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Wie bofrost mit ibo netProject seine Projektberichte professionalisiert hat

Die webbasierte Projektmanagement-Software ibo netProject der ibo Software GmbH verbindet einen großen Funktionsumfang mit dem Anspruch auf hohe Praxistauglichkeit. Im Einsatz bei den Kunden zeigt sich immer wieder, dass dabei oft ganz unterschiedliche Programmbereiche den Schwerpunkt im täglichen Einsatz bilden.

Wie bofrost mit ibo netProject seine Projektberichte professionalisiert hat

Die webbasierte Projektmanagement-Software ibo netProject der ibo Software GmbH verbindet einen großen Funktionsumfang mit dem Anspruch auf hohe Praxistauglichkeit. Im Einsatz bei den Kunden zeigt sich immer wieder, dass dabei oft ganz unterschiedliche Programmbereiche den Schwerpunkt im täglichen Einsatz bilden.

Die webbasierte Projektmanagement-Software ibo netProject der ibo Software GmbH verbindet einen großen Funktionsumfang mit dem Anspruch auf hohe Praxistauglichkeit. Im Einsatz bei den Kunden zeigt sich immer wieder, dass dabei oft ganz unterschiedliche Programmbereiche den Schwerpunkt im täglichen Einsatz bilden.

So ist das bei der bofrost*Dienstleistungs GmbH & Co. KG. Hier liegt der Einsatzschwerpunkt von ibo netProject im Bereich Multiprojektmanagement. Vor einigen Jahren machte man sich bei bofrost* auf den Weg, ein professionelles Projektmanagement zu etablieren, um den großen Herausforderungen flexibel und dynamisch zu begegnen. Dazu wurden die benötigten fachlichen Prozesse erarbeitet und in einem Vorgehenskonzept dokumentiert. Der erste Schritt der Umsetzung war, aufbauorganisatorische Zuständigkeiten in Form eines Multiprojekt­managements und eines Projekt-Controllings ins Leben zu rufen. Zudem wurde die Rolle der Projektleiter klar definiert und entsprechende Kollegen berufen.

Eine Analyse ergab, dass der größte Nutzen für das Unternehmen darin bestünde, Transparenz über alle bereichsübergreifenden Projekte herzustellen, um Management-Entscheidungen gut und rechtzeitig treffen zu können. Man einigte sich daher darauf, ein effektives Berichtswesen zu etablieren, um gezielt Schlüssel-Informationen aus den Projekten zu erhalten. Der Rückmelde-Prozess dafür sollte möglichst einfach und schnell für die in den Projekten sehr beanspruchten Projektleiter sein. Genau an dieser Stelle kam ibo netProject ins Spiel.

In der webbasierten Projektmanagement-Software wurde ein speziell auf die Bedürfnisse von bofrost* abgestimmtes Customizing vorgenommen, das über einen Statusbericht genau die Informationen zu dem jeweiligen Projekt abfragt, die im Management dringend benötigt werden. Die Projektleiter werden per E-Mail automatisiert über anstehende Termine der Steuerungsgremien informiert. Per Klick gelangen sie direkt auf die Maske des Statusberichtes und können ihre Bewertung und Anmerkungen eintragen. Der Bericht wird mit einem Klick abgeschlossen und an alle Interessierten per E-Mail verteilt. Die Informationen stehen danach in ibo netProject für Multiprojekt-Auswertungen zur Verfügung.

Sowohl in der Abteilung Multiprojektmanagement (PSM) als auch im Projekt-Controlling werden die Informationen ausgewertet und dienen als Grundlage für weitergehende Entscheidungen bzw. auch Verrechnungen anfallender Projekt-Kosten. Die Auswertungen bieten den Verantwortlichen die Möglichkeit, sich schnell und umfassend über den Stand der Projekte zu informieren.

Aktuell werden 18 bereichsübergreifende Projekte mit ibo netProject organisiert, die alle ein gesondertes Budget erfordern. Die Statusberichte werden von zentraler Stelle monatlich angefordert (eine entsprechende Serienfunktion dazu steht in ibo netProject zur Verfügung).

So fällt auch das Fazit von Guido Jakels, der als Projekt-Controller das Projektmanagement des Unternehmens betreut und auswertet, zum Einsatz von ibo netProject sehr positiv aus:„Für unsere Zwecke steht uns mit ibo netProject eine sehr pragmatische und praxisnahe Software zur Verfügung. Auch die Service-Qualität der ibo-Mitarbeiter ist ausgesprochen hoch, stets freundlich und hilfsbereit.“

Weitere Informationen zur webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject bietet die ibo Software GmbH auf der Produkthomepage www.netproject.de

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