Im Projektmanagement begründet ein Business Case, warum eine Organisation ein bestimmtes Projekt durchführen soll. In ihm werden Nutzen, Kosten und Risiken des betrachteten Projekts so dargestellt, dass der Adressat des Business Cases eine qualifizierte Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Projekts treffen kann. Die US-amerikanische PM-Norm (PMBOK® Guide) fordert für die Entwicklung des Projektauftrags einen Business Case, im britischen PM-System PRINCE2 ist der Business Case sogar das wichtigste Projektdokument. Für den Ersteller eines Business Cases (dies kann z.B. der künftige Projektmanager sein oder der Initiator des Projekts) geben die Richtlinien allerdings keine konkrete Hilfestellung, wie ein Business Case zu erstellen und zu dokumentieren ist.

Diese Lücke schließt die vorliegende vierteilige Artikelserie, indem sie die einzelnen Bestandteile eines dokumentierten Business Cases erläutert. Im Folgenden wird der Business Case vor allem in seinen Funktionen als Informationsmedium und als Entscheidungsvorlage betrachtet. Ein "guter Business Case" im Sinne dieser Artikelserie ermöglicht es dem Adressaten, schnell die wesentlichen Informationen zu erfassen und effizient die richtige Entscheidung zu treffen.

Was gehört zu einem guten Business Case?

Ein guter Business Case ist eine vollständige, glaubwürdige und leicht verständliche Entscheidungsgrundlage für eine Investition. Aber was macht ihn dazu?

In gewisser Weise ähnelt ein Business Case, häufig auch Kosten-Nutzen-Analyse genannt, dem Plädoyer eines Anwalts vor Gericht. Wer einen Business Case erstellen muss, hat – wie ein Anwalt – sehr viel Spielraum, was die Strukturierung seiner Argumente, die Auswahl der Beweise und die Präsentation seines Falls betrifft. Wie erfolgreich das Ergebnis sein wird, hängt in erster Linie davon ab, ob eine Geschichte vorgetragen wird, die durch unwiderlegbare Logik und Fakten überzeugt. Dorthin führen viele unterschiedliche Wege. Das "einzig richtige" Rahmenwerk gibt es nicht.

Aus langjährigen Erfahrungen mit Investitionsanalysen im Beratungsunternehmen Solution Matrix können wir jedoch festhalten, dass gute Business Cases viele Elemente teilen. Sie erklären beispielsweise, nach welchen Regeln die für die Analyse relevanten Daten bestimmt wurden. Das heißt: Ein guter Business Case beschreibt seine zugrundeliegende Methode und macht seine Ergebnisse dadurch nachvollziehbar. Für die künftigen Adressaten des Business Cases sind diese Informationen unverzichtbar. Denn nur so können sie sicher sein, dass alle relevanten Kosten und Nutzen auch tatsächlich in den Business Case eingeflossen sind. Aufmerksame Entscheider bemerken Unklarheiten oder den Mangel an grundlegenden Informationen sofort. Die Folge: Der Business Case ist weniger glaubwürdig.

Eine allgemeingültige Inhaltsangabe oder Vorlage für alle Business Cases gibt es nicht. Aber es ist möglich, die grundlegend erforderlichen Bestandteile zu beschreiben. Wenn man als Ersteller diese in die jeweils angemessene Form und logische Struktur bringt, wird der so erstellte Business Case jeder Prüfung standhalten und ein nützlicher Leitfaden für das Management sein.

Business Case | Checkliste Word & PDF

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Die unverzichtbaren Bestandteile eines Business Cases lassen sich in fünf Blöcke gliedern:

1. Block A: Formale Elemente, Themenbeschreibung, Zweck, Zusammenfassung und Einleitung
2. Block B: Annahmen und Methoden
3. Block C: Betriebswirtschaftliche Auswirkungen
4. Block D: Sensitivität und Risiko
5. Block E: Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Je nach Art des Business Cases sind innerhalb eines Bereichs nicht immer alle der nachfolgend aufgeführten Elemente notwendig. Beispielsweise kann der zu Block A gehörende Punkt "Haftungsausschluss" bei internen Business Cases entfallen.

Bei der Erstellung müssen die jeweiligen Bestandteile zuerst vollständig vorliegen, bevor man mit anderen Teilen der Analyse fortfahren kann. Block D kann z.B. erst beginnen, wenn das Finanzmodell komplett fertiggestellt ist. Die Reihenfolge der Erstellung wird aber nicht immer die Reihenfolge der Elemente im Dokument sein. Die kurze Inhaltsangabe (das sog. Executive Summary), die dem Business Case vorangestellt wird, wird z.B. als letztes geschrieben, aber von der Zielgruppe zuerst gelesen.