Büroorganisation

Erinnern Sie sich, dass Sie sich fürchterlich ärgerten, als Sie Ihren letzten Vortrag vorbereiten mussten? Denn Sie sahen ihn genau vor Ihrem inneren Auge: Den Zeitungsartikel, der exakt zu Ihrem Thema gepasst hätte. Nur haben sie das wertvolle Stück leider nicht bei Zeiten archiviert. Mehr lesen

Obwohl wir einen Großteil des Tages in unseren Büroräumen verbringen, achten die wenigsten auf eine angenehme arbeitsfördernde Umgebung. Dabei ist diese wichtig für das allgemeine Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit. Mehr lesen

Unser Umzug war eine willkommene Gelegenheit, "auszumisten". Hat man mal eine Weile keinen Zugriff auf Dinge, die irgendwo in Kisten gestapelt waren, ist man überrascht, wie wenig davon gebraucht wurde. Mehr lesen

Fehlende E-Mail-Regularien tragen hauptsächlich die Schuld, warum viele Unternehmen schon in der Vorverkaufsphase im Internet potenzielle Kunden verlieren. Mehr lesen

Vor der segensreichen Erfindung der elektronischen Post wurde viel Zeit verschwendet, indem man bei zahlreichen Sitzungen herumsaß oder stundenlang erfolglos versuchte, jemanden telefonisch zu erreichen. Mehr lesen

26 Milliarden E-Mails schwirren zur Zeit täglich durch das Internet. 5,61 Milliarden davon sind von den Empfängern weder angefordert noch erwünscht (Quelle: heise online, http://www.heise.de/). Vor allem Anbieter von Erotik-Diensten verschicken im Namen von Susi, Natascha und anderen weiblichen Absendern Unmengen anonymisierter Massenmails. Die Tricks, mit denen die Empfänger dazu gebracht werden sollen, eine Mail auch zu öffnen, ändern sich ständig. Im Betreff steht dann z.B. ein vertrauliches "hi" oder "unser letztes Telefongespräch". Mehr lesen

Projektbeteiligte tauschen Informationen und Daten heute zum großen Teil über E-Mails aus. Für einen gewissen Zeitraum nimmt dabei der Nachrichtenverkehr mit bestimmten Personen sprunghaft zu. Daher bietet es sich an, nach Rationalisierungspotenzialen zu suchen, um solche Routinearbeiten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mehr lesen

Häufig existieren in einer Firma Adresslisten von Kunden, Lieferanten und sonstigen Kontaktpersonen, die in Microsoft Excel erfasst und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Doch was können Sie mit diesen Daten anfangen, wenn Sie für gewöhnlich Ihre Adressen in Microsoft Outlook verwalten? Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in diesem Tipp, wie Sie vorgehen müssen, um Adressen aus einer Microsoft Excel-Datei in Ihren Microsoft Outlook-Kontaktordner zu importieren und wie Sie Kontakte auch wieder in einer Microsoft Excel-Datei aufbereiten können. Mehr lesen

Farbige Markierungen fallen ins Auge und erleichtern die Orientierung – das gilt auch für Termine im Kalender. In Microsoft Outlook ab Version 2002 können Sie Ihren Terminen Farben zuweisen, um bestimmte Terminarten ("privat", "geschäftlich", "Projekt A", "Projekt B", etc. ) im Kalender besser unterscheiden zu können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den vorgegebenen Erklärungstext zu jeder Farbe individuell anzupassen sowie die Zuweisung zu automatisieren. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in ihrem Tipp, wie es geht. Mehr lesen

Sie arbeiten an verschiedenen Projekten mit und sind im Mailverteiler der einzelnen Projektgruppen? Dann kennen Sie das Problem, dass beim täglichen Mailaufkommen der Posteingangskorb schnell unübersichtlich wird. Folgender Tipp hilft Ihnen, Ordnung in Ihrem Posteingang zu schaffen. Mehr lesen

Buchstabiert man Namen, Adressen oder Produktbezeichnungen am Telefon, entstehen leicht Missverständnisse. Dann klingt ein S wie ein F oder umgehrt. Um solche Fehler zu vermeiden, verwenden viele das so genannte Buchstabier-Alphabet: A wie Anton, B wie Berta usw. Nur wenige kennen es allerdings komplett auswendig. Damit Sie das Buchstabier-Alphabet immer zur Hand haben, listet Jessika Herrmann in ihrem Tipp die Buchstabiertafeln für Deutschland, Österreich und die Schweiz auf, außerdem den Buchstabier-Code für den internationalen Geschäftsverkehr. Mehr lesen

Der bekannte und häufig verwendete Webbrowser Mozilla Firefox wird vor allem wegen des großen Angebots an Erweiterungsmöglichkeiten (Add-ons) von den Anwendern geschätzt. Marko Zotschew stellt Ihnen drei nützliche und praxiserprobte Add-ons vor, welche die Organisation bei der täglichen Arbeit im Internet erleichtern und die Sicherheit beim Surfen erhöhen. Mehr lesen

Das Surfen im Internet gehört mittlerweile für viele zu den normalsten Tätigkeiten des Arbeitsalltags. Die gängigen Webbrowser zeichnen sich durch eine einfache Bedienbarkeit aus und sollen dem Benutzer das Surfen mit einer Vielfalt an Funktionen so bequem wie möglich machen. Dennoch gibt es einige nützliche Funktionen, die viele Anwender nicht kennen und die das Surfen im Internet erleichtern können. Marko Zotschew stellt einige dieser Tricks für den Browser Mozilla Firefox vor, die sich zum Teil auch auf den Internet Explorer von Microsoft anwenden lassen. Mehr lesen

Kein Projektantrag ohne Kostenkalkulation, kein Statusbericht ohne Soll-Ist-Vergleich. Um Daten in ein Textdokument zu integrieren, fügt man diese einfach als Tabelle ein. Microsoft Word bietet dafür im Zusammenspiel mit Excel drei verschiedene Wege an. Dieter Schiecke erklärt, wie sich diese unterscheiden und welche Variante sich für welchen Zweck am besten eignet. Mehr lesen

In Projekten gibt es immer wieder Situationen, in denen man sich ohne Hilfsmittel etwas merken will. Als Projektleiter würden Sie z.B. gerne Präsentationen frei halten, können aber die Abfolge der einzelnen Punkte nicht im Kopf behalten. Oder Sie wollen endlich die Telefonnummer des PMO-Mitarbeiters immer parat haben anstatt jedes Mal in Ihren Kontaktdaten nachzuschauen. Der Gedächtnistrainer Oliver Geisselhart stellt in diesem Tipp eine Technik vor, mit der Sie sich nicht nur Informationen leicht merken, sondern auch in der richtigen Reihenfolge behalten können. Mehr lesen

Kennen Sie das auch? Ihnen wird jemand vorgestellt, doch schon kurze Zeit später haben Sie den Namen wieder vergessen. Sehnlichst wünschen Sie sich ein besseres Gedächtnis, da Sie als Projektleiter mit häufig wechselnden Ansprechpartnern zu tun haben. Mit der richtigen Technik ist es allerdings gar nicht schwer, sich selbst ungewohnte Namen dauerhaft zu merken. Wichtig ist nur, dass Sie dazu ein passendes "Kopfkino" mit einprägsamen Bildern entwickeln. Wie das geht, zeigt der Gedächtnistrainer Oliver Geisselhart in diesem Tipp. Mehr lesen

Für einen Statusbericht oder andere Auswertungen müssen alle vorgelegten Kennzahlen stimmen, denn ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Doch wie können Sie sicherstellen, dass die Daten auch wirklich fehlerlos sind? In Microsoft Excel ist es möglich, mittels einer Datenüberprüfung Eingabefehler zu verhindern und die Datenerfassung so sicher und einfach wie möglich zu gestalten. Dieter Schiecke stellt Ihnen anhand von drei Beispielen das Prinzip der Datenüberprüfung vor und zeigt, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen. Mehr lesen