Alle To-Dos im Blick - für Sie und Ihr Team 5 Aufgabenmanagement-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen

Aufgabenmanagement-Tools

Nach dem Bildschirmrand ist die Tastatur an der Reihe: Jeder kennt Arbeitsplätze mit zig bunten, teils schon verblichenen Klebezetteln. Jeder Zettel voller To-Dos und "Sollte ich schon lange tun". Ines Bahr stellt digitale Alternativen vor, mit denen Sie Ihre Aufgaben und die Ihres Teams übersichtlich, einfach und schnell erfassen und verwalten.

Management Summary

Alle To-Dos im Blick - für Sie und Ihr Team 5 Aufgabenmanagement-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen

Aufgabenmanagement-Tools

Nach dem Bildschirmrand ist die Tastatur an der Reihe: Jeder kennt Arbeitsplätze mit zig bunten, teils schon verblichenen Klebezetteln. Jeder Zettel voller To-Dos und "Sollte ich schon lange tun". Ines Bahr stellt digitale Alternativen vor, mit denen Sie Ihre Aufgaben und die Ihres Teams übersichtlich, einfach und schnell erfassen und verwalten.

Management Summary

Die Zeiten von Stift und Papier sowie Klebezetteln am Rand des Bildschirms sind vorbei. Jedes Unternehmen braucht eine Aufgabenmanagement-Software, in der Projekte, Aufgaben, Aufgabendetails, zuständiger Bearbeiter und Fälligkeitsdatum ersichtlich sind. Nicht nur für die Teamarbeit sind die Aufgabenverwaltungs-Tools eine Notwendigkeit, sondern auch die persönliche To-Do Liste kann damit einfach erstellt und bearbeitet werden.

In diesem Artikel stelle ich Ihnen fünf praktische Tools für Ihre persönliche Aufgabenverwaltung und das Task-Management Ihres Teams vor, sodass Aufgaben nicht mehr vergessen und Fälligkeiten eingehalten werden. Anhand von fünf Kriterien (Funktionen und Schnittstellen, Vor- und Nachteilen, Besonderheiten, Kosten- und Lizenzstaffeln sowie Datensicherheit) können Sie die Tools miteinander vergleichen. Die angeführten Vor- und Nachteile basieren auf den Nutzerinformationen des Capterra-Webservices, einem Vergleichsportal für Business-Software. Die Bewertungen, auf denen ich mich im weiteren Verlauf des Beitrags beziehe, stammen von verifizierten Nutzern der Plattform.

Trello

Funktionen und Schnittstellen

Das Online-Tool integriert viele Funktionen in einem minimalistischen Layout, das einem Kanban-Board ähnelt (Bild 1). In der Web-Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Dateianhängen, Labels und Fälligkeitsdaten versehen werden. Nutzer können Karten verschieben, um darzustellen, wo sich die Aufgabe in ihrem geplanten Workflow befindet.

Kanban-Board-Ansicht in Trello

Viele der Funktionen von Trello basieren auf Erweiterungen, die "Power-Ups" genannt werden. Durch Power-Ups werden Nutzern alternative Ansichten freigeschalten, wie z.B. Gantt-Diagramme (Bild 2) und Aufgabenlisten. Nutzer können durch Power-Ups auch Zugriff auf Kollaborationsfunktionen freischaltet, wie beispielsweise Videochat-Button direkt in den Karten hinzufügen oder Push-Benachrichtigungen bei Verlinkungen und @-Erwähnungen erhalten. Es ist damit möglich, private Notizen an Karten anzuhängen sowie Zeiterfassung und Berichterstellungsfunktionen, wie Burndown-Charts, Flussdiagramme, Dashboards und Statusberichte zu bekommen. Nutzer können beliebige Dateien von bekannten Filesharing-Diensten wie Google Drive, Dropbox, Box oder OneDrive verlinken. Das Tool verfügt weiterhin über Integrationen zu u.a. Slack, Jira und Adobe.

Gantt-Diagramm-Ansicht in Trello

Vorteile

Trello ist wohl die bekannteste, kostenlose Aufgabenmanagement-Software. Die Anzahl seiner Nutzer spricht für die Beliebtheit des Tools. Auf Capterra wurde Trello von über 13.000 Nutzern mit 4,5 Sternen bewertet.

Nachteile

In dem eigentlich kostenlosen Tool muss für die meisten Funktionen durch Power-Ups bezahlt werden.

Besonderheiten

Trello ist besonders in IT-Teams beliebt. Scrum-Nutzer richten oft Workflows mit Trello-Boards ein und nennen die Spalten z.B. Product-Backlog, Sprint-Planung, Aktueller Sprint, "In Bearbeitung" und "Erledigt".

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Andy
Stern

Ich hätte eine weitere Softwareempfehlung für den Artikel. Es handelt sich dabei um RemindMe welche unter {URL entfernt, bitte keine Eigenwerbung} zu finden ist. Die Kernfunktion der Software sind das Verwalten von Aufgaben und Projekttätigkeiten und ihren Dokumenten. Es gibt weitere hilfreiche Randfunktionen um seine Tätigkeiten zu verwalten. Ein Blick auf die Software lohnt sich auf jeden Fall.