Andererseits ist "Motivation" ein Begriff der Umgangssprache, der abweichend und vielfältiger als in der Psychologie verwendet wird. Speziell in der Arbeitssituation eines Projekts wird "Motivation" in folgenden Bedeutungen verwendet:

1) Motiv, Beweggrund, Anreiz einer Person für ein bestimmtes Verhalten. Beispiel: Die Aussicht auf einen Karrieresprung ist Motivation, um die Leitung eines Projekts zu übernehmen.

2) Engagement einer Person für eine Aufgabe. Beispiel: Die Mitglieder des Projektteams gingen mit voller Motivation daran, ein fehlerfreies Testprodukt zu erstellen.

3) Charaktereigenschaft einer Person, sich mit ihren Aufgaben zu identifizieren und deren Erledigung voranzutreiben. Beispiel: Für die Besetzung des Projektteams sind Mitarbeiter mit hoher Motivation ideal.

4) Führungsaufgabe des Projektleiters, die Teammitglieder für die gestellten Aufgaben zu begeistern. Beispiel: Mit Lob kann ein Projektleiter seine Teammitglieder besser motivieren als durch Leistungsdruck.

Die IPMA Competence Baseline 3.0 führt "Engagement and Motivation" als eigene Kompetenz bei den "Behavioural Competences" auf.

Die ICB 3.0 verwendet den Begriff "Motivation" in Kombination mit dem Begriff "Engagement", differenziert diese beiden Begriffe aber nicht ausreichend voneinander. "Engagement" entspricht bei der ICB 3.0 im wesentlichen der oben angeführten Bedeutung unter Punkt 2), während sie den Begriff "Motivation" meist im Sinn der Punkte 3) und 4) verwendet. Für "Motivation" in der Bedeutung "Motiv, Bewegung, Anreiz" verwendet die ICB 3.0 die Begriffe "Anforderung" (requirement) und "Interesse" (interest). Wichtigste Inhalte des Kompetenzelementes "Engagement and Motivation" sind die optimale Berücksichtigung der Interessen aller Projektbeteiligten sowie die Führungsaufgabe des Projektleiters, bei den Teammitgliedern eine positive Stimmung für das Projekt zu schaffen.

Die Motivation der Mitarbeiter ist je nach Projektart unterschiedlich wichtig für den Projekterfolg. Wenn das Projekt lediglich übliche Arbeitsabläufe erfordert - z.B. bei einem Straßenbauprojekt - ist keine überdurchschnittliche Motivation erforderlich. Bei einem innovativen Projekt - z.B. einer Produktentwicklung - ist die Motivation der Mitarbeiter ein wichtiger Erfolgsfaktor.

In der Literatur werden im wesentlichen zwei Maßnahmen zur Motivationsförderung genannt: Schaffung eines positiven Teamklimas und Belohnungen für Erfolge. Die Veranstaltung eines Kick-Off-Meetings ist eine Methode, deren wichtigster Zweck die Motivation der Projektbeteiligten ist. Die Sachaufgaben wie z.B. die Ausarbeitung von Plänen müssen bereits vor dem Kick-Off erledigt worden sein.