Sämtliche Untersuchungen zur Projektarbeit zeigen, dass der Umgang mit Störungen einen sehr großen Einfluss auf den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. hat. Kein Wunder, denn schon aus der Gruppendynamik ist bekannt, dass sich "Störungen Vorrang verschaffen". Ein Projektleiter kann somit erst dann die Inhalte des Projekts effizient und effektiv bearbeiten, wenn er im TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre. auftretende Störungen behoben hat.

Das Thema "Störungen in Projektteams" ist weitgefächert. Es hängt von der individuellen Wahrnehmung ab, ob ein EreignisEreignisEin Ereignis ist in der Netzplantechnik ein Ablaufelement, das durch nur eine Zeitangabe definiert ist und somit keine Dauer hat. als Störung eingeordnet wird. Was für den einen bereits eine schwere Störung bedeutet, ist für den anderen überhaupt kein ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource).. Aber es darf nicht nur das Bauchgefühl des Projektleiters darüber entscheiden, ob ein bestimmter Vorfall schon als Störung gesehen werden soll. Genauso wichtig ist es, darauf zu achten, ob das Team den Vorfall bereits als Störung auffasst, während der Projektleiter selbst noch kein Problem darin sieht.

Dieser Artikel beschreibt, worauf ein Projektleiter bei Störungen achten sollte und liefert Handlungsempfehlungen, um solche Probleme zu lösen. Keinesfalls sollten Sie die Empfehlungen als eine Art "Waschanleitung" sehen und glauben, dass sich alle Probleme damit verhindern lassen. Das wäre eine zu vereinfachte Sicht auf die Dinge nach dem digitalen "Ein-Aus-Prinzip". Im Umgang mit Menschen ist es vielmehr wichtig, mit analogen Interventionen zu arbeiten und zu beachten, dass die vorgestellten Methoden wirken können, aber nicht müssen!

Umgang mit Störungen im Projekt

Um erfolgreich mit Störungen im ProjektumfeldProjektumfeldProjektumfeld ist das System aller Faktoren, die Einfluss auf den Projektablauf haben. umzugehen, finden Sie nachfolgend sowohl einige psychologische als auch pädagogische Tipps.

Psychologische Tipps

• Versuchen Sie, die Ursache der Störung zu ermitteln, indem Sie deren Hintergrund beleuchten.
• Klären Sie die Zuständigkeit ab und grenzen Sie Ihren Einflussbereich ab.
• Wählen Sie bewusst eine Verhaltensebene aus, auf der Sie agieren.
• Bleiben Sie authentisch.
• Versuchen Sie, positive Seiten der Störung zu entdecken und zu nutzen.
• Versuchen Sie, sachlich zu bleiben.

Pädagogische Tipps

• Kritisieren Sie das Verhalten von Personen und nicht die Person.
• Zeigen Sie Zusammenhänge auf und betonen Sie die Wichtigkeit des Einzelnen für das Ganze.
• Vereinbaren Sie gemeinsam mit den Teammitgliedern SpielregelnSpielregelnEin Projektteam ist mehr als eine Ansammlung von Individuen. Es kann nur erfolgreich sein, wenn alle Mitglieder gemeinsam auf das Projektziel hin zusammenwirken. Hierzu werden stille oder offiziell vereinbarte Verhaltensweisen für die Kommunikation und die Zusammenarbeit (Spielregeln) benötigt. Wenn man den vierstufigen Gruppenprozess "forming - storming - norming - performing" zu Grunde legt, werden erst in der dritten Phase diese Spielregeln allgemein anerkannt. Für zielführende und effiziente Projektarbeit ist dies zu spät., visualisieren Sie diese und verweisen Sie bei Regelbrüchen auf diese Spielregeln.

Psychologische Tipps

Versuchen Sie, die Ursache der Störung zu ermitteln, indem Sie deren Hintergrund beleuchten.

Solange Sie nicht wissen, woher die Störung kommt, können Sie nur wie ein Rasenmäher an der Oberfläche arbeiten – die Störung wird wie Unkraut immer wieder kommen. Sie müssen versuchen zu klären, ob das störende Verhalten im Arbeitsbereich begründet ist, ob es aus dem Bereich Rollendefinition und Aufgabenverteilung kommt oder ob es im persönlichen Werte- und Normenbereich angesiedelt ist.

Entsprechend der Ebene können Sie unterschiedliche Werkzeuge einsetzen. Im Arbeitsbereich können Sie mit Spielregeln zur Meetingkultur arbeiten, wie z.B. "Wir lassen das Mobiltelefon und den Laptop während der Meetings ausgeschaltet!" Im Bereich der Rollen können Sie Rollenklärungsinstrumente, wie z.B. die Relationale Rollendefinition einsetzen, in der gegenseitige Erwartungen und Kompetenzen strukturiert festgelegt werden. Klare Rollenzuschreibungen dokumentieren Sie im Projektorganigramm und hinterlegen die entsprechenden Rollendefinitionen. Wenn die Störung ihre Ursache in den persönlichen Werten und Normen des Mitarbeiters hat – z.B. wenn das Projekt in seiner persönlichen Werteskala nur unter "ferner liefen" rangiert –, können Sie nur versuchen, in tiefergehenden Gesprächen mit diesem Mitarbeiter eine Klärung herbeizuführen.