Häufig werde ich gefragt, wie man die vorhandenen Ressourcen in einem Unternehmen sinnvoll auf die laufenden Projekte im Portfolio verteilen kann. Das Ziel ist eine gute Performance der Projekte bei optimaler Auslastung der Mitarbeitenden. Erschwert wird dies v.a. durch sich kontinuierlich ändernde Prioritäten. Bisher habe ich noch keine zufriedenstellende Lösung gesehen.

Sicher, es gibt diverse Tools, die einer Projekt- oder einer Programmleitung die Aufgabe erleichtern sollen. Dazu fällt mir als Erstes die Funktion "Resource leveling" in einem weit verbreiteten Projektmanagement-Tool ein: Wer seine Planung mit absoluter Sicherheit durcheinanderbringen wollte, musste bloß diesen Knopf drücken. (Zum Glück gab es die Funktion "Rückgängigmachen" oder man rief einfach die zuvor gespeicherte Version wieder auf.)

Mit wachsender Erfahrung bin ich dazu übergegangen, mit möglichst viel Puffer zu planen. Ich muss mich auf die Zusagen der Abteilungsleitungen verlassen, dass ich die Mitarbeitenden zu einem Prozentsatz von x bekomme. Nur selten werden solche Zusagen eingehalten. Die Priorisierung der Projekte ändert sich ständig, und meist fehlt eine Übersicht über alle laufenden Projekte im Unternehmen.

Warum Ressourcenmanagement so schwierig ist

Falls es doch eine entsprechende Liste gibt, fehlen darauf etliche laufende Projekte. Sobald mehrere Mitglieder der Geschäftsführung beteiligt sind, existieren auch mehrere Listen, jeder Bereich führt seine eigene. Projekte, die auf mehreren Listen aufgeführt sind, werden selbstverständlich aus Sicht des Fachbereichs priorisiert. Diese uneinheitliche Sicht erschwert der Projektleitung die Arbeit im Ressourcenmanagement. Letztendlich wird die Projektleitung mit der Aufgabe allein gelassen und muss den Mangel so verwalten, wie es der Sachlage am dienlichsten ist.

Diese Situation zeigt gleich mehrere Probleme auf:

• das Fehlen einer Gesamtübersicht
• unterschiedliche und sich ständig ändernde Priorisierungen
• damit verbundene Anpassungen und die Forderung nach schnellen Lösungen

Moderne webbasierte Projektmanagement-Software kann eine aussagekräftige Gesamtübersicht liefern, wenn die Daten dort konsequent eingetragen werden. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Softwarelösungen mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen (siehe dazu unseren Software-Marktplatz mit unabhängigem Assessment). Die Software kann ihren Dienst aber nur dann tun, wenn sich das Topmanagement einig ist, dass es diese Transparenz haben möchte.

Eine einheitliche Gesamtübersicht kann die Sprunghaftigkeit bei Entscheidungen reduzieren: Sie zwingt die Entscheider:innen dazu, gemeinsam auf Grundlage derselben Daten über die Priorisierung der Projekte zu diskutieren. Änderungen der Prioritäten und damit verbundene zusätzliche Folgeaufwände werden sichtbar. Infolgedessen sinkt die Frequenz der sprunghaften Prioritätenänderung in der Regel.

Mein Wunsch: Unterstützung bei der Ressourcenplanung

Eine der großen Herausforderungen bei der Anpassung von Projektplänen besteht darin, möglichst zeitnah eine halbwegs belastbare Ressourcenplanung zu erstellen. Sobald man versucht, diese Aufgabe manuell zu lösen und die sich ständig ändernden Anforderungen zu berücksichtigen, stößt man in der Rolle des Ressourcenmanagers häufig an die Grenzen des Leistbaren.

Die Frage, die ich mir gestellt habe, war: "Kann mich eine künstliche Intelligenz bei der Ressourcenplanung unterstützen? Oder mir diese Aufgabe sogar komplett abnehmen?"

Diese Fragestellung hört sich erst einmal trivial an. Spätestens bei der Suche nach der Antwort wurde mir klar, dass ich die Frage wie folgt konkretisieren muss:

1. Was will ich genau erreichen?
2. Welche Informationen stehen mir zur Verfügung?

Meine Ziele

• eine Übersicht aller Aufgaben mit einer entsprechenden Ressourcenzuordnung
• die Reihenfolge der abzuarbeitenden Aufgaben entspricht der Prioritätensetzung und den gegebenen Abhängigkeiten
• jede Aufgabe erhält ein Start- und ein voraussichtliches Enddatum, sodass ich ein voraussichtliches Projektende schnell und einfach prognostizieren kann
• ändern sich die Prioritäten, also die Reihenfolge der Projekte bzw. der abzuarbeitenden Aufgaben, kann ich diese Informationen eingeben und erhalte auf Knopfdruck eine neue Planung mit den genannten Parametern
• die Ressourcenzuordnung erfolgt optimiert, sodass möglichst wenig oder im Idealfall gar kein Leerlauf entsteht

Meine Ressourcen

• eine Liste mit allen anfallenden Aufgaben und der Zuordnung zu einem Projekt
• eine Personenliste inklusive Kapazitäten und Skills

Nebenrechnung mit Excel