Die Konzernleitung eines großen, global agierenden Unternehmens hat ein neues, internationales Projekt ins Leben gerufen und Sie zum Projektleiter ernannt. Aufgrund der großen Distanzen entscheiden Sie sich aus Kostengründen für ein virtuelles Kick-off-Meeting. Doch können Spitzenleistungen in einem Projektteam entstehen, bei dem sich die Teammitglieder nicht wirklich kennen und vertrauen? Geht so nicht sehr viel Potenzial verloren?

In diesem Tipp zeige ich Ihnen, warum auch bei großen, weit verteilten Projektteams ein Präsenz-Kick-off-Meeting wichtig ist. Zudem gebe ich einige Empfehlungen, was Sie hierbei beachten sollten. Wenn ein Präsenzmeeting unter keinen Umständen stattfinden kann, erfahren Sie am Ende dieses Tipps, was meiner Meinung nach bei einem virtuellen Kick-off unbedingt dazu gehört.

Präsenzmeeting? Viel zu teuer!

Häufig sind die Budgetentscheider der Meinung, dass ein Präsenz-Kick-off bei einem internationalen virtuellen Projektteam nicht notwendig ist. Die zentrale Frage hierbei lautet oft: Rechtfertigt das Projekt überhaupt eine solche Investition? Besonders bei langfristigen und wichtigen Projekten ist diese Frage unnötig. Denn ein Präsenz-Kick-off erhöht signifikant die Chance, ein echtes Spitzenteam zu bilden. Die erreichte Leistungssteigerung im Team macht die Kosten für das Präsenzmeeting schnell wieder wett. Virtuelle Kick-offs sind ungleich schwerer zu moderieren und daher oft kontraproduktiv.

Was sind also die konkreten Vorteile eines persönlichen Kennenlernens?

Auf ein gemeinsames Vorgehen einigen

Im Kick-off werden den Teammitgliedern die Projektziele meist vorgegeben. Wenn das Team aber schon hierbei kein Mitspracherecht hat, so muss wenigstens über die Zielerreichung – über das WIE – diskutiert werden. Bei einem Präsenzmeeting können die Teilnehmer in gewohnter Weise miteinander diskutieren. Bei einem virtuellen Kick-off ist eine solche Diskussion hingegen schwierig. So ist es z.B. für zurückhaltende Projektmitglieder in einem virtuellen Meeting ungleich schwerer, sich aktiv einzubringen. Die Folge: Eine von allen getragene Einigung ist fast unmöglich. Hat sich das Team jedoch gemeinschaftlich auf ein Vorgehen geeinigt, ist auch die Motivation sichergestellt.

Nutzen Sie das Präsenzmeeting dazu, gemeinsam eine Teamcharta zu erstellen. Dies fördert den Teamgeist und steigert die Motivation.

Rollen und Aufgaben klar verteilen

In einem internationalen virtuellen Projektteam ist es noch wichtiger, dass die Rollen und Aufgaben klar verteilt und kommuniziert sind als in einem rein nationalen Team an einem Standort: Erstens gibt es aufgrund der Entfernung kaum Gelegenheit, sich über Unklarheiten im Nachhinein informell auszutauschen. Zweitens kann es sein, dass durch die unterschiedliche kulturelle Herkunft ganz verschiedene Grundannahmen zu bestimmten Aufgaben bestehen.

Aus diesem Grund sollten Sie das Präsenzmeeting unbedingt dafür nutzen, sämtliche Rollen und Aufgaben im Team zu klären. Nonverbale Signale werden hier sofort wahrgenommen und Rückfragen fallen den meisten im direkten Kontakt leichter, besonders, wenn sie in einer Fremdsprache miteinander kommunizieren. Ansonsten entstehen schnell Unsicherheiten, und im Zweifel hat sich niemand "zuständig" gefühlt, Aufgaben werden womöglich nicht erledigt und es entstehen unnötige Konflikte.

Kommunikationsverein­barungen treffen – interkulturelle Kompetenz gezielt fördern

Beim Kick-off-Meeting sollte man nicht nur über die Sache reden, sondern auch vereinbaren, wie man etwas eskaliert, wie man mit welchem Medium kommuniziert und wer auf cc gesetzt gehört oder nicht. Werden solche Kommunikationsvereinbarungen nicht getroffen, kann dies später schnell zu Missstimmungen führen – gerade, wenn die Teammitglieder aus unterschiedlichen Ländern kommen und die Arbeitssprache nicht ihre Muttersprache ist. Getroffene Vereinbarungen für den Umgang miteinander werden am besten in der Teamcharta festgehalten.

Außerdem müssen die unterschiedlichen, auch kulturell geprägten Sicht- und Arbeitsweisen er- und anerkannt werden. Andernfalls kann es passieren, dass diese zu massiven Konflikten führen anstatt Synergien zu schaffen.