Erfolgreiches Projektmanagement erfordert klar vereinbarte Rollen, sodass alle Projektbeteiligten wissen, welche Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Entscheidungskompetenzen sie haben. Viele Unternehmen beschreiben die Projektrollen – z.B. Sponsor, Projektleitung, Projektmitarbeitende, Linienmanager:in oder Projektportfolio-Manager:in – zu diesem Zweck in einem Projektmanagement-Handbuch. Die Rollenbeschreibung stellt somit ein Regelwerk dar, damit alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und ihrer Verantwortung nachkommen. Inwieweit das wirklich passiert, steht auf einem anderen Blatt.

Wie gehen Sie jedoch als Projektleitung damit um, wenn andere ihrer Rollenverantwortung nicht nachkommen? Hier kann Rollenbewusstsein weiterhelfen. Rollenbewusstsein zu haben bedeutet, in verschiedenen Situationen bewusst entsprechend der Rolle zu handeln, die man innehat. Während man Rollenbeschreibungen nachlesen kann, kommt Rollenbewusstsein nur durch bewusstes Handeln zum Ausdruck. Wer Rollenbewusstsein besitzt, der weiß, wann und in welcher Situation er redet und wann er besser schweigt, um Einfluss zu gewinnen. Ich nenne das Interventionskompetenz. Eine Projektleitung mit Rollenbewusstsein weiß also um die Bedeutung des Settings in einem Meeting und achtet darauf, das Richtige zum richtigen Zeitpunkt zu tun.

Welche Vorteile bietet Rollenbewusstsein für die Projektleitung?

Klares Rollenbewusstsein hilft Ihnen als Projektleitung:

• in unklaren Entscheidungssituationen professionelles Standing zu bewahren und souverän auf die Folgen nicht (rechtzeitig) getroffener Entscheidungen hinzuweisen.
• zu vermeiden, sich die Aufgaben anderer "aufs Auge drücken" zu lassen.
• sich weniger aufzureiben, indem Sie andere nicht aus ihrer Rollenverantwortung entlassen. So kann an die Stelle überflüssiger Kämpfe Gelassenheit treten und Sie gewinnen den notwendigen Abstand, um Probleme zu lösen, statt sich ständig im Kreis zu drehen.
• Ihren Einfluss durch professionelles Auftreten, klare Kommunikation und Abgrenzung von den Verantwortungsbereichen anderer zu steigern.

Wie können Sie als Projektleitung Ihr Rollenbewusstsein fördern?

Rollenbewusstsein erlernen

Die meisten Menschen haben Rollenbewusstsein nicht gelernt. Manche haben es durch Erfahrung intuitiv entwickelt. Kann man Rollenbewusstsein überhaupt trainieren? Ja, das ist möglich. Hierzu einige Empfehlungen:

• Um Rollenbewusstsein zu entwickeln, müssen Sie über Ihre Rolle und Ihr Verhalten in bestimmten Situationen im Vorfeld nachdenken und beides nach getaner Arbeit kritisch reflektieren. Wer bewusst handelt, der hat Kontrolle über seine Gedanken, kann koordiniert handeln und Entscheidungen besser beeinflussen.
• Prüfen Sie, inwieweit Sie durch Überaktivität oder gar blindes Agieren andere aus ihrer Rollenverantwortung entlassen. Wenn eine Person ihre Verantwortung nicht wahrnimmt, sollten Sie prüfen, was Ihr eigener Anteil daran ist – vielleicht haben Sie zu wenig Gelassenheit (produktive Ruhe).

Selbstbewusstsein als Voraussetzung für Rollenbewusstsein

Es gibt eine klare Verbindung zwischen Selbstbewusstsein und Rollenbewusstsein, denn selbstbewusstes Auftreten ist die Basis für Rollenbewusstsein. Prüfen Sie, inwieweit Sie bereit und in der Lage sind, klare Forderungen zu stellen. Denn gutes Projektmanagement beinhaltet auch, wenn nötig unbequem sein zu können. Unbequem bedeutet, konstruktiven Ungehorsam zu zeigen, also nicht zu jammern oder zu meckern, sondern die Probleme klar aufzuzeigen.

Rollenbewusstsein entwickeln – 6 Empfehlungen

1. Andere nicht aus ihrer Rollenverantwortung entlassen

Stellen Sie sich in einer Problemsituation stets die Frage, wer die Verantwortung hat, das Problem zu lösen. Muss ich in meiner Rolle als Projektleiter:in für die Lösung sorgen oder ist das eigentlich die Aufgabe der Auftraggebenden, des Steering Committee oder des Linienmanagements? Allgemein formuliert: Man muss verstehen, welche Rolle im System (Unternehmen, Projekt, Team) für die Problemlösung verantwortlich ist.

Ein kurzes Beispiel verdeutlicht diesen Hinweis: Durch mangelnde zeitliche Verfügbarkeit eines Projektmitarbeiters wird die Projektarbeit erheblich beeinträchtigt. Der Linienmanager des Projektmitarbeiters sagt der Projektleiterin, sie solle mit dem Mitarbeiter reden und ihn überzeugen, sich mehr für das Projekt einzusetzen. Doch darauf fällt die Projektleiterin nicht herein. Sie erklärt dem Linienmanager, dass er die Verantwortung dafür trägt, das Kapazitätsproblem zu lösen. Diese Situation veranschaulicht, dass Rollenbewusstsein bedeutet, andere nicht aus ihrer Rollenverantwortung zu entlassen. Dafür ist es hilfreich, die eigenen Grenzen zu erkennen. Vergessen Sie nicht folgendes Grundprinzip, das Ihr Rollenbewusstsein in verschiedenen Situationen schärfen kann: Verantwortung ist gebunden an Macht. Sie können als Projektleitung also nur für etwas verantwortlich zeichnen, wenn Sie auch über den dafür notwendigen Handlungsspielraum verfügen (strukturelles Empowerment).

2. Mit Rollenbewusstsein die eigene Kommunikation gezielt gestalten

Rollenbewusstsein hilft, das eigene Kommunikationsverhalten gezielt zu steuern. Gerade in schwierigen Gesprächen oder Besprechungen sollte man überlegen, wann man redet und erklärt und wann man besser schweigt – etwa, um andere dazu zu bewegen, ihre Meinung zu äußern. Eine Beispielsituation: In einem Team halten zwei Personen des Öfteren Ihre Meinung zu einem Problem zurück und äußern sich nicht dazu, obwohl sie es müssten. Die Projektleitung kompensiert dieses Mauern dadurch, dass sie das Problem wiederholt schildert. Damit bestärkt sie ungewollt das Verhalten der beiden und verhindert, dass das Problem von den Verantwortlichen gelöst werden kann. Mit genügend Rollenbewusstsein würde die Projektleitung anders reagieren. Entweder sie würde schweigen, um die beiden Personen auf diese Weise aufzufordern, sich zu äußern, oder sie würde das passive Verhalten im Meeting thematisieren und direkt ansprechen. Durch zu viel reden oder gut gemeinte Appelle können andere aus ihrer Verantwortung entlassen werden. Mit Rollenbewusstsein können Sie dieses Beziehungsmuster auflösen.

3. Durch richtige und klare Begriffe die Verantwortung verdeutlichen