im ersten Teil um das "Aufsetzen" eines Projekts durch den Projekt Startup Workshop, behandelt der zweite Teil die effiziente, sichere und langfristig wertschöpfende Speicherung und Verfügbarmachung des Wissens sowie der Beziehungen innerhalb eines Projekts. Hier erfahren Sie, in welchen Bereichen das meiste Wissen verloren geht und was Sie dagegen unternehmen können. Außerdem möchte Ihnen der Autor den Geschäftserfolg durch Beziehungen näherbringen.
von Bernd Hilgenberg
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Der Projektabschluss ist eine sehr wichtige und spannende Projektphase. Seine Bedeutung für das gesamte Projekt wird häufig unterschätzt. Fehler, die in dieser Phase gemacht werden, sind nicht mehr behebbar und wirken langfristig auf das Projekt. Er gliedert sich grob in zwei Teile. Zum einen geht es um den formalen Abschluss des Projekts. Diesem Thema widmet sich Bernd Hilgenberg im 1. Teil dieses Artikels. Zum anderen geht es um die Aufbereitung des Projekts, in der die Ergebnisse reflektiert und Schlüsse für folgende Projekte gezogen werden. Diese äußerst wichtige Aufgabe wird in Teil 2 behandelt.
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