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Projektpläne, Kostenberichte und Aufgabenlisten liefert das ERP-System oder die externe Datenquelle nicht immer in der für die Weiterberechnung optimalen Anordnung. Häufig sind die Daten zeilenweise angeordnet, obwohl der Anwender sie in Spalten bräuchte. Excel bietet zwar standardmäßig die Möglichkeit, Zeilenwerte in Spaltenwerte umzuwandeln – also eine Tabelle zu transponieren –, die Möglichkeiten dieser Funktion sind jedoch begrenzt.
Wesentlich universeller ist die hier gezeigte Lösung, die eine Konstruktion aus Bedingungs- und Matrixfunktionen verwendet, um Zeilen- in Spaltenwerte umzuwandeln. Die Formelauswertung passt sich dabei variabel der wechselnden Anzahl von Projekten pro Kunde an.
Bild 1 zeigt ein einfaches Beispiel mit einer Projektliste, bei der unterschiedliche Projekte, der Kundenname und die Kosten nebeneinander in Spalten aufgelistet sind. Ziel ist, eine Liste zu erhalten, in der jeder Kunde nur einmal gelistet ist und bei der die zugehörigen Projekte (Bild 2) bzw. die zugehörigen Projekte und Kosten (Bild 7) in den daneben liegenden Spalten stehen.
Die PivotTable ist prinzipiell ein nützliches Werkzeug, um Tabellen umzustrukturieren, bietet aber mit den Feldern "Kunde" und "Projekt" im Zeilenbereich nur die Möglichkeit, den Kundennamen die Projekte zeilenweise zuzuordnen. Die Projekte im Spaltenbereich anzuordnen, hat nicht den gewünschten Effekt, da die PivotTable immer alle Projekte aufführt.
Voraussetzung für die Auswertung der Beispielliste in Bild 1 ist die aufsteigende Sortierung nach der Spalte mit den eindeutigen Werten. In unserem Beispiel ist das die Spalte A mit den Kundennamen.
Nachdem Sie als Vorbereitung die Projektliste sortiert haben, ermitteln Sie mit der Funktion ZÄHLENWENN(), wie oft jeder Kunde gelistet ist. Das Ergebnis ist die Anzahl der Projekte pro Kunde.
Argumente der verwendeten Formeln
WENN()
=WENN(Bedingung;Dann;Sonst)
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