So schreiben Sie einen Statusbericht

An den Empfänger denken

Denken Sie beim Schreiben des Projektstatusberichts an den Empfänger. Was muss oder möchte dieser von Ihnen wissen und wie können Sie ihm diese Information möglichst übersichtlich und leicht erfassbar darstellen? Die Empfänger sind meistens der Auftraggeber und/oder der Lenkungsausschuss.

Erste Schritte

Damit der Leser des Berichts weiß, wovon Sie berichten, beginnen Sie mit der Projektbezeichnung, dem Namen des Projektleiters und weiteren Informationen, die das Projekt eindeutig identifizierbar machen, wie z.B. einer Projekt-ID. So ist sichergestellt, dass es keine Verwechslungen mit anderen Projekten gibt. Außerdem gehören in den Kopf eines Statusberichts das Berichtsdatum und der Berichtszeitraum. Optional sind Start- und Enddatum des Projekts sowie der ursprünglich vereinbarte Scope (Umfang) des Projekts.

Zeit, Kosten, Qualität

Nachdem die Informationen im Kopf des Statusberichts ausgefüllt sind, folgt idealerweise in Ampelfarben gekennzeichnet der aktuelle Status der drei Parameter: Zeit, Kosten, Qualität. Dabei steht grün für "alles läuft nach Plan", gelb für "bitte im Auge behalten" und rot für "Achtung, wir sind nicht mehr im Plan". So ist selbst für eilige Leser ersichtlich, wie es um das Projekt aktuell bestellt ist. Alternativ lässt sich z.B. auch ein Warndreieck einsetzen, um kenntlich zu machen, dass Parameter nicht mehr dem Plan entsprechen. Darunter kann der Status nochmal in einem Satz und maximal drei Sätzen zusammengefasst werden, z.B.:

Kurze Status-Zusammenfassung

"Wir befinden uns mit Projekt XX im Zeitplan. Die erste Anlage in Nürnberg konnte planmäßig in Betrieb genommen werden. Durch die gestiegenen Kosten für drei Bauteile wird der Kostenplan zum heutigen Datum um XY Prozent überstiegen."

Diese kurze Zusammenfassung dient ebenfalls dazu, den Projektstatus für den Leser möglichst leicht erfassbar darzustellen. Schreiben Sie einfach und klar, ohne Interpretationsspielraum. Wichtig ist, dass Ihre Stakeholder innerhalb kürzester Zeit wissen, wo das Projekt steht und wo sie etwas genau im Auge behalten sollten.

Ergebnisse, Probleme, Maßnahmen, Entscheidungen, Ziele

Im weiteren Verlauf des Berichts folgen Sie der Logik:

• Was haben wir im Berichtszeitraum geschafft (Ergebnisse)? Beispiel: Inbetriebnahme der ersten Anlage am Standort Nürnberg am 18.09.202X. Testdurchläufe ohne Mängel.
• Welche Probleme gibt es bzw. welche Probleme sind aufgetreten? Beispiel: Die Bauteile X, Y, Z haben sich deutlich verteuert und führen zu einer Überschreitung des Kostenbudgets von insgesamt XY Prozent zum heutigen Datum.
• Welche Maßnahmen sind angedacht, um die Probleme zu lösen Beispiel: Es laufen bereits Verhandlungen mit zwei neuen Lieferanten bezüglich der verteuerten Bauteile.
• Welche Entscheidungen müssen getroffen werden und bis wann sind sie zu treffen? Beispiel: Bis 18.10.202X muss eine Entscheidung für einen neuen Lieferanten getroffen sein.
• Welche Ziele sind für den kommenden Berichtszeitraum angedacht? Beispiel: Am 15.10.202X soll eine weitere Anlage am Standort in Bochum in Betrieb genommen werden. Testdurchläufe ebenfalls für diesen Tag geplant.

Passen Sie den Fragenkatalog den Bedürfnissen des Empfängerkreises an. Es gibt z.B. Projektstatusberichte, in denen Risiken aufgeführt werden, wie etwa eine Gesetzesänderung, die sich auf das weitere Projekt auswirkt oder eine Meilensteintrendanalyse. Die aufgeführten Bestandteile sind jedoch in den meisten Projektstatusberichten zu finden.