Zunehmende Überlastung von Ressourcen bei Projekten in den Bereichen Produktentwicklung und IT

(20.07.2016)

Laut einer Studie führt eine unzureichende Kapazitätsplanung während der Genehmigung neuer Projekte in Unternehmen dazu, dass deren Personalressourcen überbeansprucht werden. Aufgrund der Überlastung der Projektmitarbeiter werden Projekte nicht termingerecht fertig und letztendlich die Innovationsfähigkeit von Unternehmen beeinträchtigt. Für die Resource Management and Capacity Planning (RMCP) Benchmark Study hat Appleseed Partners im Auftrag von Planview Führungskräfte von 400 Unternehmen aus 17 Ländern befragt.

Unternehmen, die über eine ausgereifte Kapazitätsplanung verfügen, besitzen laut RMCP-Studie mit einer um 47 Prozent höheren Wahrscheinlichkeit  einen umfassenden Überblick über die Pipeline der nachgefragten Projekte und die verfügbaren Kapazitäten. Somit können sie besser beurteilen, ob sie neue Projekte übernehmen und strategische Manöver mit Hilfe von Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen, um Geschäftschancen zu bewerten und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Dadurch können 80 Prozent der reifen Unternehmen auf neue Innovationschancen innerhalb von Stunden oder Tagen reagieren, anstatt Wochen oder Monate hierfür zu benötigen. Außerdem verringern Unternehmen mit einem höheren Reifegrad die Markteintrittsrisiken um 16 Prozent.

Demgegenüber berücksichtigen nur 31 Prozent der Unternehmen, die einen geringen Reifegrad besitzen, die Kapazität über die meiste Zeit im Laufe ihrer Projektgenehmigungsverfahren. Weitere 19 Prozent tun dies nie. Von den Unternehmen, die die Kapazität bewerten, gaben 58 Prozent an, dass es Wochen oder Monate dauert, bis sie eine Entscheidung treffen können, ob ausreichend Ressourcenkapazität vorhanden ist, um ein neues Projekt aufzunehmen. Der Grund ist ein Mangel an Transparenz über das Nachfrageportfolio und die Kapazität. Dadurch stehen Unternehmen mit einer geringeren Reife vor dem kostspieligen Problem, überlastet zu sein, wobei sie Entscheidungen treffen müssen, ohne Informationen über die Lieferkapazität zu besitzen.

„Zu wenige Unternehmen verknüpfen das Wissen über die Auswirkungen einer Ressourcenüberlastung und der Innovationsfähigkeit, um Wachstumsziele zu erreichen“, sagt Maureen Carlson, die als Partner bei Appleseed die Befragung leitete. „Wie die Studie zeigt, arbeiten Unternehmen an Produkten oder Projekten, bei denen ein Terminrisiko droht, weil für sie zu Beginn nicht genügend Kapazitäten vorhanden waren. Demgegenüber können Unternehmen mit einem hohen Reifegrad die Kapazität in Echtzeit bewerten, um kritische Zielkonflikte abzuwägen. Über eine Investition in dieses Know-how verschaffen sie sich einen Wettbewerbsvorteil.“

Hierzu erläutert ein leitender Manager eines globalen Konsumgüterunternehmens, das sein Reifegradniveau erfolgreich erhöht hat: „Wir konnten unsere Fähigkeit, Kapazitäten für neue Projekte abzuschätzen, von vormals acht Wochen auf nunmehr nur noch zwei bis drei Tage verkürzen.“

„Der Unterschied zwischen Unternehmen, welche die Kapazitätsplanung nutzen und denjenigen, die dies nicht tun, ist so gravierend, dass Firmen mit einem niedrigeren Reifegrad ihre Geschäftsaktivitäten eigentlich permanent mit hohem Risiko betreiben“, sagt Patrick Tickle, Chief Product Officer bei Planview. „Unternehmen, die ihre Kapazität in den Mittelpunkt ihrer Betrachtungen stellen, verfolgen bei der Innovation und der digitalen Transformation einen wirtschaftlichen Ansatz, der die Ressourcenkapazität berücksichtigt. Sie haben sich längst von Verhaltensweisen verabschiedet, die nur Investitionen nach dem Gießkannenprinzip und hektische Feuerwehreinsätze kennen. Stattdessen profitieren sie von einem Informationsvorsprung, weil sie genau wissen, welche Ressourcen verfügbar sind, wo diese gebraucht werden und wie diese am besten eingesetzt werden können, um Wachstumsziele zu erreichen.“

Eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Studie (Executive Insight Report) sowie weitere Informationen über die Studienmethodik und die demographischen Daten ist (in Englisch) abrufbar unter www.planview.com/RMCP.

Über die Resource Management and Capacity Planning Benchmark Study

Die quantitative Online-Befragung wurde von Appleseed Partners im Auftrag von Planview durchgeführt. Dabei beantworteten weltweit mehr als 400 Führungskräfte aus den Bereichen Produktentwicklung, IT und Enterprise Programm Management Fragen darüber, wie gut und schnell sie Entscheidungen treffen können, die sich auf die Kapazität in ihren Portfolios beziehen. Die Studie befasste sich mit den Schwachstellen und Geschäftsrisiken, die mit dem Reifegrad korrelieren. Sie ermittelte Eigenschaften, bewährte Praktiken und IT-Tools, die bei den meisten reifen Unternehmen im Einsatz sind. Unternehmenmit dem Reifegrad Eins haben zum Beispiel ein begrenztes Verständnis sowohl von Kapazitäten als auch von der Nachfrage, die über die bestehenden Ressourcen hinausreicht. Unternehmen, die einen Reifegradniveau von Fünf aufweisen, können ihre Daten über Kapazität und Nachfrage kontinuierlich bewerten.

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