Projektportfoliomanagement in Österreich: Jedes zweite Unternehmen hat Aufholbedarf

(30.06.2016)

Die Ergebnisse der gemeinsam von Projekt Management Austria (pma) und Planview durchgeführten Studie zum Status Quo der Umsetzung von Projektportfoliomanagement (PPM) in Firmen und Organisationen zeigen: Österreichs Unternehmen haben Nachholbedarf bei der effizienten Realisierung ihrer Projekte. Knapp die Hälfte der befragten heimischen Unternehmen geben an, PPM-Maßnahmen wenig umzusetzen. Denn je komplexer die Maßnahmen zum erfolgreichen Management von Projekten sind, desto geringer ist deren Anwendung. Software-Unterstützung für die Ressourcenplanung holen sich dafür nur wenige. Dabei leiden viele Unternehmen unter der mangelnden Planung der Kapazitäten. pma sieht die Geschäftsführer, Aufsichtsräte und politischen Entscheidungsträger in der Pflicht hochwertiges Projektmanagement einzuführen. Link zur Studie: http://bit.ly/1UwTw4K

Wesentliche Erkenntnis der gemeinsam von pma  und Planview durchgeführten Studie: Die Umsetzung von Projektportfoliomanagement (PPM) Aktivitäten ist in österreichischen Unternehmen nicht weit fortgeschritten. 48 Prozent der mehr als 200 befragten Führungskräfte geben einen niedrigen Umsetzungsgrad von PPM Maßnahmen an. Demnach hat jedes zweite Unternehmen im Hinblick auf die Effektivität der Projektwirtschaft großen Nach- bzw. Aufholbedarf. Denn weniger als ein Drittel (26 %) attestieren ihrem Unternehmen eine hohe PPM-Praxis. Die Gründe dafür sind vielfältig, angefangen von nicht definierten bzw. fehlenden Prozessen, bis hin zu geringer Unterstützung der Projekte durch das Management. Nur 60 Prozent führen eine zentrale Bestandsliste aller Projekte des Unternehmens. Immerhin die Hälfte (50 %) der Befragten gaben jedoch an, dass in ihrem Unternehmen ein Projekt-Management-Office besteht.

Brigitte Schaden, Vorstandsvorsitzende von pma: „Unter Projektportfoliomanagement versteht man nicht nur die Planung, Priorisierung, übergreifende Steuerung und Überwachung aller Projekte einer Organisation, sondern vor allem auch die Auswahl welche Projekte überhaupt realisiert werden sollen. Ziel von PPM ist die höhere Effektivität in der Projektwirtschaft. Dass so viele Unternehmen dieses Potenzial nicht nutzen, deutet auf ein fehlendes Bewusstsein dafür in der Projektpraxis hin.“

Komplexe PPM-Aktivitäten finden nur geringe Anwendung

Die Österreich-Studie macht weiters deutlich: Je höher der Komplexitätsgrad der PPM-Maßnahmen, desto geringer die Umsetzung. Bei gerade einmal 25 Prozent ist die Kapazitätsplanung Teil des Projektmanagements. Diese multidimensionale Aufgabe zur Prüfung von Ressourcenverfügbarkeit bringt auch Unternehmen mit fortschrittlichem PPM an seine Grenzen. Nur 43 Prozent der Unternehmen mit hohem Umsetzungsgrad von PPM geben an, dass Ressourcenengpässe bei der Zusammenstellung des Projektportfolios „immer“ oder „meistens“ berücksichtigt werden. Im Durchschnitt gibt auch nur jedes zweite Unternehmen (52 %) an, Finanzanalysen und –bewertungen der Projekte in der Umsetzungsphase durchzuführen. Selbst in Unternehmen mit hohem Umsetzungsgrad gehört die Finanzbewertung während der Projektrealisierung nur bei 75 Prozent zur Projektpraxis dazu. Auch Maßnahmen wie das Management von „Abhängigkeiten zwischen den Projekten“ (41 %) und „Risikoanalysen der Projekte“ (39 %) erfreuen sich keiner hohen Umsetzungsdisziplin in der unternehmerischen Projektpraxis.

„Das noch immer oft fehlende Bewusstsein für professionelles Projektmanagement ist sicher mit ein Grund für das häufige Scheitern bzw. für das Ausufern von Projekten, vor allem auch im öffentlichen Raum, siehe Flughafen Schwechat oder Krankenhaus Nord. Geschäftsführer, Aufsichtsräte und politische Entscheidungsträger sind hier in der Pflicht hochwertiges PM zu fordern und sich selbst Basis-Know-how im PM anzueignen. Denn ohne dieses können Projektmanagement-Qualitäten weder richtig beurteilt noch die wichtigen Aufgaben von Projektauftraggebern wahrgenommen werden.“, so Schaden.

Optimierungspotenzial für die gesamte Projektmanagementpraxis

Auffallend ist, dass alle befragten Unternehmen, sowohl mit hohem als auch niedrigem Umsetzungs-grad von PPM Maßnahmen, angeben, mit personellen Engpässen zu kämpfen (ca. 80 %). Auch die Anzahl der Projekte (ca. 50 %), sowie deren verspäteter Abschluss (ca. 50 %) stellen ein großes Problem im unternehmerischen Alltag dar. Brigitte Schaden: „Hier würde die Kapazitätsplanung helfen Ressourcenknappheit zu verhindern. Durch das frühzeitige Erkennen von Engpässen, die richtige Auswahl der zu realisierenden Projekte und durch die laufende Kontrolle dieser, kann das gesamte Projektmanagement optimiert werden.“

Software-Unterstützung bei der Umsetzung von PPM nutzen wenige

Ein möglicher weiterer Grund für die geringe Umsetzung von komplexeren PPM-Schlüsselelementen: nur 37 Prozent der Unternehmen geben an, eine spezielle Softwarelösung für das Management des Projektportfolios einzusetzen. Viele der Maßnahmen lassen sich jedoch ohne Unterstützung durch die entsprechenden Softwaretools nur sehr schwer bis gar nicht umsetzen. Alexander Wimmer, Regional Sales Manager von Planview in Österreich und Autor der Studie: „Der Einsatz von Technik ist zwar in den wenigsten Fällen die Lösung für ein Problem, bei PPM ist eine professionelle Softwarelösung aber sicher ein wesentlicher ‚Enabler‘ für die Durchführung komplexer Analysen und der Planung und laufenden Kontrolle der gesamten Projektwirtschaft.“

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