Sinnlos, öde, Zeitverschwendung, überflüssig – sagen die einen. Motivierend, zielführend, fokussiert, notwendig – sagen die anderen. Bei nur wenigen Themen der (agilen) Projektmanagementwelt gehen die Meinungen so auseinander wie beim Thema Retrospektiven. Recht haben, wie so oft, beide Seiten. Retrospektiven können sich als lahme Zeitfresser entpuppen, dennoch sind sie essenziell für eine bessere, produktive und zielorientierte Zusammenarbeit.

Langweilige Retrospektiven – das muss nicht sein

Sinn und Zweck von Retrospektiven ist es, gemeinsam im ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.a. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter zu erkennen, was in der bisherigen Zusammenarbeit gut gelaufen ist und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Diese Rückblicke finden in agil arbeitenden Teams nach jeder Iteration statt, in der Regel also alle zwei bis vier Wochen. An den Treffen nehmen die Teammitglieder teil, die unmittelbar an Aufgaben der vergangenen Sprints gearbeitet haben, zudem der:die Scrum Master:in sowie häufig der:die Product Owner:in.

In festen Abständen Rückschau zu halten klingt zunächst nach einem guten Plan. Dieser regelmäßige Termin kann sich aber für alle Teilnehmenden als strapaziös entpuppen. Nämlich dann, wenn beispielsweise der:die Moderator:in schlecht vorbereitet ist, Diskussionen ausufern, großes Schweigen herrscht – oder noch schlimmer: die Teilnehmenden sich langweilen. Dann ist Abhilfe nötig, und zwar schnellstens!

Mit unseren fünf kreativen Tipps werden Ihre nächsten Retrospektiven zu einem Erfolg, und Sie bringen frischen Wind in Ihr (agiles) Team.

Tipp 1: Die Flughöhe der Retrospektive variieren

Bei vielen Teams, die unzufrieden mit der Wirksamkeit ihrer Retrospektive sind, variieren die Fragen und die Flughöhe zwischen den einzelnen Retrospektiven kaum. Oft ermitteln sie dabei für den gesamten Zeitraum seit der letzten Retrospektive, was gut lief und wo sie Verbesserungspotenzial sehen. Auf dieser sehr hohen Flughöhe gelingt es dem Team hervorragend, verschiedene Baustellen zu identifizieren. Jedoch reicht die Zeit in der Retrospektive meistens nicht dafür aus, ein Thema genauer zu beleuchten und wirksame Maßnahmen zu formulieren. Die stattdessen oberflächlich definierten Aktionen werden meistens nicht umgesetzt, und mit der Zeit schwindet die Begeisterung für das Format der Retrospektive.

Eine einfache und sehr effiziente Möglichkeit, diesem nicht sehr zufriedenstellenden Verlauf vorzubeugen, ist die bewusste Variation der Flughöhe in der Retrospektive. So kann das Team beispielsweise mit einer allgemeinen Retrospektive auf einer hohen Flughöhe starten und die wichtigsten Baustellen wie gewohnt identifizieren. Die darauffolgenden drei bis vier Retrospektiven sollten dann auf einer geringeren Flughöhe stattfinden. Wie mit einer Lupe betrachtet das Team dabei die einzelnen Baustellen im Detail und versucht, gut Funktionierendes zu erkennen, Muster zu identifizieren und spezifische Maßnahmen zu ermitteln. Die ganze Retrospektive dreht sich dann ausschließlich um dieses eine Thema.

Fokusthemen können beispielsweise sein:

• Wie können wir unsere Dailys so gestalten, dass sie uns energetisieren?
• Wie präsentieren wir unsere Ergebnisse im Review noch lebendiger?
• Wie können wir die Schnittstelle zu Abteilung X optimieren?
• Wie erhöhen wir die Transparenz im Team?
• Wie geben wir Wissen nachhaltig im Team weiter?

Die Retrospektive kann bei diesen niedrigen Flughöhen durchaus einen Workshop-Charakter annehmen. Wenn genügend Zeit verfügbar ist, bietet es sich an, Maßnahmen zu definieren und direkt in der Gruppe mit der Umsetzung zu starten.

Sobald die wichtigsten Fokusthemen behandelt worden sind, findet wieder eine Retrospektive auf hoher Flughöhe statt, um neue Fokusthemen zu identifizieren.

Tipp 2: Den Retromat als Inspirationsquelle nutzen