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Ein Projektmanagement-Tool durch ein anderes zu ersetzen, stellt eine große Herausforderung dar. Zu Beginn dieses Prozesses steht zunächst die Auswahl eines geeigneten Tools an, die gründlich und dennoch effizient vorgenommen werden sollte.
In diesem Artikel legen wir den Fokus auf das Vorgehen zur Auswahl eines PM-Tools. Wir haben mit diesem Vorgehen sehr gute Erfahrungen gemacht. Ich habe die Voruntersuchung und die Einführung durchgeführt und möchte Projektleiter, die mit der Durchführung der Auswahl eines PM-Tools beauftragt werden, bzw. PMO-Leitern, die einen Systemwechsel planen, hiermit unterstützen.
Die DEVK Versicherungen nutzen bereits seit 1998 ein Tool zur Unterstützung des Projekt- und Portfoliomanagement. Somit war die Auswahl eines PM-Tools im Jahre 2012 kein Start "auf der grünen Wiese". Seit 2008 ist die Abteilung Projekt Portfoliomanagement (nachfolgend PPM) für das System zuständig. Dies wird für die Planung und Steuerung von Projekten und Maßnahmen genutzt. Nutzergruppen sind Projektleiter, Planungsverantwortliche in der Linie (Fachbereich und IT), Staffing-Manager, Ist-Aufwandserfasser und die entsprechenden Berichtsempfänger. Aktuell greifen neben der Abteilung Projektportfoliomanagement, die aus neun Mitarbeitern besteht, knapp 1.000 Ist-Aufwandserfasser und ca. 100 Planungsverantwortliche, d.h. Großprojektleiter, Projektleiter, Planungsverantwortliche in der Linie, auf das neue PM-Tool zu.
Das bedeutet, dass 40 Projekte, 40 Großmaßnahmen (kleinere Projekte) und ca. 400 Kleinmaßnahmen aus dem Fach- und IT-Bereich damit gesteuert werden.
Ein Systemwechsel ist keine einfache Entscheidung. Die Gründe für den Wechsel waren vielfältig:
Das Kernteam des Auswahlprojekts bestand aus sechs Mitarbeitern des PPM. Weitere Benutzergruppen, wie Ist-Aufwandserfasser, Projektleiter, Ressourcenmanager, Multiprojektcontroller im PPM, Mitarbeiter aus dem Fach- und IT-Bereich sowie dem Architekturboard sowie der Betriebsrat, wurden in den entsprechenden Phasen in Workshops, Anbieterpräsentationen, in den Proof of Concept oder bei den Referenzkundenbesuchen mit einbezogen. Auch begleitete uns ein erfahrener externer Berater bei diesem Auswahl-Projekt, der seit vielen Jahren intern unsere Projektleiter ausbildet. Die Laufzeit des Auswahlprozesses betrug acht Monate und der Aufwand 170 Personentage.
Um ein fundierten Auswahlprozess durchzuführen, sodass das neue System auf eine möglichst breite Akzeptanz durch die verschiedenen, oben genannten Benutzergruppen treffen würde, entschieden wir uns im Kernteam für ein gründliches, fünfstufiges Auswahlverfahren (Bild 1).
Die Stufen sahen wie folgt aus:
Vor der Aufnahme der Anforderungen ermittelte das Kernteam die verschiedenen Benutzergruppen, die durchaus sehr unterschiedliche Sichtweisen bezüglich des Systems hatten. Befragt wurden Ist-Aufwandserfasser, Projektleiter, Ressourcenmanager, Multiprojektcontroller im PPM, Mitarbeiter des Fach- und IT-Bereichs sowie des Architekturboards. Auch der Betriebsrat mit seinen Anforderungen bezüglich des Mitarbeiterschutzes wurde einbezogen.
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Andreas Natter
04.03.2015
U. Keller
18.11.2015