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In einigen Situationen ist es notwendig, sich in kurzer Zeit mit geringstmöglichem Aufwand eine eigene Sicht auf ein oder mehrere Projekte zu verschaffen, in das Sie selbst nicht eingebunden sind. Solche Situationen können u.a. sein:
Allererster Ansprechpartner ist in solchen Fällen stets die Projektleitung. Zudem gibt es eine Reihe bewährter Checklisten und Strukturierungsmethoden, die Sie dafür heranziehen können. Trotzdem ist es als Projekt-Externer nicht einfach, verdeckte Untiefen, eine mitunter vorhandene "second agenda" bzw. das latente Wissen um die Projektsituation zu erkennen.
Nachfolgend sind einige Ideen zusammengetragen, wie Sie sich schnell und einfach die erforderliche Sicht auf das oder die Projekte verschaffen können. Dabei wird insbesondere darauf geachtet, dass in den jeweiligen Projekten kein zusätzlicher Aufwand – Meetings, Workshops, Interviews, Abarbeiten von Formblättern, Erheben zusätzlicher Daten, Abstimmrunden – entsteht. Es werden nur Dokumente verwendet, die in einem geordneten Projekt ohnehin stets vorhanden und ohne weitere Einführung oder Unterstützung zu verstehen sein sollten. Die vorgestellten Methoden sind in der Praxis erprobt und wurden bei IT- oder IT-nahen Projekten angewandt, deren Aufwand mehrere tausend Personentage betrug und die in der Regel deutlich länger als ein Jahr liefen.
Beschreiben Sie den Inhalt des Projekts und dessen ungefähren Status so, dass ein Außenstehender, aber nicht völlig Sachfremder sich damit angemessen informiert fühlt.
Eine Seite Text.
Es gibt drei mögliche Ergebnisse:
Bei dieser Methode ist es wichtig, den Text selbst und in vollständigen Sätzen zu formulieren – und nicht Folien, Auflistungen oder Kompositionen aus zusammenkopierten Versatzstücken zu verwenden. Denn beim Textverfassen wird man genötigt, das Geschriebene zu reflektieren.
Idealerweise sollten Sie für die Aufgabe nicht wesentlich mehr, aber auch nicht deutlich weniger als eine Seite benötigen. Das ist erfahrungsgemäß der Inhalt, den man leicht im Blick behalten kann.
Erstellen Sie mit Bleistift und Papier ein Schema der Berichts- und Entscheidungsstruktur des Projekts.
Eine lesbare Skizze, die auf einer DIN A4-Seite Platz hat.
Martina Pick
01.02.2014