Leseprobe

Das Role Model Canvas – Rollen schnell und gemeinsam definieren

von Christian Botta

"Wer ist hier eigentlich für was verantwortlich?" – Nicht selten geraten Projekte ins Stocken, weil diese Frage nicht eindeutig geklärt ist. Mit der von Christan Botta entwickelten Visualisierungsmethode "Role Model Canvas" klären Sie effizient im Projektteam Rollen, Aufgaben und Abgrenzungen und fördern so nebenbei das allgemeine Verständnis über die verschiedenen Rollen. Mithilfe des Canvas können Sie zudem auch anderen Stakeholdern die Projektrollen erklären.

"Wer ist hier eigentlich für was verantwortlich?" – So lautet eine oft gestellte Frage in Projekten. Nicht selten führt dieser ungeklärte Zustand zu Disharmonien und lässt das Projekt ins Stocken geraten. Um dies zu vermeiden, werden Rollen und deren Zuständigkeiten im Rahmen von Projekten definiert. Ein häufig benutztes und hilfreiches Werkzeug zur Darstellung von Rollen und Aufgaben ist die RACI-Matrix (siehe Projekt Magazin, Ausgabe 15/2009 ).

Allerdings offenbart diese Methode Schwächen, wenn viele Aufgaben in Kombination mit vielen Rollen dargestellt werden müssen. Die Tabellen werden einerseits schnell unübersichtlich, zum anderen nimmt der Abstimmungsprozess oft sehr viel Zeit in Anspruch. Darüberhinaus ist die RACI-Matrix bezüglich Ihrer Struktur sehr steif. So kann z.B. die Interaktion zu anderen Rollen nur schwer dargestellt werden und zusätzliche Kategorien, wie z.B. "unterstützt bei" sind gar nicht vorgesehen.

Das "Role Model Canvas" eliminiert genau diese Schwachstellen und bietet einen kollaborativen Ansatz zu einer schnellen Erarbeitung von Rollen, Aufgaben und Abgrenzungen in einem Projekt. Inspiriert von Alexander Osterwalders und Yves Pigneurs "Business Model Canvas” habe ich das Role Model Canvas als ein visuelles Werkzeug zur Darstellung von Rollen entwickelt. Dieser "Canvas" (engl. = Leinwand) charakterisiert visuell anhand von acht Feldern die zentralen Eigenschaften einer Rolle und ermöglicht einen schnellen Überblick über die assoziierten Aufgaben (siehe Bild 1).

Der Aufbau des Role Model Canvas

Bild 1: Der Aufbau des Role Model Canvas.
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Das Role Model Canvas im Rahmen eines Workshops nutzen

Um das Canvas möglichst zielgerichtet mit Inhalten zu füllen, empfiehlt es sich, einen Workshop mit dem gesamten Projektteam durchzuführen, den der Projektleiter moderiert.

Vorbereitung

Die Workshopdauer hängt stark von der Anzahl der zu vergebenden Rollen ab. Bei z.B. acht Rollen dauert der Workshop höchstens einen halben Tag (typische Rollen sind z.B. Teilprojektleiter, Qualitätsmanager, Ressourcenverantwortlicher, Controller etc., bei IT-Projekten kommen Rollen wie Software-Architekt, Requirements Manager und Testmanager hinzu). Bei 20 oder mehr Rollen sollten Sie den Workshop als ganztägige Veranstaltung planen.

Legen Sie ausreichend Haftnotizen oder Stattys und Stifte zum Beschriften bereit. Drucken Sie pro Projektrolle ein Canvas-Poster aus (mindestens DIN A 2) und hängen Sie die Poster im Workshop-Raum auf. Achten Sie bei der Auswahl des Raums auf genügend freie Flächen, um die Poster nebeneinander platzieren zu können. Notieren Sie die vorgesehenen Rollennamen in der Titelzeile der Canvas.

Befüllen der Canvas

In der ersten Phase des Workshops versammeln sich die Teammitglieder vor den Canvas mit der Ihnen jeweils zugedachten Rolle. Es empfiehlt sich, pro Rolle mehrere Mitarbeiter einzuladen, die diese Rolle ausfüllen können, um das Rollenbild durch unterschiedliche Meinungen zu bereichern. Bitten Sie die Teammitglieder, die Felder ihres Canvas zu befüllen. Dazu kleben die Teammitglieder die Haftnotizen mit Ihren Anmerkungen und Assoziationen in die jeweiligen Felder.

Ich empfehle, für das Ausfüllen die in Tabelle 1 genannte Reihenfolge einzuhalten und die aufgeführten Schlüsselfragen vor der Bearbeitung des jeweiligen Feldes vorzulesen. Pro Feld sollten Sie mindestens 8-10 Minuten einplanen. Sollte die Methode neu für Ihr Team sein, sind 15 Minuten durchaus realistisch.

Nehmen Sie sich als Projektleiter mit Ihrer Meinung zurück. Nicht Sie sollen die Rollen definieren, sondern die betroffenen Personen. Greifen Sie nur dann ein, wenn Ihnen Ungereimtheiten auffallen oder Sie Aspekte vermissen.

Auch Rolleninhaber mit wenig Zeit, wie z.B. den Auftraggeber oder Teilnehmer des Lenkungskreises, sollten Sie versuchen, von der Teilnahme an dem Workshop zu überzeugen. Meiner Erfahrung nach schafft dieses Meeting Bewusstsein für die Aufgaben und entfernt Hürden zwischen Projektteam und z.B. Management.

Alternativ können Sie das Auftraggeber-Canvas (um im Beispiel zu bleiben) gemeinsam mit dem Auftraggeber in einem eineinhalbstündigen Meeting befüllen und es am Workshoptag aushängen. Ist ein Treffen im Vorfeld nicht möglich, hängen Sie das leere Canvas dennoch auf und bitten Sie die Teammitglieder, ihre Ideen zu dieser Rolle auf dem Canvas zu notieren.

Tabelle 1: Die Schlüsselfragen für das Befüllen der acht Canvas-Felder.
Zentrale Rolleneigenschaften Schlüsselfragen für das Befüllen

Was ist der Zweck dieser Rolle?
Vermerken Sie hier die primären Ziele Ihrer Rolle. Als Projektleiter könnte Ihr Ziel z.B. sein, das Projekt in Time, Budget und Scope erfolgreich abzuschließen.

Welche zentralen Aufgaben sind mit dieser Rolle verbunden?
Fokussieren Sie sich hier auf bis zu drei zentrale Aufgaben Ihrer Rolle.

Tipp: Denken Sie beim Ausfüllen immer an die "eh-klar"-Fakten. Besonders die Aufgaben, die aus Sicht der Rolleninhaber selbstverständlich zu Ihrer Rolle gehören, vergessen diese häufig aufzuführen, was im späteren Projektverlauf zu vermeidbaren Dissonanzen führen kann.

Welche Themen verantwortet die Rolle?
Listen Sie hier die Themen und Bereiche auf, welche in der finalen Entscheidungshoheit Ihrer Rolle liegen.

Welche Aufgaben gehören nicht zu dieser Rolle?
Vermerken Sie hier Aufgaben, die nicht Ihrer Rolle zugeordnet werden sollten.
(Eine klare Abgrenzung der Rolle vermeidet Streitigkeiten in der Zukunft.)

Welche anderen Rollen unterstützt diese Rolle?
Listen Sie hier beratende und unterstützende Tätigkeiten sowie Zuarbeiten auf, die Ihre Rolle für andere Rollen aktiv erbringt. Vermerken Sie auf jeder Haftnotiz den Rollennamen des Leistungsempfängers.

Welche Informationen gibt die Rolle weiter, welche muss sie erhalten?
Notieren Sie, an wen Sie Informationen in welcher Form weitergeben und welche Informationen Sie für die Erfüllung Ihrer Rolle von wem und auf welche Art benötigen

Welche Werkzeuge benutzt und benötigt die Rolle?
Listen Sie hier z.B. Kommunikationsmittel auf.
(Dies ist hilfreich, um mögliche Schnittstellenprobleme mit anderen Rollen frühzeitig zu erkennen.)

Welche Besonderheiten sind mit dieser Rolle verbunden?
Notieren Sie hier unternehmens- oder projektspezifische Informationen, die Ihnen im jeweiligen Projektkontext als relevant erscheinen, aber in keine der anderen Kategorien hineinpassen, z.B.:

"Diese Rolle wird nur am Anfang des Projekts benötigt."
"Diese Rolle wird von einem externen Dienstleister mit Sitz in einer anderen Stadt ausgefüllt."

Vernetzungsrunde

Im nächsten Schritt folgt die Vernetzungsrunde: Nun stellt jeder Rolleninhaber seine Rolle kurz Feld für Feld vor. Nach Abschluss einer Rollen-Vorstellung findet jeweils eine kurze Runde statt, in der die Teammitglieder Rückfragen sowie Änderungswünsche äußern und diskutieren können.

Es empfiehlt sich, diesen Vorgang auf 15 Minuten pro Rolle zu begrenzen, da die Diskussion sonst leicht ausufert und nicht direkt von dem Thema betroffene Teilnehmer "abschalten".

Sollten Meinungsverschiedenheiten aufkommen, die sich in diesem Zeitraum nicht ausräumen lassen, sollten die Konfliktparteien den entsprechenden Punkt zeitnah im Anschluss an den Workshop diskutieren und lösen. Der Projektleiter passt die betreffende Canvas dann nachträglich an und informiert alle anderen Rolleninhaber.

Verwendung der fertigen Canvas

Hängen Sie die Ergebnisgalerie der Rollendefinition via Role Model Canvas in Ihren Projektraum. Überprüfen Sie regelmäßig (mit dem Team) die Definitionen und passen Sie diese bei Bedarf an. Zu Beginn ist es sinnvoll, die Definition häufiger – z.B. wöchentlich – zu überprüfen; sobald sich das Team eingespielt hat, genügt eine monatliche Überprüfung.

Konnte der Auftraggeber nicht an dem Workshop teilnehmen, laden Sie ihn anschließend in den Projektraum ein und erklären Sie ihm die Rollen im Projekt anhand der Canvas (und vervollständigen Sie gemeinsam sein Canvas). Auch anderen Stakeholdern können Sie mithilfe der Canvas die Projektrollen erklären. Die Wirkung ist deutlich stärker, als wenn Sie die Workshop-Ergebnisse in einer Laptop-Präsentation vorstellen.

Haben Sie keine Angst vor Unternehmensvorgaben! Sie können die erstellten Role Model Canvas jederzeit in eine RACI-Matrix verwandeln.

Die Vorteile

  • Die Canvas-Erstellung geht schnell. Da die Teilnehmer die einzelnen Rollendefinitionen parallel erstellen, läuft der Gesamtprozess relativ zügig ab. Besonders gut ersichtlich wird diese Zeiteinsparung, wenn man den gängigen Review-Prozess bei RACI-Matrizen betrachtet: Änderungen werden oft zentral durchgeführt und dann an alle betroffenen Rolleninhaber kommuniziert.
  • Das Canvas ist sehr einfach aufgebaut und kaum erklärungsbedürftig. Aufgrund seines visuellen Charakters ermöglicht es dem Projektteam, schnell ein gemeinsames Verständnis für die Rollen im Projekt aufzubauen.
  • Das Canvas ist ein Kommunikationswerkzeug für größere Teams und Projekte. Das Befüllen der Role Model Canvas stellt ein Großgruppenevent mit vielen parallelen Aktivitäten dar, das den aktiven Austausch zwischen allen Teammitgliedern fördert. Damit lassen sich Leerlaufzeiten verhindern, wie sie häufig beim Ausfüllen von RACI-Matrizen aufkommen.
  • Das Canvas fördert das "Denken über den Tellerrand hinaus". Schnittstellen zwischen Rollen werden aufgrund des visuellen Charakters schneller identifiziert und somit Beziehungen zwischen den jeweiligen Rollen klarer ersichtlich. Kommunikationswege zwischen Rollen können so bereits zu einem frühen Zeitpunkt definiert und abgestimmt werden.
  • Das Canvas ist übersichtlich, während es bei der umfangreichen RACI-Matrix oft schwierig ist, sich einen Überblick über die Buchstabenkürzel in den diversen Zeilen und Spalten zu verschaffen.
  • Das Canvas fördert den Austausch. Alle Teilnehmer setzen sich aktiv mit den Rollen im Projekt auseinander. Am Ende des Workshops kennen alle Teilnehmer die definierten Ansprechpartner, deren Zuständigkeiten und Abhängigkeiten.
  • Das Befüllen der Canvas macht als kollektiver Prozess Spaß.
  • Lassen Sie sich inspirieren! Passen Sie das Role Model Canvas an und spielen Sie damit. Betrachten Sie die Felder nicht als "in Stein gemeißelt”.

Mustervorlage

Das unter der Creative Commons License erstellte Role Model Canvas kann kostenfrei unter http://www.visual-braindump.de/role_model_canvas/ als großformatige Mustervorlage heruntergeladen werden. Feedback und Fragen werden zeitnah beantwortet und Verbesserungen in das Modell eingearbeitet.



 
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