Effiziente Beratung durch Projektplanung mit Mind Maps

Widerstände gegen Änderungen, ein unterschiedliches Verständnis der Aufgaben und andere Probleme erschweren externen Beratern oft die Arbeit in Kundenprojekten. Sie sind auf die Kooperation der Mitarbeiter angewiesen, weil nur diese über die internen Abläufe Bescheid wissen. Petra Meier nutzt in ihrer Beratung für die Integration der Beteiligten in die Projektarbeit und für wesentliche Planungsschritte neben Standard-Software auch Mind Maps und den MindManager. In ihrem Beitrag beschreibt sie die Erfahrungen, die sie mit verschiedenen Einsatzmöglichkeiten während eines Logistik-Projekts gemacht hat, und gibt Tipps zur Anwendung der Software.

Ein externer Berater muss sich auf das Wesentliche konzentrieren, wenn er bei einem Kunden erfolgreich Projektarbeit leisten möchte. Er steht bei jedem neuen Auftrag wieder vor der Aufgabe, zunächst die Arbeitsweise des Kunden sowie die Mitarbeiter und deren Arbeitsumfeld kennenzulernen. Er ist auf ihre Kooperation angewiesen, da nur sie ihn über die internen Abläufe informieren können.

Doch Widerspruch bei der Lösungssuche, ein unterschiedliches Verständnis der Aufgaben, Bedenken gegen die Änderung etablierter Abläufe und viele andere Probleme verursachen oft lange Diskussionen.

In meiner Beratungstätigkeit setze ich für die Integration der Mitarbeiter in die Projektarbeit neben Standard-Software auch Mind Maps ein, die sich besonders für Gruppenarbeiten bei der Lösungssuche und für Analysen eignen. Das erleichtert die Teamarbeit, reduziert die Papierflut und hilft bei der gezielten Informationsverteilung.

In meinem Beitrag beschreibe ich die Erfahrungen, die ich mit verschiedenen Einsatzmöglichkeiten während einer Projektarbeit bei einem Logistik-Unternehmen gemacht habe und gebe Tipps zur Anwendung der Mind Mapping-Software MindManager.

Reorganisation der Abläufe eines Logistik-Unternehmens

Der Kunde, das Logistik-Unternehmen, erhielt täglich Warenlieferungen von unterschiedlichen Herstellern der Lebensmittelbranche. Sie wurden am nächsten Tag nach den Vorgaben der Hersteller auf die Einzelhändler verteilt. Nun plante das Unternehmen, das Umschlagvolumen um rund 50% zu erhöhen und eine Standard-Software für Lagerwirtschaft und Disposition einzuführen. Sie sollte ein Produkt ersetzen, das im Laufe der Jahre durch Eigenentwicklungen entstanden und den Anforderungen jetzt nicht mehr gewachsen war.

Mein Auftrag lautete: Unterstützung der Projektleitung bei der Aufnahme der bisherigen Geschäftsprozesse und dem Abgleich mit den Anforderungen an die neue Software. Vorrangiges Ziel war die schnelle Reorganisation der physischen Abläufe analog zu dieser Software, ohne das Tagesgeschäft zu stören.

Die langjährigen Mitarbeiter waren mit den Prozessen des Tagesgeschäfts vertraut und arbeiteten

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